Για να επιλύσετε οποιαδήποτε σύγκρουση, αξιολογήστε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της τοποθέτησης ενός αντικειμένου πάνω από το άλλο.
Έχοντας τη σαφήνεια του οράματος για να περάσετε από αμέτρητες εργασίες μόνο για τα πιο συναφή και επείγοντα πράγματα που πρέπει να κάνετε είναι η ποιότητα ενός πολύ αποτελεσματικού ατόμου. Η εκμάθηση πώς να ορίσετε προτεραιότητες όχι μόνο θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε την επιχείρησή σας και να χειριστείτε την εργασία σας πιο αποτελεσματικά, αλλά θα σας βοηθήσει επίσης να επιτύχετε μια πιο οργανωμένη προσωπική ζωή.
Βασικά συστατικά
Ωστόσο, εάν η λίστα σας αποτελείται από πιο γενικές εργασίες ή στόχους, ορίστε προτεραιότητες και στη συνέχεια με βάση την αξία ή το κέρδος.
Η ιεράρχηση είναι ουσιαστικά ένας ορθολογικός τρόπος σχεδιασμού για την κατανομή του χρόνου και της ενέργειάς σας μεταξύ διαφόρων, ακόμη και ανταγωνιστικών στόχων. Αυτό το άρθρο θα σας καθοδηγήσει στα βασικά στοιχεία αυτής της διαδικασίας, τα οποία μπορείτε να εφαρμόσετε στον καθορισμό προτεραιοτήτων για τον εαυτό σας, μια ομάδα ή έναν οργανισμό.
Δημιουργήστε μια ολοκληρωμένη λίστα με όλες τις εργασίες σας. Αφιερώστε χρόνο για να καθίσετε για λίγες ώρες για να κάνετε τη λίστα σας. Αφήστε όλα τα άλλα στην άκρη και καταγράψτε κάθε εργασία που μπορείτε να σκεφτείτε. Επιλέγετε να γράψετε τη λίστα σας ή να χρησιμοποιήσετε έναν υπολογιστή. Καταγράψτε όλα τα πράγματα που θέλετε να ολοκληρώσετε χωρίς άλλη σκέψη. Αυτό θα χρησιμεύσει ως η κύρια λίστα σας σε όλη τη διαδικασία.
Διευκρινίστε τα πρότυπα σας. Αξιολογήστε τη φύση των καθηκόντων σας. Υπάρχουν δύο πρότυπα που πρέπει να γνωρίζετε. Για αντικείμενα που είναι συγκεκριμένες ενέργειες ή βάσει προθεσμίας, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε τον χρόνο ως πρότυπο. Ωστόσο, εάν η λίστα σας αποτελείται από πιο γενικές εργασίες ή στόχους, ορίστε προτεραιότητες και στη συνέχεια με βάση την αξία ή το κέρδος. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε και τα δύο, εάν θέλετε να είστε πιο ολοκληρωμένοι.
Ελέγξτε τον επείγοντα χαρακτήρα κάθε εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε υπόψη σας ένα σαφές χρονικό πλαίσιο των προθεσμιών σας πριν από την επισήμανση. Περιηγηθείτε στη λίστα σας και επισημάνετε κάθε στοιχείο "Επείγον" ή "Μη επείγον". Μην παραλείπετε τίποτα και βεβαιωθείτε ότι όλα τα αντικείμενα φέρουν σωστή ετικέτα.
Αποφασίστε για την αξία κάθε εργασίας. Προσδιορίστε εάν τα στοιχεία είναι "Σημαντικά" ή "Δεν είναι σημαντικά". Στοιχεία που μπορούν να προκαλέσουν σοβαρές αρνητικές συνέπειες στην απόδοσή σας, εάν αφεθούν ανεκπλήρωτα, θα πρέπει να επισημαίνονται ως "Σημαντικά". Από την άλλη πλευρά, τα στοιχεία που θέλετε αλλά δεν χρειάζεται να ολοκληρώσετε θα πρέπει να επισημαίνονται ως "Μη σημαντικά".
Δημιουργήστε έναν πίνακα για να οργανώσετε τα στοιχεία. Σε αυτό το σημείο, καθένα από τα στοιχεία της κύριας λίστας σας θα πρέπει να έχει μία από αυτές τις ετικέτες: "Επείγον / Σημαντικό", "Επείγον / Δεν είναι σημαντικό", "Δεν είναι επείγον / Σημαντικό" και "Δεν είναι επείγον / Δεν είναι σημαντικό". Δημιουργήστε έναν πίνακα με δύο σειρές και δύο στήλες. Επισημάνετε τις στήλες "Επείγουσα" και "Μη επείγουσα" και τις σειρές "Σημαντικό" και Όχι σημαντικό. "Τοποθετήστε κάθε στοιχείο στη διασταύρωση στηλών και γραμμών που αντιστοιχούν στην ετικέτα του.
Αξιολογήστε τις συνέπειες. Με αυτόν τον πίνακα, θα πρέπει να έχετε ήδη μια σαφή ιδέα για τα στοιχεία που πρέπει να δώσετε προτεραιότητα και ποια να τα αφήσετε. Ωστόσο, ελέγξτε για τυχόν διένεξη που μπορεί να προκύψει κατά την εκτέλεση κάθε εργασίας με προτεραιότητα. Για να επιλύσετε οποιαδήποτε σύγκρουση, αξιολογήστε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της τοποθέτησης ενός αντικειμένου πάνω από το άλλο. Αναρωτηθείτε ποια συνέπεια είναι πιο επιζήμια και χρησιμοποιήστε αυτήν τη βάση για να αποφασίσετε.
Μην περιμένετε να δημιουργήσετε την πιο αποτελεσματική λίστα κατά τις πρώτες σας προσπάθειες. Η κατοχή της τέχνης των προτεραιοτήτων απαιτεί χρόνο, οπότε πρέπει να είστε υπομονετικοί. Με την πάροδο του χρόνου, θα διαπιστώσετε ότι τα οφέλη μιας ζωής χωρίς ανησυχία αντισταθμίζουν το χρόνο και την πρακτική που ξοδέψατε στη μάθηση.
