Εάν εξακολουθείτε να θέλετε να διατηρήσετε δεσμούς με αυτόν τον πελάτη, μπορείτε να επιλέξετε να στείλετε μια επιστολή συλλογής ερωτημάτων.
Υπάρχουν στιγμές που οι πελάτες δεν πληρώνουν όπως συμφωνήθηκε. Ο επαγγελματικός τρόπος να ζητήσετε χρήματα από αυτούς τους πελάτες είναι μέσω μιας επιστολής συλλογής. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς να γράψετε ένα χωρίς να προσβάλλετε τους πολύτιμους πελάτες σας.
Φροντίστε να συλλέξετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τον πελάτη και τον λογαριασμό του. Αναφέρετε σχετικές λεπτομέρειες στην επιστολή σας, όπως ημερομηνία αγοράς, οφειλόμενα χρήματα, πότε οφειλόταν η πληρωμή και τυχόν μερική πληρωμή. Να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με το πόσο και πότε αναμένεται να πληρωθείτε για την αποφυγή παρεξηγήσεων. Μπορείτε να επισυνάψετε μια φωτοτυπία του αρχικού λογαριασμού και να επισημάνετε το ποσό που οφείλει ακόμη. Αυτό θα προσθέσει νομιμότητα στην αξίωσή σας.
Κατά τη σύνταξη της επιστολής σας, θα πρέπει να ακούγεται προσωπικότητα αλλά σοβαρή. Κρατήστε το κάτω από μία σελίδα και να είστε ευγενικοί. Πρέπει απλώς να υπενθυμίσετε στους πελάτες σας ότι το υπόλοιπό τους έχει καθυστερήσει. Ορίστε μια σχεδόν προθεσμία για τον διακανονισμό της πληρωμής.
Θα πρέπει επίσης να ζητήσετε από τον πελάτη σας να επικοινωνήσει μαζί σας εάν αντιμετωπίζουν προβλήματα. Μπορείτε να μιλήσετε για έναν διαφορετικό τρόπο πληρωμής που θα διασφαλίζει ότι πληρώνεστε χωρίς να χρειάζεται να εξαναγκάζετε χρήματα από τον πελάτη σας. Ο χειρισμός της κατάστασης μπορεί να οδηγήσει σε περαιτέρω επιπλοκές.
Εάν ο πελάτης σας δεν απαντήσει, στείλτε ένα άλλο γράμμα, με πιο αυστηρό τόνο από το πρώτο. Δηλώστε ότι στέλνετε μια επιστολή παρακολούθησης σχετικά με τις καθυστερημένες πληρωμές και ότι αναμένετε μια γρήγορη απάντηση από τον πελάτη. Εάν ο πελάτης σας εξακολουθεί να μην ανταποκρίνεται, κάντε τις επόμενες επιστολές ακόμη πιο απαιτητικές. Προειδοποιήστε τους για συνέπειες εάν εξακολουθούν να μην πληρώνουν. Ωστόσο, μην ξεχάσετε να διατηρήσετε την ευγένεια σε όλη την επιστολή.
Δώστε αναγνώριση. Εάν ο πελάτης σας πληρώσει το λογαριασμό ή πραγματοποιεί μερική πληρωμή ως απάντηση στην επιστολή παραλαβής σας, μην ξεχάσετε να το αναγνωρίσετε στην επόμενη επιστολή σας με το ενημερωμένο υπόλοιπο και το οφειλόμενο υπόλοιπο.
Πρέπει να διατηρήσετε την ευγένεια ζητώντας από τον πελάτη σας να πληρώσει για τον εκπρόθεσμο λογαριασμό του.
Θυμηθείτε να παρακολουθείτε τα γράμματα που στέλνετε. Αυτά είναι σημαντικά έγγραφα, καθώς δείχνουν ότι προσπαθούσατε να διαπραγματευτείτε με τον πελάτη σας. Εάν δεν ανταποκριθούν, πρέπει να λάβουν υπόψη τις συνέπειες. Ίσως χρειαστεί να τα χρησιμοποιήσετε ως αποδεικτικά στοιχεία όταν έρθει η ώρα.
Στο τελικό σας γράμμα, δηλώστε πόσες φορές προσπαθήσατε να αντιστοιχίσετε μαζί τους, αλλά δεν το κάνατε. Δώστε τους μια τελευταία ευκαιρία να ασκήσουν ένσταση και ορίστε μια άλλη προθεσμία πριν προχωρήσετε στις απαραίτητες κυρώσεις.
Μπορείτε να τους στείλετε προειδοποιητική επιστολή σχετικά με την ακύρωση του λογαριασμού τους ή μπορείτε να φέρετε την υπόθεση στον δικηγόρο σας. Όποια κι αν είναι η ποινή, πρέπει να ενημερώσετε τον πελάτη για την επόμενη πορεία δράσης σας και να εξηγήσετε γιατί το αποφασίσατε. Αυτό γίνεται για να διατηρηθεί ο επαγγελματισμός με τον πελάτη σας.
Εάν εξακολουθείτε να θέλετε να διατηρήσετε δεσμούς με αυτόν τον πελάτη, μπορείτε να επιλέξετε να στείλετε μια επιστολή συλλογής ερωτημάτων. Αναγνωρίστε ότι η κατάσταση πρέπει να είναι δύσκολη για αυτόν και ότι είστε πρόθυμοι να προσφέρετε νέους όρους εφόσον επικοινωνούν μαζί σας.
Η σύνταξη επιστολής συλλογής είναι μια πρόκληση. Πρέπει να διατηρήσετε την ευγένεια ζητώντας από τον πελάτη σας να πληρώσει για τον εκπρόθεσμο λογαριασμό του. Είναι ακόμη πιο δύσκολο να τον υποχρεώσει να πληρώσει το λογαριασμό, ειδικά αν έχει σήμερα στενά οικονομικά προβλήματα. Μην ξεχνάτε ότι έχετε το όνομα της εταιρείας σας και πρέπει να αποφύγετε να χρησιμοποιείτε οποιαδήποτε προσβλητική γλώσσα όταν απευθύνεστε στον πελάτη σας.
