Πώς να αντιμετωπίσετε σφάλματα λογιστικής και τήρησης βιβλίων;
Νικητία Μάκρη
• 4 λεπτά ανάγνωση
Ένα άλλο πιθανό σφάλμα λογιστικής είναι όταν τοποθετείτε μια συναλλαγή σε λάθος λογαριασμό.
Ολοι κάνουν λάθη. Δυστυχώς, ακόμη και λογιστές και λογιστές κάνουν μερικές φορές παραλείψεις, εσφαλμένους υπολογισμούς ή ακόμη και τυπογραφικά λάθη. Η εργασία με πολλούς αριθμούς μπορεί να το προκαλέσει σύγχυση. Και όταν ξαφνικά ανακαλύψετε ότι οι ισολογισμοί σας δεν ισορροπούν καθόλου, θα θελήσετε να μάθετε την ακριβή πηγή του σφάλματος.
Η αναζήτηση σφαλμάτων μπορεί να είναι μια κουραστική δουλειά εάν δεν ξέρετε πού να ψάξετε. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κάποιες ενδείξεις, ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε εύκολα πού βρίσκονται τα πιθανά σφάλματα.
Σφάλμα τήρησης βιβλίων
Αυτό που είναι σημαντικό όταν ψάχνετε για λογιστικά και λογιστικά λάθη είναι να συνεχίσετε να εστιάζετε. Πάρτε τον εαυτό σας στη διάθεση του κυνηγιού για λάθη και διατηρήστε ένα καθαρό, απλό περιβάλλον, ώστε να μπορείτε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι. Αυτό μπορεί να διαρκέσει λίγο χρόνο, οπότε ετοιμαστείτε για εκτεταμένες περιόδους κυνηγιού και υπολογισμού.
Λάθος ποσά. Ένα κοινό σφάλμα λογιστικής και τήρησης βιβλίων είναι λάθος εγγραφή ποσού. Μόλις έχετε έναν αριθμό λανθασμένο, τότε είναι πιθανό να έχετε και τα τελικά αποτελέσματα λανθασμένα. Μερικές φορές, αυτό μπορεί να είναι αποτέλεσμα του κλειδιού σε λάθος κλειδί. Αυτό μπορεί να οφείλεται στα ακόλουθα:
Παραλείψατε μια γραμμή από τα δεδομένα που εισάγετε.
Μπορείτε να συνδυάσετε δεδομένα από τη μία γραμμή στην άλλη.
Ενδέχεται επίσης να εισαγάγετε λάθος ποσά λόγω απλών σφαλμάτων.
Μπορεί να έχετε χάσει ένα δεκαδικό ψηφίο. Για παράδειγμα, το 15,96 θα μπορούσε να γίνει 159,6 ή το 1596 ακόμη. Αυτό μπορεί να είναι ένα μεγάλο λάθος, αλλά θα φανεί προφανές εάν οι άλλοι αριθμοί είναι εντός των δεκάδων.
Ένας καλός τρόπος για να επιλύσετε αυτό το ζήτημα είναι να επιβραδύνετε. Ίσως έχετε ήδη κουραστεί με την ανάγνωση πολλών αριθμών. Κάντε ένα διάλειμμα και δοκιμάστε να ελέγξετε ξανά την εργασία σας.
Το σφάλμα τήρησης βιβλίων περιλαμβάνει ανταλλαγή αριθμών
Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κάποιες ενδείξεις, ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε εύκολα πού βρίσκονται τα πιθανά σφάλματα.
Ανταλλαγή αριθμών. Ένα άλλο κοινό λογιστικό και λογιστικό σφάλμα περιλαμβάνει ανταλλαγή αριθμών. Αυτό μπορεί να είναι κοινό όταν ασχολείστε με αριθμούς που μοιάζουν, όπως 2 και 5.
Για παράδειγμα, το 15225,52 μπορεί να γραφτεί ως 15255,52, το οποίο είναι εκτός 30.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να έχετε αλλάξει τα ψηφία. Το 15225,52 μπορεί να γίνει 15252,52, το οποίο είναι εκτός 27.
Μια πιθανή λύση εδώ είναι, πάλι, να επιβραδύνεται. Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε σχήματα, ώστε να μπορείτε να τα διαβάσετε καλύτερα καθώς κωδικοποιείτε τα δεδομένα. Μπορείτε επίσης να κάνετε μεγέθυνση χρησιμοποιώντας τη λειτουργία ζουμ του λογισμικού υπολογιστικού φύλλου. Αυτό σας επιτρέπει να διαβάσετε αυτά τα ψηφία πιο εύκολα.
Λάθος δεκαδική τοποθέτηση. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε καταχώριση λογισμικού όταν έχετε ρυθμίσει το υπολογιστικό φύλλο σας να εισάγει αυτόματα δεκαδικά ψηφία, όπως σε ταμειακή μηχανή ή μηχάνημα ATM.
Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογήσετε το 1520, το σύστημα θα το μεταφέρει αυτόματα σε 15,20.
Ωστόσο, εάν πληκτρολογήσετε κατά λάθος το "1520." (με την περίοδο), τότε το σύστημα θα το αναγνωρίσει ως 1520,00, κάτι που είναι μεγάλη διαφορά.
Λάθος λογαριασμός. Ένα άλλο πιθανό λογιστικό σφάλμα είναι όταν τοποθετείτε μια συναλλαγή σε λάθος λογαριασμό. Για παράδειγμα, εάν ένα στοιχείο κόστους έχει ληφθεί από έναν τραπεζικό λογαριασμό αντί για έναν άλλο, ενδέχεται να έχετε συγκρουόμενα σύνολα αργότερα.
Μια συμβουλή για την επίλυση αυτού είναι με διπλό έλεγχο των αριθμών σας - από πού προέρχονται και από πού σκοπεύουν να πάνε.
Λάθος στήλη ή πλάγια. Στη λογιστική, η χρεωστική και η πιστωτική πλευρά μπορεί μερικές φορές να συγχέονται, ειδικά όταν εργάζεστε με πολλούς λογαριασμούς. Το ποσό που πιστώνετε από έναν λογαριασμό συνήθως χρεώνεται από έναν άλλο (όπως κατά τη μεταφορά χρημάτων από μετρητά σε λογαριασμό). Εάν κάνετε λάθος στην καταχώριση της συναλλαγής, τότε αυτό θα οδηγήσει σε αναντιστοιχία αριθμών.
Δεν υπάρχει υποκατάστατο για να γνωρίζετε ακριβώς τις σωστές λογιστικές αρχές εδώ, οπότε ξέρετε αν θα χρεώσετε ή θα πιστώσετε ένα στοιχείο. Κατά κανόνα, εισαγάγετε τις χρεώσεις προτού εισαγάγετε μονάδες.
Ελέγξτε τα πάντα. Ακόμα κι αν τα ποσά σας ισορροπούνται μεταξύ τους, ενδέχεται να είστε σε θέση να εντοπίσετε λογιστικά προβλήματα. Για παράδειγμα, οι χρεώσεις ενδέχεται να είναι ίσες με πιστώσεις, αλλά ίσως να έχετε εισαγάγει κάτι λανθασμένα. Να είστε προσεκτικοί και να είστε προσεκτικοί όταν εντοπίζετε πιθανές πηγές ανακρίβειας.
