Πώς να γράψετε μια επιστολή συλλογής υπενθυμίσεων;

Λένε ότι δεν υπάρχει επιχειρηματική αλληλογραφία που απαιτεί μεγαλύτερη κατανόηση της ανθρώπινης ψυχολογίας ή μεγαλύτερο βαθμό διπλωματίας από το γράψιμο μιας συλλογικής επιστολής. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ένα άτομο που εργάζεται στην επιχείρηση συλλογής θα πρέπει να έχει εξαιρετικές δεξιότητες επικοινωνίας όπως το γράψιμο για να είναι αποτελεσματικό στη συλλογή. Επίσης κάλεσε μια επιστολή Dunning, ένα γράμμα συλλογή είναι το πιο βασικό εργαλείο για τη συλλογή ενός εισπρακτέων λογαριασμών ή πιστωτικών επαγγελματικό χρησιμοποιείται κάθε φορά που ένας πελάτης ή πελάτης αδυνατεί να κάνει τις πληρωμές, όπως έχει συμφωνηθεί. Το πώς γράφεται η επιστολή σας μπορεί να είναι εξίσου σημαντικό με αυτά που λέτε.

Επιστολή συλλογής υπενθύμισης

Ακολουθούν ορισμένες οδηγίες για το πώς να γράψετε μια επιστολή συλλογής υπενθυμίσεων.

• Επαληθεύστε όλα τα γεγονότα. Για να ελαχιστοποιηθεί η σύγχυση και οι πιθανές καθυστερήσεις, θα βοηθούσε να περιγράψουμε όλες τις λεπτομέρειες που σχετίζονται με το χρέος. Συγκεντρώστε όλα τα σημαντικά δεδομένα σχετικά με τον λογαριασμό και τον πελάτη από τον οποίο προσπαθείτε να συλλέξετε. Μεταξύ των βασικών πληροφοριών που πρέπει να έχετε είναι οι ημερομηνίες υπηρεσίας ή αγοράς, το προϊόν ή η υπηρεσία που αγοράσατε, η απόδειξη παράδοσης, το συνολικό οφειλόμενο ποσό, τυχόν μερικές πληρωμές, το οφειλόμενο ποσό, όταν ο λογαριασμός ήταν οφειλόμενος και οι όροι πληρωμής συμφωνήθηκαν.
• Γράψτε μια σύντομη επιστολή υπενθύμισης. Γράψτε μια σύντομη επιστολή υπενθύμισης μίας σελίδας, αναφέροντας τα βασικά στοιχεία σχετικά με το χρέος που θέλετε να εισπράξετε και προσδιορίστε την προθεσμία πληρωμής. Διαδώστε την ένταση και αποφύγετε να κάνετε κατηγορίες αναγνωρίζοντας ή ζητώντας συγγνώμη και ζητώντας από τον παραλήπτη να αγνοήσει την επιστολή εάν η πληρωμή έχει ήδη αποσταλεί. Θα ήταν επίσης καλύτερο να επισυνάψετε το αρχικό νομοσχέδιο στην επιστολή, ώστε ο αναγνώστης να έχει μια αναφορά για το τι νομοσχέδιο αναφέρεται και ποια ημερομηνία λήξης είναι στον αρχικό λογαριασμό.
• Στείλτε ένα σαφές μήνυμα της επιθυμητής ενέργειας. Διευκρινίστε ποια μέτρα δράσης αναμένεται από τον παραλήπτη, δηλαδή να εξοφλήσετε τον λογαριασμό. Αναφέρετε με σαφήνεια όλες τις λεπτομέρειες, όπως πόσα πρέπει να καταβληθούν καθώς και προθεσμία. Επίσης, για να κάνετε την πληρωμή όσο το δυνατόν πιο βολική, σκεφτείτε να παρέχετε επιλογές πληρωμής. Περιγράψτε την συνέπεια της μη πληρωμής σε σαφή, μη νομική γλώσσα για να βεβαιωθείτε ότι ο αναγνώστης λαμβάνει το μήνυμα.
• Ανοιχτές γραμμές επικοινωνίας. Εκτός από την εσφαλμένη τοποθέτηση του τιμολογίου ή την ύπαρξη οικονομικών δυσκολιών, λάβετε υπόψη ότι ένας πιθανός λόγος για τον οποίο ο πελάτης σας δεν κατάφερε να πληρώσει μπορεί να είναι ότι διαφωνούν ή έχουν προβλήματα με το τιμολόγιό σας ή την ποιότητα των αγαθών ή των υπηρεσιών που παραλήφθηκαν. Είναι επομένως σημαντικό να βάλετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας και να είναι προσβάσιμα με συνέπεια σε περίπτωση που ο πελάτης πρέπει να σας καλέσει, να στείλει email ή να σας επισκεφτεί για ερωτήσεις.
• Ορίστε σαφείς και λογικές προσδοκίες. Τερματίστε την επιστολή σας ευχαριστώντας τον πελάτη σας εκ των προτέρων για την άμεση παρακολούθηση αυτού του θέματος. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να αναφέρετε ένα όφελος από τη διευθέτηση του λογαριασμού, όπως η διατήρηση μιας καλής επιχειρηματικής σχέσης ή η διατήρηση ενός ανοιχτού λογαριασμού με την επιχείρησή σας. Με αυτόν τον τρόπο, τονίζετε την προσδοκία πληρωμής σας, εκφράζοντας παράλληλα την επιθυμία σας να διατηρήσετε καλές σχέσεις.

Για να γράψετε μια επιστολή συλλογής υπενθυμίσεων, χρησιμοποιήστε έναν τόνο που είναι σταθερός, επείγων και απογοητευτικός. Προσπαθήστε να μεταβιβάσετε την εμπιστοσύνη και την εξουσία για να διασφαλίσετε ότι ο παραλήπτης το παίρνει στα σοβαρά. Λάβετε υπόψη, ωστόσο, ότι στέλνετε μια επιστολή υπενθύμισης, ώστε να μην ενοχλείτε το άτομο. Εξετάστε το ενδεχόμενο να προσφέρετε βοήθεια στο άτομο εάν αντιμετωπίζει προβλήματα κατά την εκπλήρωση της συμφωνίας.

Εάν δεν λάβετε απάντηση έως την καθορισμένη ημερομηνία, στείλτε μια δεύτερη επιστολή που αναφέρεται στην προηγούμενη επιστολή που στείλατε και επαναλάβετε τα στοιχεία λογαριασμού και πληρωμής. Να είστε πιο σταθεροί και έγκυροι και χρησιμοποιήστε έναν επείγοντα τόνο. Βεβαιωθείτε ότι τεκμηριώνετε τη σειρά επιστολών που στέλνετε και τηρείτε αρχείο όλων των προσπαθειών είσπραξης ή μερικών πληρωμών. Θα ήταν καλύτερο να στείλετε την επιστολή μέσω πιστοποιημένου ταχυδρομείου, καθώς αυτό απαιτεί υπογραφή απόδειξης.