Ωστόσο, αυτό που παραμένει το ίδιο στην καθημερινή σύνταξη αναφοράς είναι τα 3W και 1H: Τι;, Πού;, Γιατί;, και Πώς;
Η σύνταξη μιας ημερήσιας αναφοράς εξαρτάται από το είδος της δουλειάς σας. Βλέπετε, τι κάνετε για να ζήσετε θα υπαγορεύσει το περιεχόμενο της καθημερινής σας αναφοράς. Ωστόσο, αυτό που παραμένει το ίδιο στην καθημερινή σύνταξη αναφοράς είναι τα 3W και 1H: Τι;, Πού;, Γιατί;, και Πώς;. Αυτά τα τέσσερα είναι αυτά που θα κάνουν την καθημερινή αναφορά σας έγκυρη, τους "λόγους για να πιστέψετε". Εμπιστευτείτε όταν σας ενημερώνεται ότι το αφεντικό σας με αρκετά έξυπνα θα ξέρει πότε συντάσσετε πληροφορίες. Επομένως, ο προσεκτικός προγραμματισμός και η λήψη σημειώσεων είναι απαραίτητες. Είναι επίσης σημαντικό να έχουμε μια πολύ καλή μνήμη. Όσον αφορά την καθημερινή σύνταξη αναφορών, ακολουθούν ορισμένες προτάσεις που μπορεί να θέλετε να επαναλάβετε.
Χρησιμοποιήστε το κατάλληλο λογισμικό για να δημιουργήσετε τις καθημερινές σας αναφορές. Από τις απλές έως πολύπλοκες λεπτομέρειες της καθημερινής σύνταξης αναφορών, η χρήση λογισμικού μπορεί πραγματικά να βοηθήσει στην επιτάχυνση των πραγμάτων όπως και σε έναν υπολογιστή ή φορητό υπολογιστή. Εκτός αυτού, σε αυτήν την εποχή και αν, αν δεν έχετε ακόμα πρόσβαση σε αυτά τα εργαλεία, είναι ώρα να μάθετε και να προχωρήσετε σε αυτήν την πτυχή της πληροφορικής. Στην καθημερινή σύνταξη αναφορών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε MS Word, υπολογιστικό φύλλο Excel ή παρόμοιες μορφές υπολογιστή για να δημιουργήσετε μια καλά μελετημένη αναφορά.
Παραμείνετε στην κατάλληλη μορφή. Υπάρχει η πιο πιθανή πιθανότητα να σας δοθεί μια αναφορά για να δημιουργήσετε μια καθημερινή αναφορά. Αυτή είναι στην πραγματικότητα μια καλή ιδέα, ειδικά εάν σας ζητηθεί να δημιουργήσετε μια αναφορά πωλήσεων ή επιχειρήσεων. Μορφές όπως η χρήση επιστολόχαρτου ή ομολόγων μεγέθους γραμμάτων. γραμματοσειρά; μέγεθος γραμματοσειράς? απόσταση; και ο αριθμός των σελίδων είναι όλες απαραίτητες για την υποβολή μιας αναφοράς που όλοι θα κατανοήσουν στο γραφείο σας.
Όσον αφορά την καθημερινή σύνταξη αναφορών, ακολουθούν ορισμένες προτάσεις που μπορεί να θέλετε να επαναλάβετε.
Δώστε προσοχή στην ακόλουθη ροή. Η προτεινόμενη ροή σε κουκκίδες παρακάτω θα σας διαβεβαιώσει για μια από τις καλύτερες μορφές για να εγγραφείτε κατά τη σύνταξη μιας καθημερινής αναφοράς:
Ορίστε με ακρίβεια την αναφορά σας. Για να εμφανίζεται μια αναφορά επίσημη και επαγγελματικά γραμμένη, πρέπει να βρείτε έναν κατάλληλο τίτλο που θα αναφέρει τι πρόκειται να αναφέρει η έκθεση. Διατηρήστε τον τίτλο σύντομο και στο σημείο. Εκτός από τον τίτλο, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε την ημερομηνία σύνταξης αυτής της αναφοράς, το όνομά σας ως αυτό που γράφει την αναφορά και τον προσδιορισμό της εργασίας σας.
Παρουσιάστε την έκθεση με μια περίληψη. Η πρώτη παράγραφος θα πρέπει να αναφέρει το περιεχόμενο της έκθεσης και στη συνέχεια να αναφέρει την ουσία χρησιμοποιώντας απλή, σαφή, άμεση και κατανοητή γλώσσα. Επιπλέον, διατηρήστε ολόκληρη την έκθεση χωρίς ορολογία εκτός εάν είναι απολύτως απαραίτητο (κάτι που είναι πολύ απίθανο). Επαναλάβετε την ίδια σύντομη περίληψη για τον τερματισμό της αναφοράς σας, ενώ εστιάζετε σε βασικά σημεία που αναφέρθηκαν στην πλήρη έκθεση.
Σημειώστε σαφώς τα περιβλήματα. Εκτός από τη σήμανση περιβλημάτων, θα πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζονται σύμφωνα με τη σειρά που αναφέρατε.
Συμπεριλάβετε αριθμούς σελίδων στον πίνακα περιεχομένου σας. Η δημιουργία του πίνακα περιεχομένων σας θα πρέπει να συμβεί όταν έχετε ολοκληρώσει την αναφορά σας διαφορετικά, θα παραπλανήσετε τον αναγνώστη της αναφοράς σας και θα καταλήξετε να παραβιάσετε εντελώς την εργασία. Κάντε σελιδοποίηση των σελίδων στην αναφορά σας και, στη συνέχεια, συνθέστε έναν πίνακα περιεχομένων για να οδηγήσετε τον αναγνώστη σας ακριβώς εκεί που θέλει να προχωρήσει μέσω της αναφοράς σας.
Να θυμάστε ότι αναμένεται να μην παρουσιάζετε μόνο προβλήματα ή ζητήματα στην αναφορά σας. Αναμένεται πολύ να δώσετε λύσεις και σε αυτά. Μην κάνετε κανένα λάθος γι 'αυτό: ακόμη και αν πρόκειται για καθημερινή αναφορά, αναμένεται να είστε εγκεφαλικός για τον τρόπο που παρουσιάζεται στον αναγνώστη.
