Πώς να μάθετε τη διαδικασία διαχείρισης προσφορών;

Οποιαδήποτε εργασία περιλαμβάνει την προμήθεια υλικών, αγαθών ή υπηρεσιών, τις περισσότερες φορές, θα περιλαμβάνει τη διαδικασία διαχείρισης προσφορών. Στο επιχειρηματικό πλαίσιο, το κόστος και οι πόροι δεν είναι ποτέ άπειροι. Ως εκ τούτου, η κατώτατη γραμμή για κάθε επιχείρηση ελέγχει το κόστος προκειμένου να μεγιστοποιήσει τα κέρδη. Εδώ έρχεται η διαχείριση προσφορών! Για μερικές χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία διαχείρισης προσφορών, μην ψάχνετε άλλο!

Λάβετε προσφορές.

Προσκαλέστε πιθανούς προμηθευτές

Υπάρχουν πολλοί προμηθευτές που θα είναι πρόθυμοι να φροντίσουν τις ανάγκες προμηθειών σας, επειδή, με τη σειρά τους, θα ενισχύσουν τις δικές τους επιχειρήσεις. Εάν είναι η πρώτη φορά που προμηθεύεστε υλικά, αγαθά ή υπηρεσίες για την εταιρεία σας, τότε πρέπει να καλέσετε πιθανούς προμηθευτές να υποβάλουν προσφορά για τη σύμβαση προμήθειας του ίδιου. Στη συνέχεια, θα πρέπει να προετοιμάσετε προδιαγραφές για την προσφορά, οι οποίες μπορούν στη συνέχεια να διαφημιστούν, δίνοντας λεπτομέρειες για το πώς οι ενδιαφερόμενοι προμηθευτές μπορούν να υποβάλουν αίτηση για την προσφορά και να παρέχουν τις πιο ανταγωνιστικές προσφορές τους. Μια λέξη στους σοφούς εδώ, οι ανταγωνιστικές προσφορές δεν σημαίνουν απαραίτητα τις χαμηλότερες τιμές. Υπάρχουν διάφοροι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την εξέταση της ανταγωνιστικότητας μιας προσφοράς.

Προετοιμάστε μια λεπτομερή πρόταση προδιαγραφών / απαιτήσεων για προμήθειες.

1. Αναφέρετε λεπτομερώς τις απαιτήσεις για την προμήθεια υλικών, αγαθών ή υπηρεσιών.
2. Για την προετοιμασία της τελικής πρότασης, θα χρειαστεί να λάβετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε από τις πολιτικές προμηθειών της εταιρείας, τις απαιτήσεις μεταξύ τμημάτων και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη.
3. Ποτέ μην προετοιμάζετε μια πρόταση προσφοράς βιαστικά! Παρομοίως, βεβαιωθείτε ότι παρέχετε άφθονο χρόνο σε ενδιαφερόμενους προμηθευτές για να αξιολογήσετε και να παρουσιάσετε την καλύτερη προσφορά τους στην πρόταση προσφοράς σας.
4. Σε όλους τους προμηθευτές πρέπει να παρέχεται το ίδιο υλικό και πληροφορίες, η αποτελεσματικότητα του συστήματος προσφοράς μειώνεται εάν διαφορετικοί προμηθευτές για τα ίδια αγαθά και υπηρεσίες λαμβάνουν προτάσεις που έχουν διαφορετικές απαιτήσεις ή προδιαγραφές.
5. Ενημερώστε τους πλειοδότες για την τελική ημερομηνία λήψης των τελικών προσφορών, κρατήστε εμπιστευτικές τις λεπτομέρειες των μεμονωμένων προσφορών και βεβαιωθείτε ότι κάθε προσφορά που υποβάλλεται υπογράφεται από τον διατάκτη της εταιρείας παροχής.

Αξιολογήστε τις προσφορές που ελήφθησαν

Αξιολογήστε τις προσφορές που ελήφθησαν.

1. Όλες οι προσφορές που λαμβάνονται πρέπει να ελέγχονται διεξοδικά για πληρότητα και συμμόρφωση με τις δηλωμένες προδιαγραφές σας.
2. Κάντε μια πρώτη περικοπή σε αυτό το στάδιο, αφαιρώντας προσφορές που δεν ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις σας ή είναι κακές ή προετοιμασμένες βιαστικά, χωρίς να λάβετε υπόψη όλους τους παράγοντες.
3. Μόλις έχετε μια σύντομη λίστα με άξιες προσφορές, ελέγξτε τις ξανά για να επιλέξετε την πιο ανταγωνιστική προσφορά. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, αυτό δεν σημαίνει την προσφορά με τη χαμηλότερη τιμή. Θα πρέπει επίσης να αναζητήσετε πόσο καινοτόμα ο προμηθευτής προσπαθεί να ανταποκριθεί στις προδιαγραφές σας.
4. Επίσης σημαντικό είναι το γενεαλογικό στοιχείο του επιλεγμένου προμηθευτή - χρόνος στην επιχείρηση, προηγούμενες επιτυχίες στην προμήθεια υλικών, αγαθών ή υπηρεσιών παρόμοιας φύσης κ.ο.κ.
5. Βάλτε την επιλεγμένη τιμή προσφοράς σε προοπτική με τις απαιτήσεις της επιχείρησής σας και το συνολικό κόστος.
6. Πάνω απ 'όλα, διατηρήστε τη διαδικασία διαχείρισης προσφορών δίκαιη, διαφανή και μεθοδική.

Με λίγα λόγια, αυτή είναι η όλη διαδικασία διαχείρισης προσφορών. Οπλισμένοι με αυτές τις οδηγίες, θα διαπιστώσετε ότι οι προκλήσεις προμηθειών σας γίνονται πολύ εύκολο να ξεπεραστούν.