Εφόσον γράφετε εκ μέρους της εταιρείας σας, προσπαθήστε να είστε επίσημοι και όχι πολύ προσωπικοί όταν γράφετε επαγγελματική αλληλογραφία.
Με τον σημερινό γρήγορο τρόπο ζωής, οι επιχειρηματίες συχνά ξεχνούν την αξία της επίσημης επικοινωνίας. Με την αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι εταιρείες είναι συχνά όλο και πιο περιστασιακές γραπτώς σε πελάτες, συνεργάτες, επενδυτές και στο κοινό. Ωστόσο, υπάρχει αξία στη σύνταξη καλών επιχειρηματικών επιστολών, οι οποίες μπορούν να βοηθήσουν στη δημιουργία της αξιοπιστίας και του επαγγελματισμού μιας εταιρείας. Ενώ αυτό το άρθρο καλύπτει μόνο τη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών, υπάρχουν πολλές άλλες πτυχές στον επαγγελματισμό των επιχειρήσεων που είναι εξίσου σημαντικές. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτές τις τυπικές μεθόδους επικοινωνίας και παρουσίασης λαμβάνοντας διαδικτυακά μαθήματα στη διαχείριση επιχειρήσεων.
Απαιτείται σύνταξη επαγγελματικών επιστολών
Η σύνταξη επαγγελματικών επιστολών απαιτεί πιο επίσημο τόνο από ό, τι όταν γράφετε προσωπική αλληλογραφία. Να θυμάστε ότι εκπροσωπείτε την εταιρεία σας και ότι το άτομο στο οποίο γράφετε εκπροσωπεί επίσης την εταιρεία του. Επομένως, το περιεχόμενο της επιστολής θα πρέπει να είναι αυτόνομο ανεξάρτητα από το πρόσωπο που το γράφει ή το διαβάζει, εξ ου και η εστίαση στις επαγγελματικές συναλλαγές και όχι στο προσωπικό. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη βελτίωση της αλληλογραφίας της επιχείρησής σας.
Διευθυνθείτε σωστά τον παραλήπτη. Η επαγγελματική αλληλογραφία είναι συνήθως επίσημη και ως εκ τούτου πρέπει να απευθυνθείτε επίσημα στον παραλήπτη. Συμπεριλάβετε τον τίτλο, τη θέση και το όνομα της εταιρείας στον τίτλο. Χρησιμοποιήστε το "Mr." ή "κυρία" αν δεν είστε σίγουροι. Οι κυρίες αναφέρονται ως "κυρία" ανεξάρτητα από την οικογενειακή κατάσταση. Η επικεφαλίδα μπορεί να έχει την εξής μορφή:
Κ. John Doe
Πρόεδρος, Acme Corporation
Αγαπητέ κ. Doe:
Το όνομα μετά το "Αγαπητέ" θα ήταν συνήθως επίσημο. Αλλά αν γράφετε μια στενή επαγγελματική επαφή, τότε το όνομα θα αρκεί. Μπορείτε να πείτε " Αγαπητέ Τζον," αντί "Αγαπητέ κ. Ντου." Αυτό ισχύει επίσης ιδιαίτερα για τους επιχειρηματικούς εταίρους ή εάν το άτομο που γράφετε θεωρείται ισότιμος ή ομότιμος στην επιχείρηση.
Δηλώστε το λόγο σας για γραφή. Όταν γράφετε επαγγελματική αλληλογραφία, πηγαίνετε κατευθείαν στο θέμα. Η πρώτη πρόταση ή παράγραφος πρέπει να αναφέρεται στον σκοπό της γραφής σας. Μπορείτε να πείτε κάτι τέτοιο:
Σας γράφω αναφορικά με την παραγγελία για πέντε κουτιά Acme Industrial Strength Απολυμαντικό που έκανα πριν από δύο εβδομάδες. Λυπάμαι που σας ενημερώνω ότι το γραφείο μας δεν έχει λάβει ακόμη την εν λόγω παραγγελία και θα θέλαμε να το ακολουθήσουμε με το τμήμα πωλήσεών σας.
