Πώς να παρουσιάσετε καλά νέα σε ένα επιχειρησιακό σημείωμα;
Φιλιώ Γεωγιάδου
• 3 λεπτά ανάγνωση
Ένα μνημόνιο, ή ένα σημείωμα, είναι ένα έγγραφο που λαμβάνει υπόψη αλλαγές, ανακοινώσεις, προειδοποιήσεις και σημαντικά νέα για μια εταιρεία.
Ένα μνημόνιο, ή ένα σημείωμα, είναι ένα έγγραφο που λαμβάνει υπόψη αλλαγές, ανακοινώσεις, προειδοποιήσεις και σημαντικά νέα για μια εταιρεία. Ένα σημείωμα μπορεί να παραδοθεί προσωπικά, να αναρτηθεί σε τοίχο ή μέσω e-mail της εταιρείας. Τα επαγγελματικά σημειώματα δεν περιορίζονται στην έκδοση νέων κανόνων ή στην προειδοποίηση του προσωπικού σχετικά με παραβάσεις. Η λήψη καλών ειδήσεων μέσω επιχειρηματικών μνημονίων μπορεί να φωτίσει αμέσως την ημέρα.
Μάθετε πώς να παρουσιάζετε καλά νέα μέσω ενός επιχειρησιακού σημειώματος. Είτε η εταιρεία μόλις κέρδισε ένα έργο πολλών εκατομμυρίων, είτε έφτασε σε μια διάσημη επιχειρηματική αναφορά, πρέπει να μεταδώσετε τα νέα επαγγελματικά.
Περάστε χρόνο γράφοντας
Μόλις μάθετε για τα καλά νέα, επικυρώστε την ιστορία. Το χειρότερο πράγμα που θα μπορούσε να συμβεί είναι να ανακοινώσετε μια φήμη μέσω ενός επιχειρησιακού σημειώματος. Ελέγξτε τα γεγονότα και ρωτήστε απευθείας τα άτομα που εμπλέκονται στις ειδήσεις. Δεν χρειάζεται να ξοδεύετε χρόνο γράφοντας ένα σημείωμα μόνο για να ανακαλέσετε τις ειδήσεις λίγες μέρες μετά.
Ελέγξτε τα προηγούμενα επαγγελματικά σημειώματα που εκδόθηκαν από την εταιρεία. Οι περισσότερες εταιρείες προσαρμόζουν την τυπική μορφή για τα σημειώματα. Μπορείτε να ανατρέξετε σε προηγούμενα μνημόνια που έχουν εκδοθεί. Επίσης, ελέγξτε την πολιτική της εταιρείας σας εάν όλοι είναι εξουσιοδοτημένοι να εκδίδουν επαγγελματικό σημείωμα. Εάν όχι, τότε μπορείτε να προχωρήσετε στην παράδοση των ειδήσεων στέλνοντας e-mail σε όλους.
Ένα σημείωμα μπορεί να παραδοθεί προσωπικά, να αναρτηθεί σε τοίχο ή μέσω εταιρικού e-mail.
Μόλις έχετε εξουσιοδοτηθεί να γράψετε ένα επαγγελματικό σημείωμα, τότε μπορείτε να προχωρήσετε προετοιμάζοντας ένα προσχέδιο. Τα καλά νέα πρέπει να παραδοθούν με πλήρεις λεπτομέρειες. Βεβαιωθείτε ότι δηλώνετε στο σημείωμα σας τα συμβάντα που προέκυψαν. Οι συνεργάτες σας θα απολαύσουν την ανάγνωση του σημειώματος αν δεν αφήσετε λεπτομέρειες.
Κάντε τους ανθρώπους να αισθάνονται άσχημα
Αναφέρετε όλους όσους αξίζουν να πιστωθούν. Μην χάσετε κανέναν. Εάν μόνο ένα άτομο πέτυχε το κατόρθωμα, τότε αναφέρατε μόνο ένα άτομο. Εάν, ωστόσο, μια ομάδα ή μια ομάδα ανθρώπων το πέτυχε, παραθέστε τα με τα ονόματά τους ή με τον επίσημο ορισμό της ομάδας τους. Ελέγξτε τις σωστές ορθογραφίες των ονομάτων μέσω του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού σας. Μην κάνετε τους ανθρώπους να νιώθουν άσχημα με ορθογραφικό λάθος στα ονόματά τους.
Μην συμπεριλάβετε να αφήσετε τυχόν προσωπικές μνησικακίες στο μνημόνιο σας. Εάν έχετε ρωγμή με κάποιο από τα εμπλεκόμενα άτομα, αυτό δεν πρέπει να αποτελεί δικαιολογία για να τον αποκλείσετε εάν συμμετέχει σε αυτό. Δεν μπορείτε να δικαιολογήσετε αργότερα λέγοντας ότι απλά ξεχάσατε. Εάν τα νέα είναι αρκετά μεγάλα για να ανακοινωθούν, αφήστε τα προσωπικά σας συναισθήματα.
Προσωπικές αντιδράσεις
Ζητήστε από τους άμεσους προϊστάμενους σας, αν έχετε, για τις προσωπικές τους αντιδράσεις για τα καλά νέα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το σημείωμα ως τρόπος επικοινωνίας των ανώτερων υπαλλήλων με τους υπαλλήλους. Αναζητήστε τα σχόλιά τους και συμπεριλάβετε τα στο υπόμνημά σας. Εάν υπάρχει κάποια γιορτή που ακολουθεί τα καλά νέα, τότε συμπεριλάβετε τις λεπτομέρειες στο σημείωμα σας.
Διαβάστε το σημείωμά σας και ελέγξτε αν δεν έχετε χάσει καμία λεπτομέρεια. Αναθεωρήστε εάν νομίζετε ότι είναι απαραίτητο.
Δείτε πώς μπορείτε να κυκλοφορήσετε καλύτερα το υπόμνημά σας. Μπορείτε να το δημοσιεύσετε στην περιοχή όπου σίγουρα θα περάσουν όλοι, όπως η πόρτα εισόδου ή η καφετέρια. Μπορείτε να στείλετε τα νέα μέσω e-mail πρώτα το πρωί, ώστε όλοι να μπορούν να το διαβάσουν και να κυκλοφορήσουν το έντυπο αντίγραφο αργότερα.
