Πώς να γράψετε μια επιστολή μετεγκατάστασης επιχειρήσεων σε προμηθευτές;

Υπάρχουν ορισμένες περιπτώσεις κατά τις οποίες μια επιχείρηση πρέπει να μετεγκατασταθεί προκειμένου να διατηρήσει ένα σχέδιο επέκτασης ή εάν δεν μπορεί πλέον να βρίσκεται στην τρέχουσα τοποθεσία του. Στα μάτια ενός πωλητή, μια επιχείρηση που μετεγκαθίσταται μπορεί να φαίνεται να αντιμετωπίζει προβλήματα και αυτή η εντύπωση μπορεί να προκαλέσει τον πωλητή να είναι επιφυλακτικός και ίσως ακόμη και πανικός. Αυτό με τη σειρά του μπορεί να οδηγήσει την επιχείρηση να χάσει μόνιμα τον πωλητή.

Όμως, μια επιχείρηση μπορεί να αποτρέψει αυτό το δυσάρεστο σενάριο από το να συνεχίζει να επικοινωνεί συνεχώς με τους υπαλλήλους, τους πωλητές, τους επενδυτές και ιδίως τους πελάτες ότι μετακινούνται σε μια καλύτερη τοποθεσία από ό, τι έχουν αυτή τη στιγμή.

Επιστολή μετεγκατάστασης επιχειρήσεων

Ακολουθούν ορισμένα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη σύνταξη επιστολής μετεγκατάστασης επιχείρησης στους προμηθευτές σας.

• Καταγράψτε όλα τα άτομα ή τις ομάδες ατόμων που θα χρειαστεί να ενημερώσετε σχετικά με τη μετεγκατάσταση επιχειρήσεων. Αυτό θα περιλαμβάνει τους προμηθευτές σας, τις τράπεζες, τα ιδρύματα πιστωτικών καρτών, τους διαφημιστές, τις κυβερνητικές υπηρεσίες και πολλά άλλα με τα οποία θα πρέπει να έρθετε σε επαφή. Υπάρχουν διαφορετικοί τύποι επιστολών που θα πρέπει να κάνετε αφού έχετε διαφορετικές συναλλαγές με καθεμία από αυτές τις ομάδες.
• Θα πρέπει να έχετε τη νέα κεφαλίδα στο γράμμα σας. Εάν πρόκειται να αλλάξετε το όνομα της εταιρείας σας, τότε συμπεριλάβετε το νέο όνομα εταιρείας, τη διεύθυνση και τους αριθμούς επικοινωνίας. Αυτή είναι μια σαφής ένδειξη στους προμηθευτές σας ότι μετεγκαθιστάτε την επιχείρησή σας.
• Τι να συμπεριλάβετε στο σώμα: Ευχαριστούμε τους προμηθευτές σας για την αδιάλειπτη υποστήριξη και την αφοσίωσή τους στην εταιρεία σας και δώστε την εντύπωση ότι θα θέλατε να συνεχίσουν την υπηρεσία τους μαζί σας, ακόμη και αν η εταιρεία θα βρίσκεται σε άλλη τοποθεσία τουλάχιστον τρεις εβδομάδες μετά τη λήψη το γράμμα. Δώστε μια απλή αλλά κατανοητή εξήγηση γιατί η εταιρεία σας μετεγκαθίσταται σε άλλη τοποθεσία.
• Διαβεβαιώστε τους προμηθευτές σας ότι θέλετε να είναι μαζί σας στη νέα σας τοποθεσία. Επαναλάβετε επίσης ότι ελπίζετε για το καλύτερο και την ανάπτυξη της εταιρείας σας με τη βοήθειά τους. Θα πρέπει να μπορείτε να επαναδιατυπώσετε τη νέα σας τοποθεσία και τους αριθμούς επικοινωνίας στο σώμα της επιστολής σας, ώστε να είναι επίσης σίγουροι ότι θέλετε ο πωλητής σας να έρθει σε επαφή μαζί σας εάν θέλει να συνεχίσει την υπηρεσία του μαζί σας.
• Γνωρίστε με τους προμηθευτές σας. Μπορείτε επίσης να τους προσκαλέσετε σε ένα πάρτι για να ανακοινώσετε επίσημα τη μετεγκατάσταση σας και να είστε σε θέση να τους ευχαριστήσετε για τη βοήθειά τους στην εταιρεία σας. Βεβαιωθείτε ότι θα συμπεριλάβετε τη διεύθυνση, την ημερομηνία και την ώρα του πάρτι.

Μπορείτε να τερματίσετε την επιστολή για άλλη μια φορά ευχαριστώντας τους και ελπίζοντας ότι θα είναι μαζί σας στο επόμενο ταξίδι σας. Μπορείτε να επισυνάψετε έναν μικρό χάρτη της νέας τοποθεσίας έτσι ώστε να μπορούν να εντοπίζουν εύκολα το νέο σας γραφείο.

Ιστότοπος κοινωνικής δικτύωσης

Μπορείτε επίσης να τοποθετήσετε ένα αντίγραφο της επιστολής σας στη μηχανή ειδήσεων της εταιρείας σας ή στον ιστότοπό σας, εάν έχετε, ή στον ιστότοπο κοινωνικής δικτύωσης με τον οποίο έχετε μια ομάδα. Αυτό γίνεται για να ενημερώνετε τους προμηθευτές, τους υπαλλήλους και τους πελάτες σας.

Η μετεγκατάσταση της επιχείρησής σας, είτε σε κοντινή ή μακρινή τοποθεσία, αποτελεί μεγάλο άλμα για την εταιρεία σας. Το να διατηρείτε επαφή με αυτά που συνεργάσατε είναι ένα σύμβολο εκτίμησης για τις προσπάθειές τους μαζί σας.