Θα είναι τηλεφωνική συνάντηση ή τηλεδιάσκεψη, βιντεοδιάσκεψη ή κλειστή συνάντηση;
Εάν έχετε έναν οργανισμό, είναι σημαντικό όλοι να παραμένουν συνδεδεμένοι έτσι ώστε όλοι να εργάζονται στην ίδια σελίδα. Ένα αποτελεσματικό εργαλείο επαφής με τους ανθρώπους σας είναι η διεξαγωγή συναντήσεων. Ωστόσο, οι συναντήσεις μπορεί να είναι αρκετά χρονοβόρες και μπορεί να είναι δύσκολο να συναντηθούν άτομα. Εάν σχεδιάζετε τη συνάντησή σας σωστά, μπορείτε να οργανώσετε όλους τους οργανισμούς και να ολοκληρώσετε ό, τι χρειάζεστε.
Εάν πρόκειται να μιλήσετε με μια μεγάλη ομάδα ανθρώπων, θα χρειαστείτε κάποιο τύπο αίθουσας συνεδριάσεων.
Δείτε πώς μπορείτε να προγραμματίσετε τη συνάντησή σας.
Αποφασίστε γιατί χρειάζεστε μια συνάντηση. Οι συναντήσεις είναι απαραίτητες. Ωστόσο, πρέπει να έχετε έναν συγκεκριμένο λόγο για τον οποίο θέλετε να καλέσετε μια ομάδα ανθρώπων μαζί. Θέλετε απλώς να παραμείνετε συνδεδεμένοι με την ομάδα σας; Υπάρχει περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή συγκεκριμένο σημείο που πρέπει να αντιμετωπίσετε αμέσως; Είναι κάτι που μπορεί να επιλυθεί με μια τηλεφωνική συνομιλία ή ίσως με μια επικοινωνία μέσω email; Είναι πραγματικά απαραίτητη μια συνάντηση ή υπάρχουν άλλοι τρόποι με τους οποίους μπορεί να συζητηθεί και να διαδοθεί; Θα είναι τηλεδιάσκεψη ή τηλεδιάσκεψη, βιντεοδιάσκεψη ή κλειστή πόρτα; Η γνώση του λόγου για τον οποίο πρέπει να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τι είδους συνάντηση θα έχετε.
Προετοιμάστε την ατζέντα σας. Μόλις αποφασίσετε γιατί και τι είδους συνάντηση θα έχετε, πρέπει να γράψετε την ημερήσια διάταξη. Τι συγκεκριμένα στοιχεία πρέπει να μιλήσετε στη συνάντησή σας; Εάν θα συζητήσετε τις αναφορές πωλήσεων και πώς να την ενισχύσετε, τότε θα πρέπει να έχετε αντίγραφα της αναφοράς για έλεγχο. Δημιουργήστε κουκκίδες για θέματα που θέλετε να συζητήσετε.
Ορίστε ένα πρόγραμμα. Καθορίστε ποια ημερομηνία και ώρα θέλετε να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση. Ρυθμίστε το έτσι ώστε να έχετε όσο το δυνατόν περισσότερους συμμετέχοντες. Εάν έχετε μια μακρά συνάντηση, ίσως θελήσετε να το ορίσετε το πρωί όταν οι άνθρωποι είναι φρέσκοι. Εάν πρόκειται για ιδιωτική συνάντηση, ίσως θέλετε να γίνει αργά το απόγευμα. Ζητήστε από τους ανθρώπους να σας ενημερώσουν εάν δεν μπορούν να τα καταφέρουν. Εάν λιγότερα από τα μισά μπορούν να τα καταφέρουν, ίσως χρειαστεί να επαναπρογραμματίσετε.
Προσδιορίστε το χώρο σας. Πού θα έχετε τη συνάντησή σας; Εάν πρόκειται να μιλήσετε με μια μεγάλη ομάδα ανθρώπων, θα χρειαστείτε κάποιο τύπο αίθουσας συνεδριάσεων. Όταν επιλέγετε ένα χώρο, βεβαιωθείτε ότι διαθέτει τον απαραίτητο εξοπλισμό που χρειάζεστε, όπως λευκό πίνακα, προβολέα, πρόσβαση WiFi και άλλα εργαλεία που χρειάζεστε για τη συνάντησή σας.
Ενημερώστε όλους όσους πρέπει να είναι εκεί. Μόλις μάθετε πού, πότε και γιατί η συνάντησή σας, πρέπει να ενημερώσετε τους ανθρώπους για αυτήν. Εάν πρόκειται για υποχρεωτική σύσκεψη, δηλώστε στο σημείωμα ότι απαιτείται συμμετοχή. Δώστε στους χρήστες άφθονη ειδοποίηση, ώστε να μπορούν να εκκαθαρίσουν τα προγράμματα για να μπορούν να παρευρεθούν. Η ειδοποίηση τουλάχιστον μιας εβδομάδας είναι αρκετά καλή, αν και σε ορισμένες περιπτώσεις ενδέχεται να απαιτείται επείγουσα συνάντηση.
Κρατήστε το σύντομο. Όταν έχετε τη συνάντησή σας, ακολουθήστε την ατζέντα σας. Μην αφήνετε τις συσκέψεις να συνεχιστούν επειδή όλοι είναι απασχολημένοι και ο χρόνος είναι σημαντικός. Οι καλύτερες συναντήσεις είναι αυτές που πηγαίνουν κατευθείαν στο σημείο και καταλήγουν σε ψηφίσματα όπως απαιτείται.
Προκαθορισμένη εβδομαδιαία συνάντηση
Είναι σημαντικό οι συναντήσεις σας να είναι ακριβείς και παραγωγικές. Διαφορετικά, οι άνθρωποι δεν θα έχουν την τάση να παρευρεθούν και μπορεί να αισθάνονται ότι είναι χάσιμο του χρόνου τους. Εάν πρέπει, μπορείτε να ορίσετε μια προκαθορισμένη εβδομαδιαία συνάντηση, ώστε το προσωπικό σας να γνωρίζει να το περιμένει τακτικά χωρίς να χρειάζεται να εκδίδετε υπενθυμίσεις. Τέλος, μόλις ξεκινήσει η συνάντηση, είναι σημαντικό να παραμείνετε σε καλό δρόμο, να λάβετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε και να διαδώσετε τις πληροφορίες όπως απαιτείται. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να μεγιστοποιήσετε τις συναντήσεις.
