Αναρωτηθείτε τι ατμόσφαιρα θέλετε να δημιουργήσετε στη συνάντησή σας και σχεδιάστε ανάλογα.
Οι συσκέψεις είναι εδώ για να μείνουν και αργά ή γρήγορα, πιθανότατα θα σας ζητηθεί να ηγηθείτε. Κατανοήστε τα βασικά του τρόπου διεξαγωγής μιας αποτελεσματικής συνάντησης και θα είστε γνωστοί ως αυτός που κάνει τα πράγματα. αγνοήστε αυτά τα βασικά και θα σπαταλήσετε μόνο το χρόνο όλων.
Γνωρίστε για το σωστό λόγο. Όταν καλείτε μια σύσκεψη, γνωρίζετε τον λόγο. Παραλείψτε τη συνάντηση εάν δεν έχετε τίποτα ιδιαίτερο για να συζητήσετε, εάν δεν χρειάζεστε τη συμβολή άλλων, εάν έχετε ήδη αποφασίσει για μια πορεία δράσης, ή εάν η συμμετοχή άλλων θα περιπλέξει μόνο το σχέδιό σας. Καλέστε μια σύσκεψη εάν πρέπει να παρουσιάσετε πληροφορίες σε πολλούς ανθρώπους γρήγορα και δεν θέλετε να τις γράψετε, αν θέλετε πληροφορίες από άλλους για την ιδέα σας, εάν θέλετε να κερδίσετε "αγορά" από την ομάδα ή αν θέλετε να παρακινήσετε και να ενεργοποιήσετε την ομάδα για μια ιδέα. Οι σκόπιμες συναντήσεις επιλύουν ζητήματα, ενισχύουν την υποστήριξη και προετοιμάζουν άλλους για δράση.
Ορίστε μια ημερήσια διάταξη. Μερικοί άνθρωποι πιστεύουν ότι οι ατζέντες προσδίδουν υπερβολική δομή σε μια συνάντηση, ότι οι άνθρωποι δεν μπορούν να είναι αυθόρμητοι ή ότι η ατμόσφαιρα θα είναι πολύ επίσημη. Είναι σαν να λέτε αν σκοπεύετε να κάνετε διακοπές, συσκευάζοντας τα σωστά ρούχα, κανονίζοντας μεταφορά και αποφασίσετε για έναν προορισμό που δεν μπορείτε να χαλαρώσετε και να είστε αυθόρμητοι κατά τη διάρκεια της διαδρομής. Οι Ατζέντες είναι απλώς χάρτες πορείας που οδηγούν στον προορισμό σας. Χρησιμοποιήστε τα ή χαθείτε. Όταν οδηγείτε μια συνάντηση, ορίστε μια ημερήσια διάταξη και ακολουθήστε την. Χρησιμοποιήστε ενεργά ρήματα, συνοψίστε σε μια πρόταση το συγκεκριμένο ζήτημα και ενημερώστε την ομάδα τι περιμένετε σε κάθε ζήτημα - "μόνο για συζήτηση", "για συλλογή δεδομένων" ή "για λήψη απόφασης". Είτε ακολουθείτε την ημερήσια διάταξη είτε κάνετε περιστασιακή παράκαμψη,Η ατζέντα θα δώσει στους άλλους την ηρεμία ότι η συνάντηση πηγαίνει κάπου.
