Απευθυνόμενος σε ένα γράμμα "Σε ποιον μπορεί να ανησυχεί" μπορεί να ακούγεται επίσημο, αλλά είναι σίγουρος τρόπος να χαθεί η επιστολή σας σε κάποια αίθουσα αλληλογραφίας.
Η σύνταξη επιστολών μπορεί να φαίνεται απαρχαιωμένη και αναποτελεσματική στον κόσμο των email και των μηνυμάτων κειμένου, αλλά υπάρχουν στιγμές που μόνο ένα γράμμα θα κάνει. Εάν πρέπει να στείλετε ένα πιο επίσημο μήνυμα σε μια επιχείρηση, μια κυβέρνηση ή ακόμη και σε έναν φίλο, μπορείτε να γράψετε μια επιστολή. Ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα για να γράψετε ένα γράμμα.
Αντιμετωπίστε την επιστολή με σεβασμό. Εάν είναι δυνατόν, μάθετε το πλήρες όνομα του ατόμου με το οποίο πρέπει να επικοινωνήσετε. Απευθυνόμενος σε ένα γράμμα "Σε ποιον μπορεί να ανησυχεί" μπορεί να ακούγεται επίσημο, αλλά είναι σίγουρος τρόπος να χαθεί η επιστολή σας σε κάποια αίθουσα αλληλογραφίας. Εάν γνωρίζετε το όνομα ή τον τίτλο του ατόμου που μπορεί να σας βοηθήσει, τότε το όνομά του πρέπει να αναγράφεται στην επιστολή.
Μάθετε τι θέλετε να πείτε. Πριν γράψετε το γράμμα, πάρτε μια ιδέα για αυτό που θέλετε να πείτε. Εάν απαντάτε σε κάτι που σας ενοχλούσε ή προσπαθείτε να γράψετε μια επιστολή καταγγελίας, τότε σκεφτείτε να γράψετε ένα προσχέδιο που περιλαμβάνει όλο τον εξαερισμό σας πριν γράψετε το πραγματικό σχέδιο. Τα γράμματα που είναι γεμάτα βιτριόλη και σπάνια παίρνουν την απάντηση που αναζητάτε. Περιγράψτε τις σκέψεις σας έτσι ώστε το γράμμα σας να έχει μια λογική και οργανωμένη ροή.
Φτανω στο σημειο. Κατά τη δημιουργία της ροής του κειμένου σας ξεκινήστε πρώτα με το δυνατότερο σημείο. Μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να προσφέρετε συμβουλές ή σταδιακά να φτάσετε στο σημείο σας, αλλά θυμηθείτε ότι θέλετε κάτι από τον αναγνώστη, οπότε πρέπει να φτάσετε στο σημείο μέσα στις τρεις πρώτες προτάσεις.
Κρατήστε τις παραγράφους σύντομες και συνοπτικές. Το καλό με τα γράμματα είναι ότι μπορεί να είναι μεγαλύτερα από το μέσο όρο του email σας. Ίσως θέλετε να προσπαθήσετε να διατηρήσετε γράμματα όχι περισσότερο από μία σελίδα κειμένου, αλλά αυτή η σελίδα προσφέρει πολύ χώρο. Με όλο αυτό το χώρο θέλετε να αποφύγετε μεγάλα τμήματα κειμένου. Αντ 'αυτού, χωρίστε τα πράγματα σε πολλές μικρές παραγράφους για να καθοδηγήσετε γρήγορα τον αναγνώστη μέσω της επιστολής σας και να διευκολύνετε την ανάγνωση.
Εάν ακολουθήσετε αυτά τα βήματα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα γράμμα που μπορεί να λάβει την απάντηση που χρειάζεστε.
Τεκμηρίωση τυχόν περιλαμβανόμενων εγγράφων ή ατόμων που αντιγράφηκαν. Εάν υποβάλλετε τεκμηρίωση για να υποστηρίξετε το σημείο ή το αίτημά σας, τότε υποδείξτε τι επισυνάπτεται στο κείμενο της επιστολής σας, ώστε ο αναγνώστης να ξέρει να το ψάχνει. Επίσης, εάν σκοπεύετε να προωθήσετε ένα αντίγραφο της επιστολής σε οποιονδήποτε άλλο, βεβαιωθείτε ότι το επισημαίνετε στην επιστολή. Αυτό είναι σεβαστό και επιτρέπει σε όλα τα μέρη να γνωρίζουν ποιος άλλος εμπλέκεται.
Συμπεριλάβετε δωρεάν κλείσιμο. Οι επιστολές απαιτούν κλείσιμο όπως ειλικρινά ή με σεβασμό. Ο τύπος κλεισίματος εξαρτάται από εσάς, αλλά πρέπει να είναι δωρεάν και με σεβασμό.
Συμπεριλάβετε μια παρότρυνση για δράση. Εάν θέλετε οποιαδήποτε απάντηση, χρειάζεστε μια παρότρυνση για δράση. Πείτε στους ανθρώπους τι θέλετε να κάνουν.
Υπογράψτε το γράμμα. Ένα μη υπογεγραμμένο γράμμα έχει τελειώσει κατά το ήμισυ. Η υπογραφή σας είναι πώς στέκεστε πίσω από αυτό που έχετε γράψει, οπότε φροντίστε να συμπεριλάβετε τόσο το γραπτό όνομα όσο και την υπογραφή σας.
Το γράψιμο μιας επιστολής είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να στείλετε αιτήματα ή να απαντήσετε σε αλληλογραφία από επιχειρήσεις. Είτε προσπαθείτε να ζητήσετε μείωση του επιτοκίου από μια εταιρεία πιστωτικών καρτών είτε προσπαθείτε να εκκαθαρίσετε ένα χρέος που δεν αισθάνεστε ότι οφείλετε, η δυνατότητα να γράψετε μια επίσημη, σεβαστή επιστολή θα είναι πλεονέκτημα. Εάν ακολουθήσετε αυτά τα βήματα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα γράμμα που μπορεί να λάβει την απάντηση που χρειάζεστε.
