Πώς να σχεδιάσετε και να οργανώσετε το έργο μιας ομάδας;

Η εργασία μιας ομάδας μπορεί να είναι τόσο καλή όσο ο πιο αδύναμος κρίκος της αλυσίδας. Γι 'αυτό σε οποιαδήποτε δραστηριότητα, απαιτείται καλός προγραμματισμός και επαρκής συμμετοχή από κάθε μέλος για να διασφαλιστεί ότι θα πετύχετε. Σε έναν ατελή κόσμο, τίποτα δεν είναι βέβαιο ότι θα είναι τέλειο, αλλά με καλό σχεδιασμό και ομαδική εργασία, μια ομάδα μπορεί να επιτύχει μεγάλα επιτεύγματα.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το σχεδιασμό και την οργάνωση των δραστηριοτήτων της ομάδας σας.

• Επιλέξτε έναν καλό ηγέτη. Ένας ηγέτης δεν χρειάζεται να γνωρίζει τα πάντα και να κάνει τα πάντα. Το πιο σημαντικό χαρακτηριστικό ενός ηγέτη είναι η γνώση των πλεονεκτημάτων και των αδυναμιών κάθε μέλους μιας ομάδας και η χρήση των δυνατοτήτων προς όφελος της ομάδας.
• Λίστα εργασιών και ορόσημων. Πριν ξεκινήσετε μια δραστηριότητα, φροντίστε να σχεδιάσετε τις λεπτομέρειες. Αυτό περιλαμβάνει κάθε μικρή εργασία και μεγαλύτερα ορόσημα. Καταγράψτε τα και βεβαιωθείτε ότι κάθε άτομο έχει μια λίστα με τις εργασίες που πρέπει να κάνει η ομάδα. Ο ηγέτης πρέπει να μπορεί να έχει μια καλή προοπτική ευρείας εικόνας, οπότε ξέρει αν πρέπει να αναθέσει συγκεκριμένες εργασίες σε οποιοδήποτε συγκεκριμένο άτομο.
• Εκχωρήστε συγκεκριμένες εργασίες. Μόλις προσδιοριστούν τα καθήκοντα, ο αρχηγός θα πρέπει να μπορεί να τις αναθέτει σύμφωνα με τις ικανότητες και τις δεξιότητες κάθε μέλους. Τα καθήκοντα μπορεί να μην κατανέμονται κατ 'ανάγκη εξίσου, αλλά μάλλον δίκαια, με κάθε άτομο να κάνει ό, τι μπορεί να κάνει καλύτερα.
• Συνεχίστε να επικοινωνείτε. Μια άλλη μεγάλη ευθύνη του ηγέτη είναι να γνωρίζει τι συμβαίνει και πού, ανά πάσα στιγμή. Θα πρέπει να είναι σε θέση να μιλήσει σε όλους, ή τουλάχιστον να δείξει άτομα από κάθε υποομάδα, εάν η ομάδα είναι μεγάλη. Κάθε μέλος πρέπει επίσης να επικοινωνεί με άλλους, ειδικά όταν χρειάζονται βοήθεια σε ένα συγκεκριμένο έργο.
• Χρησιμοποιήστε συνεργατικές εφαρμογές. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν σχηματίζετε μια ομάδα κυρίως διαδικτυακών ατόμων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συνεργατικό λογισμικό, όπως wiki, διαδικτυακά υπολογιστικά φύλλα, διαδικτυακές λίστες εργασιών και εφαρμογές άμεσων μηνυμάτων για να συνεργαστείτε στο διαδίκτυο. Τα εργαλεία συνεργασίας εκτός σύνδεσης περιλαμβάνουν προγραμματιστές έργων, λίστες εργασιών και λίστες ανάθεσης. Ο κοινός παρονομαστής εδώ είναι ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ό, τι πόρους έχετε στη διάθεσή σας για να επικοινωνήσετε σωστά και να κάνετε τα πράγματα.
• Ορίστε στόχους και ορίστε αυτούς πριν από την προθεσμία. Δώστε το περιθώριο για προσαρμογές, καθυστερήσεις και άλλα απρόβλεπτα συμβάντα που μπορεί να οδηγήσουν σε προβλήματα κατά τη διάρκεια της δραστηριότητας. Είναι καλή ιδέα να προγραμματίσετε την ολοκλήρωση μιας δραστηριότητας τουλάχιστον 20% νωρίτερα από το χρονοδιάγραμμα, οπότε έχετε καλό επίδομα να συνεργαστείτε, σε περίπτωση που ένα άτομο ή μια υποομάδα δεν είναι σε θέση να αποδώσει αποτελέσματα εντός της προθεσμίας του.
• Έχετε ένα εφεδρικό σχέδιο. Δεν ζούμε σε ένα τέλειο μέρος. Έτσι, κάτι είναι υποχρεωμένο να πάει στραβά είτε το αφήνεις είτε όχι. Επομένως, είναι καλή ιδέα να έχετε ένα εφεδρικό σχέδιο, σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά. Έχετε εναλλακτικά μέσα και μεθοδολογίες για να φτάσετε στον στόχο σας.

Ένα μεγάλο μέρος του σχεδιασμού και της οργάνωσης είναι η επικοινωνία. Μια ομάδα πρέπει επίσης να είναι έτοιμη για κάθε συμβάν, αναμενόμενο ή απροσδόκητο. Επομένως, θα πρέπει να έχετε ένα συγκεκριμένο σχέδιο δράσης, αλλά και να είστε προετοιμασμένοι να αποκλίνετε από αυτό, όταν χρειάζεται, αλλά να φτάσετε στο ίδιο τελικό αποτέλεσμα.