Πώς να γράψετε μια επιστολή επιχειρησιακής απάντησης;

Κάποιος πρέπει να χρησιμοποιεί μεγάλο επαγγελματισμό και ευγένεια όταν απαντά σε μια επαγγελματική επιστολή. Είτε πρόκειται για έρευνα είτε για παράπονο από έναν από τους πελάτες ή τους συνεργάτες σας, είναι σημαντικό να απαντήσετε επίσημα και έγκαιρα.

Χρησιμοποιήστε επιστολόχαρτο ή χαρτικά εταιρείας. Κατά τη σύνταξη οποιουδήποτε τύπου επαγγελματικής επιστολής, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιείτε την εταιρεία σας σταθερή με το λογότυπο της επιχείρησής σας ή επιστολόχαρτο. Ανοίξτε την επιστολή σας με τον κατάλληλο χαιρετισμό και το όνομα του αποστολέα. Εάν απαντάτε σε άτομο με ανώτερη εξουσία, αφεντικό ή διευθυντή, το επίσημο στυλ είναι ο καλύτερος και ασφαλέστερος τρόπος για να ξεκινήσετε. Χρησιμοποιήστε την κυρία, τον κύριο ή την κυρία, ακολουθούμενο από το επώνυμο του ατόμου. Μην χρησιμοποιείτε το όνομα του ατόμου, εκτός εάν γνωρίζετε καλά το ένα με το άλλο.

Επιχείρηση απάντηση επιστολή

Ο στόχος της επιστολής απάντησης της επιχείρησής σας είναι να παράσχετε απαντήσεις σε ερωτήσεις ή / και λύσεις και διευκρινίσεις σχετικά με ορισμένα παράπονα. Μην ξεχάσετε να αναφέρετε μερικές βασικές φράσεις από το αρχικό γράμμα για να δώσετε στην επαφή σας μια εντύπωση ότι έχετε διαβάσει και κατανοήσει το μήνυμα που προσπαθεί να μεταδώσει το άτομο. Ξεκινήστε την αρχική σας δήλωση με ευγενικές γραμμές όπως "Ευχαριστώ για την επιστολή σας σχετικά με" ή "Αναφορικά με την επιστολή σας (ημερομηνία)."

Λάβετε υπόψη ότι η επιστολή σας πρέπει να είναι σε θέση να αντιμετωπίσει τις απορίες ή τις ανησυχίες του αποστολέα. Εάν δεν έχετε τις πληροφορίες για να απαντήσετε στα ερωτήματα, τότε πρέπει να κατευθύνετε ή να προωθήσετε το αίτημα ή την ερώτηση στο σωστό άτομο. Εάν τυχαίνει να είστε το σωστό άτομο, τότε απαντήστε γρήγορα. Μην χρονοτριβείτε.

Αποφύγετε να είστε πολύ αμυντικοί, αγενείς ή κριτικοί ειδικά όταν απαντάτε σε παράπονα. Ένα παράπονο προκύπτει συνήθως όταν ο πελάτης ή ο συνάδελφός σας κατά κάποιο τρόπο δεν καταλαβαίνει ή παρερμηνεύει ορισμένες από τις πολιτικές ή τις υπηρεσίες σας. Απαντήστε και δηλώστε ευγενικά την υπόθεσή σας. Είναι επίσης σημαντικό να ανταποκρίνεστε με απλό και άμεσο τρόπο ώστε να κατανοείται εύκολα από τους πελάτες σας. Χρησιμοποιήστε ταπεινές φράσεις όπως "Λυπάμαι βαθιά για την όποια ταλαιπωρία μπορεί να σας προκάλεσε" ή "Θα ήταν χαρά μου να μιλήσω μαζί σας για περαιτέρω διευκρινίσεις σχετικά με αυτό το θέμα." Δείξτε στους πελάτες σας την προθυμία σας να ενεργήσετε και να κάνετε προσαρμογές για να ικανοποιήσετε τα αιτήματά τους.

Ικανότητες κατανόησης

Να είστε σαφείς και συνοπτικοί. Εάν απαντάτε σε πολλές ερωτήσεις ή αιτήματα, θα ήταν καλύτερο να χρησιμοποιήσετε μια λίστα με κουκκίδες για να παρέχετε απλές και σαφείς πληροφορίες ή απαντήσεις σε κάθε μία από τις ανησυχίες της επαφής σας. Λάβετε υπόψη ότι οι περισσότεροι από τους πελάτες σας μπορεί να είναι πολύ απασχολημένοι ή κάποιοι μπορεί να μην έχουν συγκεκριμένες ικανότητες κατανόησης, οπότε είναι καλύτερο να το διατηρήσετε απλό αλλά συνοπτικό. Αποφύγετε τη χρήση σύνθετων λέξεων και πολύ περίπλοκων δηλώσεων.

Κλείστε την επιστολή σας με μια φράση που δηλώνει την τελική σας συγνώμη ή αναφορά σε μελλοντικό συμβάν που σχετίζεται με την επιχείρησή σας. Ορισμένες αποτελεσματικές γραμμές κλεισίματος είναι "Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς" ή "Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες, μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου." Μην ξεχάσετε να υπογράψετε τη δωρεάν προσφορά σας ως "Με εκτίμηση," για παραλήπτες που σας είναι άγνωστοι ή "Ειλικρινά", εάν γνωρίζετε το άτομο.

Σφάλματα στίξης

Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει προσεκτικά και ελέγξει την επιστολή σας πριν την εκτυπώσετε ή την αποστείλετε στον πελάτη σας. Αναθεωρήστε και επεξεργαστείτε για πιθανά σφάλματα ορθογραφίας, γραμματικής και στίξης.

Λάβετε υπόψη ότι η αξιοπιστία και η ικανότητά σας να χειρίζεστε και να ικανοποιείτε τις ανάγκες των πελατών σας, είτε πρόκειται για μια απλή έρευνα είτε για ένα μεγάλο παράπονο, είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση μιας καλής επιχείρησης. Προσφέρετε περαιτέρω βοήθεια στο τέλος της επιστολής σας και μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε τα στοιχεία και τα στοιχεία επικοινωνίας σας.