Πώς να προετοιμαστείτε για τον έλεγχο της εργασίας σας;

Είναι υποχρεωμένο από το ασφαλιστήριο συμβόλαιο αποζημίωσης εργαζομένων της εταιρείας σας να υποβάλλετε σε έλεγχο εργασίας όταν σας ζητηθεί. Κατά τη λήξη του ασφαλιστηρίου συμβολαίου αποζημίωσης των εργαζομένων, θα σας αποσταλεί ένα αίτημα ελέγχου για να προσδιορίσετε εάν εξακολουθούν να υπάρχουν ασφάλιστρα που πρέπει να πληρωθούν ή υπάρχει κάποια πίστωση που οφείλεται σε εσάς λόγω ορισμένων αλλαγών στον κώδικα εργασίας. Υπάρχουν βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε όταν προετοιμάζεστε για έλεγχο εργασίας. Ένα πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι πρέπει να δίνετε στους ελεγκτές μόνο τα έγγραφα και τα αρχεία που ζητούν, τίποτα περισσότερο.

1. Αναθέστε σε κάποιον που είναι πολύ γνώστης σχετικά με τους υπαλλήλους σας, τις περιγραφές της εργασίας και τους μισθούς του να είναι το μόνο πρόσωπο επαφής του ελεγκτή αποζημιώσεων του εργαζομένου για την αποφυγή εσφαλμένης επικοινωνίας.
2. Εάν ο ασφαλιστής έχει επιτρέψει τον διαχωρισμό μισθοδοσίας, βεβαιωθείτε ότι έχετε ακολουθήσει αυστηρά τις οδηγίες για το διαχωρισμό μισθοδοσίας. Αυτό μπορεί να σας δώσει πολλές εξοικονομήσεις όταν μπορείτε να ταξινομήσετε τον μεμονωμένο υπάλληλο σε διαφορετικούς κωδικούς αποζημίωσης εργαζομένου, με βάση την εργασία που εκτελούν. Ο διαχωρισμός μισθοδοσίας είναι πιο συνηθισμένος στον κατασκευαστικό κλάδο όπου ένας μεμονωμένος εργαζόμενος μπορεί να εκτελέσει διαφορετικές εργασίες.
3. Ετοιμάστε τα αρχεία των υπαλλήλων σας, τα αρχεία μισθοδοσίας σας, τα πιστοποιητικά ασφάλισης, τα αρχεία εκταμιεύσεων μετρητών. Θα πρέπει επίσης να έχετε στη διάθεσή σας ομοσπονδιακές φορολογικές εκθέσεις για την περίοδο που καλύπτεται από την ασφάλιση αποζημίωσης του εργαζομένου. Προετοιμάστε μια ολοκληρωμένη περιγραφή της επιχείρησής σας που είναι πιθανό να ζητηθεί.
4. Όταν κάνετε τα αρχεία μισθοδοσίας, διαχωρίστε το ποσό των υπερωριών από τον κανονικό μισθό. Διαχωρίστε και συνοψίστε τις με βάση τις ταξινομήσεις εργασίας για κάθε εργαζόμενο. Οι υπερωρίες δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στη βασική αμοιβή των υπαλλήλων σας. Εάν κάνατε το λάθος να το συμπεριλάβετε στη βασική τους αμοιβή, αυτό θα αυξήσει το κόστος του ασφαλίστρου σας.

   

5. Βεβαιωθείτε ότι τα πιστοποιητικά ασφάλισης είναι όλα ενημερωμένα. Όλοι οι υπεργολάβοι που έχετε χρησιμοποιήσει κατά την περίοδο συμβολαίου εργασίας θα πρέπει να έχουν και τη δική τους ασφάλιση εργασίας. Τα πιστοποιητικά ασφάλισης πρέπει να αναφέρουν σαφώς ότι υπάρχει κάλυψη αποζημίωσης του εργαζομένου και ότι η κάλυψη είναι κατά την περίοδο που ο υπεργολάβος εργάστηκε για την εταιρεία σας.
6. Τα αρχεία των εργαζομένων πρέπει να αναφέρουν όλα τα καθήκοντα και τις ευθύνες κάθε υπαλλήλου, τον συνολικό αριθμό των υπαλλήλων που έχετε στη μισθοδοσία σας και τον συνολικό αριθμό εβδομάδων και των ωρών που εργάστηκαν για το έτος.
7. Οι εκταμιεύσεις μετρητών πρέπει να περιλαμβάνουν το ποσό που πληρώσατε για την περιστασιακή εργασία, τους υπεργολάβους καθώς και το κόστος των υλικών.
8. Προβλέψτε όλες τις ερωτήσεις που θα υποβάλει ένας ελεγκτής. Ελέγξτε τον έλεγχο εργασίας του προηγούμενου έτους για αναφορά. Θα πρέπει να είστε σε θέση να ξεπεράσετε τα πράγματα για να λάβετε το μέγιστο όφελος από τον έλεγχο. Εάν δεν μπορείτε να δώσετε απαντήσεις στις ερωτήσεις ενός ελεγκτή και να παρουσιάσετε αποδείξεις, ο ελεγκτής θα επιλέξει τους υψηλότερους κωδικούς που θα είναι πολύ επωφελείς για την ασφαλιστική εταιρεία.
9. Διαχωρίστε τους μόνιμους υπαλλήλους από τους ανεξάρτητους εργολάβους και προσλάβετε έκτακτο προσωπικό. Το έκτακτο προσωπικό καλύπτεται από την ασφάλιση αποζημίωσης του εργαζομένου του οργανισμού προσωπικού τους και όχι από τη δική σας. Οι ανεξάρτητοι εργολάβοι θα πρέπει να σας αποδείξουν ότι καλύπτονται από την ασφάλιση αποζημίωσης του δικού τους εργαζομένου, διαφορετικά θα τοποθετηθούν κάτω από τη μισθοδοσία σας και το ασφάλιστρο θα αυξηθεί.

Προσπαθήστε να είστε όσο το δυνατόν ακριβέστεροι στο αρχείο σας. Οι λεπτομέρειες είναι πολύ σημαντικές και μπορούν να κάνουν τη διαφορά όσον αφορά την αποζημίωση του εργαζομένου. Ελέγξτε όλους τους κωδικούς comp εργασίας που αναφέρονται στην πολιτική comp εργασίας σας και διατηρήστε ότι αυτοί ισχύουν για τον τύπο εργασίας που κάνουν οι υπάλληλοί σας.