Η επαγγελματική αλληλογραφία είναι συνήθως επίσημη και ως εκ τούτου πρέπει να απευθυνθείτε επίσημα στον παραλήπτη.
Να είστε συγκεκριμένοι με αυτό που χρειάζεστε. Εάν έχετε μια προτεινόμενη λύση ή εάν αναμένετε κάποια ενέργεια, φροντίστε να τις συμπεριλάβετε στις επόμενες παραγράφους.
Είμαστε πιστοί πελάτες για πέντε χρόνια. Ωστόσο, ελπίζουμε να λάβουμε την παραγγελία μας μέσα στις επόμενες δύο ημέρες, ή θα αναγκαζόμαστε να επανεξετάσουμε την επιχειρηματική μας σχέση με την Acme και να αναζητήσουμε άλλους εναλλακτικούς προμηθευτές του Industrial Strength Disinfectant.
Δώστε στον παραλήπτη έναν τρόπο να επικοινωνήσει μαζί σας. Ενώ η διεύθυνση επιστροφής σας περιλαμβάνεται συνήθως στο φάκελο (ή στην απάντηση μέσω email, εάν στέλνετε το μήνυμα μέσω email), είναι εύκολο να συμπεριλάβετε στοιχεία επικοινωνίας όπου ο παραλήπτης μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας απευθείας.
Εάν θέλετε να παράσχετε κάποιες διευκρινίσεις ή ενημερώσεις, παρακαλώ στείλτε μου email στο xyz@company.com ή μπορείτε να μας καλέσετε στο 555-1212 κατά τις εργάσιμες ώρες.
Στη συνέχεια, τερματίστε την αλληλογραφία σας με τους συνηθισμένους χαιρετισμούς λήξης όπως "Με εκτίμηση" ή "Με εκτίμηση" και, στη συνέχεια, το όνομα και την υπογραφή σας.
Να είστε επίσημοι. Εφόσον γράφετε εκ μέρους της εταιρείας σας, προσπαθήστε να είστε επίσημοι και όχι πολύ προσωπικοί όταν γράφετε επαγγελματική αλληλογραφία. Εάν γράφετε σε κάποιον που γνωρίζετε προσωπικά, μπορείτε να συμπεριλάβετε μερικές γραμμές προσωπικών χαιρετισμών, ανάλογα με την κατάσταση (για παράδειγμα, εάν είναι διακοπές) Διαφορετικά, ακολουθήστε το θέμα και κρατήστε το σύντομο και απλό.
Παρακολουθήστε την ορθογραφία και τη γραμματική σας. Δεν θέλετε να συναντήσετε ανίκανοι ή απρόσεκτοι, γιατί αυτό μπορεί να αντικατοπτρίζει την επιχείρησή σας ή την εταιρεία σας. Επομένως, ελέγξτε και ελέγξτε ξανά το γράμμα σας για λάθη ορθογραφίας και γραμματικής. Οι επεξεργαστές κειμένου έχουν συνήθως ενσωματωμένους ορθογραφικούς και γραμματικούς ελέγχους. Χρειάζονται μόνο λίγα λεπτά για να τα εκτελέσετε. Αλλά ο καλύτερος τρόπος για να ελέγξετε είναι ακόμα μέσω των ανθρώπινων ματιών. Όταν δεν είστε σίγουροι για την ορθογραφία και τη χρήση λέξεων, ελέγξτε το λεξικό. Όταν δεν είστε σίγουροι για τη σωστή χρήση στίξης, συμβουλευτείτε τη συγγραφή εγχειριδίων.
Η επιχειρησιακή γραφή αφορά την αποτελεσματική επικοινωνία. Ζητήστε από έναν συνάδελφο να διαβάσει ένα σχέδιο της επιστολής σας. Εάν κατανοεί τα σημεία σας χωρίς δυσκολία, τότε έχετε κάνει μια καλή επιχειρηματική επιστολή. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για την επιχειρηματική επικοινωνία με μερικές διαδικτυακές τάξεις.
