Πώς να διαχειριστείτε δύσκολες συνομιλίες στην εργασία;

Το εργασιακό περιβάλλον δεν είναι πάντα φωτεινό και φωτεινό. Μπορεί να έχετε βιώσει ή να δει άλλους να περνούν δύσκολες συνομιλίες με έναν συμμαθητή, ένα αφεντικό ή έναν δευτερεύοντα. Εάν ασχολείστε με τους πελάτες και τους προμηθευτές, σίγουρα θα συναντούσατε μια δύσκολη συνομιλία ή δύο.

Οι καλές συνομιλίες είναι πάντα ευχάριστες και γόνιμες, αφήνοντάς σας μια αίσθηση ολοκλήρωσης. Ωστόσο, αυτό δεν συμβαίνει συνεχώς. Ακόμη και με δασκάλους που έχουν συνομιλίες με τους μαθητές τους, δίνοντας σε ένα έξυπνο παιδί αλκς το πάνω χέρι προκαλεί καταστροφή. Στη δουλειά, οι επιχειρηματικές συνομιλίες μπορούν πάντα να καταλήγουν σε θετικό νόημα εάν όλοι οι εμπλεκόμενοι έχουν καλές δεξιότητες επικοινωνίας. Δυστυχώς, δεν είναι έτσι όλες οι συνομιλίες. Όταν είσαι αντιμέτωπος με έναν δύσκολο υπάλληλο, είναι σαν να μιλάς σε ένα πέτρινο τοίχωμα.

Χειρισμός δύσκολων συνομιλιών

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για τον χειρισμό δύσκολων συνομιλιών στην εργασία:

1. Διατηρήστε τη συζήτηση ιδιωτική. Επιλέξτε ένα μέρος όπου μπορείτε να μιλήσετε με το άτομο ιδιωτικά. Με αυτόν τον τρόπο, εάν η συνομιλία θερμανθεί, δεν θα γίνει πιο ψυχρή ζωοτροφή την επόμενη μέρα. Αυτό αποτρέπει επίσης το άλλο άτομο να σύρει συναδέλφους στην περιοχή στη συνομιλία.
2. Να έχετε τον έλεγχο της συνομιλίας. Δηλώστε τον σκοπό της συνομιλίας και τι ελπίζετε να ολοκληρώσετε στο τέλος. Αυτό δίνει στο άλλο άτομο μια ιδέα για το τι θα συμβεί. Η συμπεριφορά σας, ο τόνος της φωνής και η γλώσσα του σώματος θα πρέπει να αποπνέουν διαφάνεια και να μην φαίνονται ποτέ αντιπαραθέσεις.
3. Ακούστε και παραφράστε. Ένα σημαντικό μέρος της καλής επικοινωνίας δεξιοτήτων είναι η χρήση ενεργών δεξιοτήτων ακρόασης. Ακούστε το άλλο άτομο, ακούστε προσεκτικά και ξαναδιατυπώστε όσα είπε. Διευκρινίστε τα σημεία που έκανε. Ποτέ μην διακόπτετε εκτός εάν το άτομο παίρνει πολύ χρόνο ή πηγαίνει σε διαφορετική κατεύθυνση.
4. Χρησιμοποιήστε τις λέξεις "i" και "και" αντί για "εσείς" και "αλλά". Η λέξη "εσείς" μπορεί να κάνει κάποιον να νιώσει ότι τον επικρίνετε ή τον κατηγορείτε. Το "I" προωθεί την επικοινωνία και σας επιτρέπει να ξεκαθαρίσετε τις σκέψεις και τα συναισθήματά σας. Η χρήση του "και" είναι θετική και ενθαρρυντική. Ενώ η λέξη "αλλά" μπορεί να θεωρηθεί επιχειρηματολογία και αμυντική. Επίσης, αναιρεί την αξία οτιδήποτε ειπώθηκε πριν από αυτό.
5. Να είστε άμεσοι και να μην κρίνετε ποτέ. Εάν έχετε κάτι να πείτε, είτε πρόκειται για καλές ειδήσεις είτε για κακές ειδήσεις, πείτε το με καθαρό, απλό, άμεσο και διακριτικό τρόπο. Να είστε πάντα σεβαστοί και μη κρίσιμοι στα λόγια και τις πράξεις σας.
6. Να είστε προετοιμασμένοι για αρνητικές αντιδράσεις. Ανεξάρτητα από το πόσο καλά χειρίζεστε μια κατάσταση, θα υπάρχουν άνθρωποι που είναι απλά πολύ συναισθηματικοί. Κρατήστε τα συναισθήματά σας υπό έλεγχο. Να είστε προετοιμασμένοι να εξαπλώσετε την κατάσταση παίρνοντας μια ανάσα και επαναφέροντας τη συζήτηση στα γεγονότα. Εάν πρέπει, προτείνετε ότι και οι δύο έχετε ένα διάλειμμα και συνεχίστε μετά.
7. Συμμετοχή του ατόμου στη λύση. Για να ζητήσετε συνεργασία από το άλλο άτομο, είναι καλύτερο να του ζητήσετε τις προτάσεις του. Η εμπλοκή του ατόμου στην επίλυση προβλημάτων θα τον κάνει να αισθάνεται πολύτιμος.
8. Πες ευχαριστώ. Η ευγνωμοσύνη του ατόμου στο τέλος της συνομιλίας δείχνει σεβασμό για αυτόν.

Την επόμενη φορά που θα αντιμετωπίσετε μια δύσκολη συζήτηση, μην ανησυχείτε. Δεν χρειάζεται να είστε πτυχιούχος του Χάρβαρντ για να ξέρετε τι να κάνετε. Απλώς ακολουθήστε τις παραπάνω συμβουλές. Υπάρχουν επίσης δεκάδες βιβλία και εκπαιδευτικά προγράμματα που ασχολούνται με τη διαχείριση συγκρούσεων και δύσκολων συζητήσεων.

Θυμηθείτε, οι δύσκολες συνομιλίες είναι ευκαιρίες για να μετατρέψετε κάτι αρνητικό σε κάτι θετικό. Δεν χρειάζεται να τα αποφύγετε, απλά ξέρετε πώς να τα διαχειριστείτε. Είναι μια πρόκληση που πρέπει να είστε πρόθυμοι να αντιμετωπίσετε στο χώρο εργασίας. Σε τελική ανάλυση, μια ζωή χωρίς προκλήσεις είναι ανεπιθύμητη.