Έχετε πάγια περιουσιακά στοιχεία; Εάν είστε μια οντότητα που διαθέτει κτίρια, μηχανήματα, οχήματα, υπολογιστές και ούτω καθεξής, έχετε πάγια στοιχεία και θα πρέπει να τα παρακολουθείτε.
Ένα σύστημα παρακολούθησης στοιχείων είναι σημαντικό για λογιστικούς σκοπούς για να βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει όλα τα επιλέξιμα περιουσιακά στοιχεία στον υπολογισμό του κόστους απόσβεσης. Αυτό είναι απαραίτητο για να βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε σωστά αυτό το ποσό στον υπολογισμό του φόρου εισοδήματος. Η απόσβεση είναι έξοδο μη μετρητών και μπορεί να έχει σημαντική επίπτωση στην κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης, καθώς και τυχόν οφειλόμενους φόρους.
Σύστημα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων
Θα πρέπει επίσης να παρακολουθείτε τα πάγια περιουσιακά σας στοιχεία για λόγους ασφάλισης και αντικατάστασης. Εάν τα κτίριά σας καταστράφηκαν από πλημμύρες ή πυρκαγιές, η ακριβής λίστα των ιδιοκτητών σας καθιστά την υποβολή αξίωσης πολύ πιο εύκολη. Εάν υποφέρετε από διάρρηξη, ένα σύστημα παρακολούθησης στοιχείων θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε εύκολα αν λείπει κάτι.
Πώς ρυθμίζετε ένα σύστημα παρακολούθησης στοιχείων;
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να προσδιορίσετε ποιες πληροφορίες πρέπει να συλλάβετε. Η ακόλουθη λίστα είναι οι βασικές πληροφορίες που απαιτούνται για την παρακολούθηση στοιχείων.
Τοποθεσία περιουσιακού στοιχείου - πού είναι
Αριθμός περιουσιακού στοιχείου - μοναδικός αριθμός που έχει εκχωρηθεί από τον ιδιοκτήτη
Περιγραφή περιουσιακού στοιχείου - σύντομη περιγραφή
Κόστος απόκτησης - τι κοστίζει
Ημερομηνία απόκτησης - όταν το αγοράσατε
Αποσβεστάσιμο Y / N - αποσβένεται αυτό το στοιχείο
Ετικέτα αναγνώρισης στοιχείων
Ανάλογα με τις ανάγκες διαχείρισης και λογιστικής, μπορείτε να προσθέσετε άλλες πληροφορίες. Μόλις αποκτήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο με αυτές τις επικεφαλίδες, λαμβάνετε ένα φυσικό απόθεμα των στοιχείων σας. Καθώς κάνετε το απόθεμα, τοποθετείτε μια ετικέτα αναγνώρισης στοιχείων (αριθμός στοιχείου) σε κάθε στοιχείο.
Με αυτές τις βασικές πληροφορίες, είναι εύκολο να διαχειριστείτε τα στοιχεία σας. Μπορείτε να ταξινομήσετε τα στοιχεία σας ανά κατηγορία. Το λογιστικό τμήμα σας μπορεί εύκολα να μεταφέρει αυτές τις πληροφορίες σε ένα πρόγραμμα εντοπισμού παγίων και λογισμικού λογισμικού. Ένα αντίγραφο των πληροφοριών θα πρέπει να διατηρείται "εκτός ιστότοπου" με τα κανονικά λογιστικά αρχεία σας.
Θα πρέπει να μπορείτε να αλλάξετε την τοποθεσία του στοιχείου και να προσθέσετε μια ημερομηνία διάθεσης για να διατηρείτε ενημερωμένο το σύστημα παρακολούθησης στοιχείων.
Περιγράφεται το βασικό σύστημα
Ένα σύστημα παρακολούθησης στοιχείων μπορεί να είναι τόσο απλό ή τόσο περίπλοκο όσο θέλετε. Θα σας επιτρέψει να γνωρίζετε τι σας ανήκει και πού βρίσκεται. Το βασικό σύστημα που περιγράφεται παραπάνω μπορεί να ταξινομηθεί, ώστε να γνωρίζετε πόσα οχήματα έχετε και πού βρίσκονται. Μπορείτε να ταξινομήσετε ανά τοποθεσία για να μάθετε τι υπάρχει σε έναν συγκεκριμένο ιστότοπο.
Η εγκατάσταση οποιουδήποτε συστήματος παρακολούθησης στοιχείων μπορεί να διαρκέσει σημαντικό χρονικό διάστημα. Αξίζει, ωστόσο, την επένδυση, καθώς μπορείτε να διαχειριστείτε τα περιουσιακά σας στοιχεία εύκολα.