Μείνετε μπροστά αν σκοπεύετε να ηγηθείτε. Τίποτα δεν απογοητεύει και απενεργοποιεί τους παρευρισκόμενους στη συνάντηση παρά να έχει έναν ηγέτη που δεν παίρνει τον έλεγχο. Δηλώστε τον ρόλο σας στην αρχή και ποια αρχή θα έχει η ομάδα. Σκοπεύετε απλώς να διευκολύνετε τη συζήτηση ή να τους πείτε πώς θα συζητήσετε κάθε ιδέα και θα λάβετε αποφάσεις; Πρόκειται να συνεχίσετε τη συζήτηση ή να παραιτηθείτε από αυτήν την ευθύνη στους άλλους τυχαία; Πρόκειται να είστε σιωπηλός παρατηρητής ή σκοπεύετε να ρίξετε τα δύο σεντς σας; Δεν χρειάζεται να έχετε όλες τις απαντήσεις, να κάνετε όλες τις συζητήσεις ή να λαμβάνετε όλες τις αποφάσεις, αλλά πρέπει να είστε μπροστά. Είτε οδηγήστε είτε δώστε την ευθύνη σε κάποιον άλλο και βγείτε από το δρόμο. Κάποιος είναι πάντα υπεύθυνος για μια συνάντηση. Εάν είναι η συνάντησή σας, βεβαιωθείτε ότι είστε εσείς.
Οι συσκέψεις είναι εδώ για να μείνουν και αργά ή γρήγορα, πιθανότατα θα σας ζητηθεί να ηγηθείτε.
Επιλέξτε προσεκτικά τους συμμετέχοντες. Η επιλογή της λίστας των παρευρισκομένων σας είναι εξίσου σημαντική με τα θέματα που συζητάτε. Ρωτήστε τους σωστούς ανθρώπους και έχετε μια καλή ευκαιρία για μια ζωντανή, ενημερωμένη, χρήσιμη ανταλλαγή ιδεών. Ρωτήστε τους λανθασμένους ανθρώπους και δημιουργείτε μια ζώνη πολέμου. Χρησιμοποιήστε την ακόλουθη λίστα ελέγχου: Ποιος μπορεί να παρέχει τις απαραίτητες συμβουλές από ειδικούς; Ποιος έχει εμπειρία με αυτό το ζήτημα; Ποιος θα υποστηρίξει τον σκοπό σας; Ποιος θα αντιταχθεί στον σκοπό σας; Ποια δέσμευση χρειάζεστε για να το κάνετε; Μην αναζητάτε δημοφιλείς ανθρώπους, πειστικά άτομα ή τοποθετημένους ανθρώπους - αναζητήστε τους κατάλληλους ανθρώπους για το σκοπό σας.
Έχετε τη ρύθμιση. Ακριβώς όπως ένας αθλητής έχει ένα ξεχωριστό πλεονέκτημα όταν αγωνίζεται στο γήπεδο του, έτσι μπορεί και ένας διαμεσολαβητής συναντήσεων. Γνωρίστε την τύρφη και ελέγχετε τη συνάντηση. Αν θέλετε εξουσία και μια ανοησία ατμόσφαιρα, προγραμματίστε την αίθουσα συνεδριάσεων. Εάν θέλετε μια ενεργοποιημένη ομάδα, πηγαίνετε για μια καλά φωτισμένη αίθουσα συνεδριάσεων. Για μια άτυπη συνεδρία chitchat, δοκιμάστε το γραφείο κάποιου. Εάν θέλετε να παίξετε οικοδεσπότες, δώστε καφέ ή σνακ στο σαλόνι ή προγραμματίστε τη συνάντηση για ένα ωραίο εστιατόριο. Οι επισκέπτες σας θα αισθάνονται υποχρεωμένοι να είναι πολιτικοί και ακόμη και συμμορφωμένοι. Αναρωτηθείτε τι ατμόσφαιρα θα θέλατε να δημιουργήσετε στη συνάντησή σας και σχεδιάστε ανάλογα. Όποια και αν είναι η επιλογή σας, να είστε άνετοι με αυτό και να "έχετε" τη γύρω περιοχή.
Οι συναντήσεις δεν πρέπει να είναι ένα άλλο «απαραίτητο κακό». Μπορούν να είναι ο πιο αποτελεσματικός και αποτελεσματικός τρόπος για την ποιοτική εργασία γρήγορα, εντελώς και εγκαίρως - χωρίς απλώς να δώσουν σε όλους περισσότερη δουλειά.
