Πώς να γνωρίζετε τη δεοντολογία της επιχειρηματικής γραφής;

Η σύνταξη επιχειρηματικών επικοινωνιών και εκδόσεων μέσων για την εταιρεία σας δεν είναι πάντα εύκολο επίτευγμα. Πρώτον, θα πρέπει να προσέχετε τον τόνο της γραφής σας, καθώς χρειάζεστε περισσότερη τυπικότητα. Δεύτερον, πρέπει να προσέχετε το κοινό σας, καθώς μοιράζεστε πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα, τις υπηρεσίες ή τα οικονομικά της εταιρείας σας, έτσι ώστε να είστε αληθινοί, ενώ ταυτόχρονα βάζετε το καλύτερο πόδι σας. Ωστόσο, δεν σταματά εκεί. Η συγγραφή επιχειρηματικών επικοινωνιών περιλαμβάνει ηθική.

• Να είσαι ειλικρινής. Όταν γράφετε ένα δελτίο τύπου, ο σκοπός είναι συνήθως να ειδοποιεί τις υπηρεσίες πολυμέσων, τους συντάκτες και ακόμη και τους webmaster για κάτι νέο με την εταιρεία σας. Μπορεί να είναι ένα νέο προϊόν, ή μια νέα υπηρεσία, ή ένα νέο σύνολο αξιωματικών, ή ένα νέο εταιρικό όραμα. Αυτό που είναι σημαντικό να σημειωθεί εδώ είναι ότι πρέπει να είστε ειλικρινείς σε αυτό που δημοσιεύετε στα μέσα ενημέρωσης.

  Μπορείτε να επικεντρωθείτε στο θετικό, χωρίς απαραίτητα να καταφύγετε στο ψέμα. Όταν ενημερώνετε το κοινό για το νέο προϊόν της εταιρείας σας, μπορείτε να επισημάνετε τα καλύτερα μέρη, αλλά δεν πρέπει να κάνετε ψευδείς ισχυρισμούς.

• Λάβετε υπόψη τις κανονιστικές απαιτήσεις. Μεγάλο μέρος των επιχειρηματικών επικοινωνιών περιλαμβάνει την αποκάλυψη της οικονομικής κατάστασης μιας εταιρείας ή μιας εταιρείας σε ενδιαφερόμενους. Αυτό γίνεται συνήθως πριν από τις συναντήσεις των μετόχων. Στέλνετε επιστολές σε όλους τους μετόχους που τους ενημερώνουν για την κατάσταση της εταιρείας, καθώς και ισολογισμούς, οικονομικές καταστάσεις και άλλα τέτοια διαγράμματα. Το σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε εδώ είναι να προσέχετε τις απαιτήσεις των νομικών και λογιστικών αρχών.

  Για παράδειγμα, πρέπει να αποκαλύψετε οποιοδήποτε εξαιρετικό γεγονός που θα μπορούσε να έχει αυξήσει την αξία της μετοχής της εταιρείας σας. Πρέπει να αποκαλύψετε τις λογιστικές αρχές και πρότυπα που χρησιμοποιήσατε. Και πρέπει να βεβαιωθείτε ότι αυτά είναι σωστά και είναι σύμφωνα με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές. Διαφορετικά, διατρέχετε τον κίνδυνο να παρουσιάσετε μια ψευδή εικόνα της εταιρείας σας στους μετόχους και στο κοινό. Παρόμοιες περιπτώσεις έχουν καταστρέψει μεγάλες εταιρείες (σκεφτείτε τον Enron) και τη διαχείρισή τους.

• Να είστε προσεκτικοί για τις επιπτώσεις στην επιχείρηση. Όταν γράφετε κυκλοφορίες μέσων ή αντίγραφο μάρκετινγκ, θα πρέπει να προσέχετε την αντίδραση εκείνων που θα είναι στο τέλος λήψης. Θα είναι θετικό; Θα κερδίσει η εταιρεία σημαντικό μυαλό ή καλή θέληση; Θα γίνει η επιχείρηση υπό το φως; Ηθική σημαίνει ότι δεν ωφελεί μόνο το κοινό καλό, αλλά φυσικά και τον εργοδότη σας.
• Μην αποκαλύψετε εμπορικά μυστικά. Στην περίπτωση επιχειρηματικής γραφής γενικά, ενδέχεται να είμαστε σε μια κατάσταση όπου πρέπει να επικοινωνήσουμε με τους συναδέλφους μας εντός και εκτός της δικής μας εταιρείας. Πρέπει να είστε σίγουροι ότι δεν αποκαλύπτετε εμπορικά ή εταιρικά μυστικά με αυτόν τον τρόπο. Αυτό θα ήταν ουσιαστικά κλοπή πληροφοριών και πνευματικής ιδιοκτησίας. Αυτό δεν είναι μόνο ανήθικο, αλλά και τιμωρείται από το νόμο.

Η λέξη εξαπλώνεται γρήγορα

Ένα πιθανό παράδειγμα εδώ είναι όταν είστε προγραμματιστής λογισμικού και έχετε επαφές πολυμέσων. Προσέξτε να μην μιλήσετε για νέες δυνατότητες ενός λογισμικού που έχει ακόμη αναπτυχθεί όταν δεν είναι ακόμη έτοιμοι, και ειδικά όταν δεν έχετε ακόμη εξουσιοδότηση. Ακόμα κι αν αυτό γίνεται μέσω ανεπίσημων καναλιών, η λέξη εξαπλώνεται γρήγορα μέσω της φήμης, ακόμη και σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον.

Στις εταιρικές επικοινωνίες, πρέπει να επιτύχετε μια ισορροπία μεταξύ των ηθών και της ανάγκης μιας επιχείρησης να κερδίσει κέρδος.