Πώς να μαζέψετε email από το Excel;

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεχνική συγχώνευσης αλληλογραφίας για μαζική αποστολή email. Αυτό περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός αρχείου Excel που θα χρησιμεύσει ως πηγή δεδομένων σας και στη συνέχεια τη σύνδεσή του με ένα έγγραφο του Word στο οποίο κάνατε ένα πρόχειρο του email σας. Αυτή η τεχνική λειτουργεί μόνο για συμβατά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου MAPI (Messaging Application Programming Interface) όπως το Outlook.

1. Δημιουργήστε μια λίστα επαφών στο MS excel.
Πληκτρολογήστε διακριτές επικεφαλίδες στην πρώτη σειρά κάθε στήλης που θα καθορίσει τον τύπο δεδομένων για τη συγκεκριμένη στήλη. Τα στοιχεία επικοινωνίας (ή οποιοσδήποτε άλλος τύπος δεδομένων) πρέπει να χωρίζονται σε πιο συγκεκριμένες ενότητες. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε την επικεφαλίδα «Όνομα» για μια στήλη και «Επώνυμο» στην επόμενη. Οι διευθύνσεις πρέπει να έχουν μια στήλη για αριθμούς και ονόματα οδών και μια ξεχωριστή στήλη για το όνομα των πόλεων. Αυτές οι ετικέτες είναι σημαντικές, καθώς θα είναι το σημείο αναφοράς κατά την εκτέλεση της συγχώνευσης αλληλογραφίας. Τα πεδία συγχώνευσης που θα εισαχθούν στο αρχείο Word θα πρέπει να ταιριάζουν με τις επικεφαλίδες στηλών στο αρχείο Excel. Μόλις ολοκληρώσετε τη λίστα, αποθηκεύστε το αρχείο Excel.

Συγχώνευση αλληλογραφίας

2. Πληκτρολογήστε το email σας στη λέξη MS.
Αφήστε κενά τις περιοχές όπου πηγαίνουν οι πληροφορίες παραλήπτη. Για παράδειγμα στο χαιρετισμό, απλώς τοποθετήστε το "Αγαπητέ" ή το "To:" και αφήστε το όνομα κενό. Τα ονόματα των παραληπτών θα τοποθετηθούν αυτόματα μέσω της συγχώνευσης αλληλογραφίας. Κάντε το με όλα τα άλλα μέρη της επιστολής email σας. Πληκτρολογήστε μόνο το γενικό μήνυμα που οι παραλήπτες σας θέλουν να διαβάσουν.

3. Ενεργοποιήστε τον οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Επεκτείνετε το μενού Εργαλεία και τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο «Γράμματα και αλληλογραφίες». Από τη λίστα υπομενού που θα εμφανιστεί στο πλάι, κάντε κλικ στο Mail Merge Wizard. Αυτό θα σας οδηγήσει τώρα στα διάφορα βήματα της συγχώνευσης αλληλογραφίας. Ολοκληρώστε κάθε βήμα και προχωρήστε στο επόμενο κάνοντας κλικ στο Επόμενο.

Σωστός τύπος επικεφαλίδας / πληροφοριών

3,1 Επιλέξτε έναν τύπο εγγράφου επιλέγοντας «Μηνύματα email».
3,2 Επιλέξτε ένα αρχικό έγγραφο επιλέγοντας «Χρήση του τρέχοντος εγγράφου».
3,3 Επιλέξτε παραλήπτες κάνοντας κλικ στο Αναζήτηση. Το παράθυρο Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων θα ανοίξει. Αναζητήστε τα στοιχεία επικοινωνίας του αρχείου Excel που κάνατε νωρίτερα, επισημάνετε το και κάντε κλικ στο Άνοιγμα. Το επόμενο παράθυρο θα σας ζητήσει να επιλέξετε έναν πίνακα από το αρχείο Excel. Βεβαιωθείτε ότι το φύλλο στο οποίο πληκτρολογήσατε τα στοιχεία επικοινωνίας είναι επισημασμένο και κάντε κλικ στο OK.
3,4 Εφόσον έχετε ήδη γράψει την επιστολή σας, μπορείτε να προχωρήσετε στην προσθήκη των πεδίων συγχώνευσης. Τοποθετήστε το δρομέα στο κατάλληλο κενό στο έγγραφο του Word και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Περισσότερα στοιχεία» για να εμφανιστούν οι επικεφαλίδες στηλών στο αρχείο Excel. Επιλέξτε τον σωστό τύπο επικεφαλίδας / πληροφοριών και κάντε κλικ στο Εισαγωγή. Κάντε το για όλες τις περιοχές της επιστολής σας όπου πρέπει να συμπληρώσετε τα στοιχεία του παραλήπτη. Οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να βρίσκονται στην κορυφή του εγγράφου.

4. Στείλτε το email.
Τα επόμενα δύο βήματα στον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας θα σας επιτρέψουν να κάνετε προεπισκόπηση του μηνύματος email και να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση. Σε αυτό το τελευταίο βήμα, επιλέξτε την επιλογή «Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο». Πληκτρολογήστε κάποιο κείμενο για το πεδίο Subject Line και κάντε κλικ στο OK. Το Outlook θα ξεκινήσει και θα στείλει το email σας σε όλους τους παραλήπτες που συμπεριλάβατε στη λίστα Excel.

Η εκμάθηση αυτής της διαδικασίας μπορεί να επιταχύνει σημαντικά τις επικοινωνίες σας, είτε πρόκειται για επαγγελματικούς είτε προσωπικούς λόγους. Θα σας δώσει επίσης την ευκαιρία να μεγιστοποιήσετε τη διαλειτουργικότητα των προγραμμάτων MS Office.