Πώς να προετοιμάσετε ένα εγχειρίδιο διαχείρισης συμβάντων;

Ένα εγχειρίδιο διαχείρισης συμβάντων είναι ένα έγγραφο που περιέχει τις δραστηριότητες και τους κανόνες ενός οργανισμού ή μιας ομάδας. Ένα εγχειρίδιο διαχείρισης συμβάντων χρησιμοποιείται από μέλη ενός οργανισμού για να είναι σε θέση να ξέρει πώς να ενεργεί σωστά σε διαφορετικές καταστάσεις και να ξέρει τι να κάνει κατά τη διάρκεια καταστάσεων έκτακτης ανάγκης και άλλων δραστηριοτήτων. Υπάρχουν διάφοροι οργανισμοί που χρησιμοποιούν ένα εγχειρίδιο διαχείρισης συμβάντων. Μερικά από αυτά είναι η ακτοφυλακή, οι πυροσβεστικές υπηρεσίες, οι υπηρεσίες ασφαλείας και πολλά άλλα.

Εγχειρίδιο διαχείρισης συμβάντων

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη δημιουργία ενός εγχειριδίου διαχείρισης συμβάντων:

1. Δηλώστε τον σκοπό - Δηλώστε τον σκοπό και τη χρήση του εγχειριδίου έτσι ώστε να είναι σαφές σε όλους ποιος θα το διαβάσει. Πρέπει επίσης να βάλετε τις απαραίτητες ενέργειες και άτομα ή ομάδες που ασχολούνται με τα θέματα που θα συζητηθούν στο εγχειρίδιο. Θα ήταν χρήσιμο εάν προσθέσετε τους διαφορετικούς αριθμούς τηλεφώνου των γραφείων και των κέντρων που μπορεί να είναι χρήσιμοι για τον οργανισμό σας.
2. Πίνακας περιεχομένων - Συνιστάται να τοποθετήσετε μια σελίδα για τον πίνακα περιεχομένων. Αυτό θα βοηθήσει τους αναγνώστες να μεταβούν γρήγορα σε μια σελίδα όποτε χρειαστεί να αναζητήσουν ένα συγκεκριμένο θέμα που συζητείται στο εγχειρίδιο. Διαχωρίστε κάθε θέμα με ένα διαφορετικό κεφάλαιο έτσι ώστε όλες οι πληροφορίες να οργανωθούν και το εγχειρίδιο να έχει ομαλή ροή και να μην μεταπηδά από το ένα θέμα στο άλλο.
3. Εισαγωγή - Είναι χρήσιμο να έχετε μια εισαγωγή για κάθε κεφάλαιο του εγχειριδίου. Αυτό θα βοηθήσει στην εισαγωγή του θέματος που πρόκειται να συζητηθεί. Η εισαγωγή μπορεί να θεωρηθεί ως προετοιμασία πριν από ένα συγκεκριμένο θέμα.
4. Χρήση οπτικών βοηθημάτων - Για να εξηγήσετε συγκεκριμένες μεθόδους ή θέματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαγράμματα ροής, γραφήματα, εικόνες και διαγράμματα ώστε οι αναγνώστες να κατανοήσουν καλύτερα το θέμα. Αυτό είναι χρήσιμο, ειδικά εάν το εγχειρίδιο είναι αρκετά μεγάλο. Οι σελίδες με γραφήματα και γραφήματα βοηθούν το μάτι του αναγνώστη να ξεκουραστεί για λίγο πριν συνεχίσει να διαβάζει περισσότερες παραγράφους. Επίσης, ορισμένα θέματα ερμηνεύονται καλύτερα χρησιμοποιώντας γραφήματα και γραφικά παρά λέξεις.
5. Συμπερίληψη σημαντικών θεμάτων - Συμπεριλάβετε σημαντικά θέματα στο εγχειρίδιο διαχείρισης συμβάντων. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει διαχείριση προβλημάτων, απάντηση συμβάντων, διαχείριση υποστήριξης, εντολή συμβάντων και παρακολούθηση συμβάντων. Εξηγήστε τις διαδικασίες κάθε θέματος με λεπτομερή τρόπο, ώστε να είναι σαφές στον αναγνώστη.
6. Γλωσσάρι - Προσθέστε ένα γλωσσάρι στο τέλος του εγχειριδίου σας. Αυτό θα βοηθήσει τους αναγνώστες να βρουν έναν όρο που αναζητούν εύκολα. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε χρήσιμες πληροφορίες στο τέλος, όπως πίνακες μετατροπών, μετρήσεις και άλλα.
7. Έκδοση - Είναι σημαντικό να ενημερώνετε το εγχειρίδιο διαχείρισης συμβάντων. Γι 'αυτό υπάρχουν διαφορετικές εκδόσεις. Αφήστε μια νέα έκδοση του εγχειριδίου όταν υπάρχουν ριζικές αλλαγές σε ορισμένα θέματα. Μπορείτε επίσης να ενημερώσετε την ομάδα σχετικά με τα θέματα που έχουν αλλάξει, ώστε να προσαρμόζονται γρήγορα στις αλλαγές.

Αυτά είναι μερικά από τα πράγματα που πρέπει να θυμάστε για να δημιουργήσετε ένα χρήσιμο εγχειρίδιο διαχείρισης συμβάντων. Πριν εκδώσετε το εγχειρίδιο, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι τομείς ανησυχίας έχουν καλυφθεί μέσα στο εγχειρίδιο.