Έχετε παρακολουθήσει ποτέ μια συνάντηση που αντί να επιλύσετε κάτι δεν έχει επιλύσει τίποτα; Ακόμη χειρότερα, ορισμένες από αυτές τις συναντήσεις προσθέτουν περισσότερα ζητήματα προς επίλυση. Το πρόβλημα με αυτές τις συναντήσεις είναι η προετοιμασία. Ίσως κάποιος κάλεσε μια συνάντηση χωρίς καν να χρειάζεται να έχει μια συνάντηση. Ή ίσως κάποιος να οργανώσει μια σύσκεψη για να ολοκληρωθεί μέσα σε μια συγκεκριμένη ώρα, αλλά τελείωσε πολύ πέρα από τον καθορισμένο χρόνο.
Ποτέ μην κάνετε τα ίδια λάθη ξανά ακολουθώντας αυτές τις απλές συμβουλές προετοιμασίας συσκέψεων:
Σχέδιο
Βεβαιωθείτε ότι αξίζει να έχετε μια συνάντηση. Γιατί σκοπεύετε να ζητήσετε μια συνάντηση, ούτως ή άλλως; Είναι κάτι για το οποίο όλοι πρέπει να ενημερώνονται; Εάν ναι, τότε ίσως ένα ενημερωτικό δελτίο είναι καλύτερο από το να έχεις μια συνάντηση. Αλλά εάν πρέπει να μιλήσετε με τους ανθρώπους και να πάρετε τη γνώμη τους, τότε σίγουρα πρέπει να είναι σε μια συνάντηση.
Προετοιμάστε την ειδοποίηση. Ενημερώστε όλους για τη συνάντηση. Μπορεί να γίνει μέσω ανάρτησης, email, SMS ή επιστολής. Βεβαιωθείτε ότι θα συμπεριλάβετε τον τόπο, την ημερομηνία, την ώρα και την ημερήσια διάταξη της συνάντησης. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι όσοι πρέπει να παρευρεθούν στη συνάντηση θα είναι προετοιμασμένοι. Οι άνθρωποι μπορεί να έχουν κάποια ζητήματα σχετικά με την ατζέντα σας ή μπορεί να έχουν κάποιες προτάσεις ή ιδέες.
Προετοιμάστε τα υλικά σας. Προχωρήστε στην ημερήσια διάταξη της συνάντησης. Εάν κάποια ατζέντα χρειάζεται υλικό, προετοιμάστε καλύτερα αυτά. Ίσως θέλετε να εισαγάγετε ένα νέο gadget ή ένα νέο μηχάνημα. Ίσως θα προτείνετε ένα νέο επιχειρηματικό σχέδιο και, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι έχετε μια εικόνα αυτού του σχεδίου.
Προηγούμενες συναντήσεις
Βεβαιωθείτε ότι θα συμπεριλάβετε τον τόπο, την ημερομηνία, την ώρα και την ημερήσια διάταξη της συνάντησης.
Τακτοποιήστε την ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης. Έχετε την ημερήσια διάταξη της σύσκεψης με λογική σειρά. Μπορεί να θέλετε να τα παραγγείλετε ανάλογα με τη σημασία ή τον επείγοντα χαρακτήρα. Μπορεί επίσης να θέλετε να τα παραγγείλετε ανάλογα με τη συνάφειά τους με τις προηγούμενες συναντήσεις σας.
Εκχώρηση εργασιών. Ποια είναι τα πράγματα που πρέπει να γίνουν κατά τη διάρκεια της συνάντησης; Κάποιος πρέπει να πάρει λεπτά, να φροντίσει την παρουσίαση, να κανονίσει τον χώρο, να μαγειρέψει και να σερβίρει φαγητό και να προετοιμάσει τα πολυμέσα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αναθέσει αυτές τις εργασίες και συνεχίστε να ενημερώνετε αυτά τα άτομα για να ελέγξετε εάν είναι έτοιμα ή εάν υπάρχει κάτι που χρειάζεται βοήθεια.
Πρακτική. Εάν αναλάβετε την ευθύνη της συνάντησης, τότε θα πρέπει να εξασκηθείτε στον τρόπο χειρισμού της, ειδικά εάν δεν έχετε χειριστεί μια συνάντηση στο παρελθόν. Ως κάποιος που θα χειριστεί τη συνάντηση, έχετε πολλές ευθύνες και καθήκοντα. Αλλά το πιο σημαντικό είναι να διατηρηθεί η συνάντηση σε καλή κατάσταση. Πρέπει να ξέρετε πώς να κάνετε τους ανθρώπους να ακούνε ενώ κάποιος μιλά. Πρέπει επίσης να ξέρετε πώς να διατηρήσετε την παραγγελία της σύσκεψης.
Ενημερωμένες ώρες
Υπενθύμιση. Δεν θέλετε οι άνθρωποι να μην παρευρεθούν στη συνάντησή σας μόνο και μόνο επειδή το έχουν ξεχάσει. Μια ημέρα πριν από τη σύσκεψη, βεβαιωθείτε ότι θα ενημερώσετε όλους σχετικά με τη συνάντηση. Αυτοί οι υπεύθυνοι για ορισμένες εργασίες θα πρέπει να ενημερώνονται ώρες πριν από τη συνάντηση ή κατά την προετοιμασία για αυτήν.
Η προετοιμασία είναι το κλειδί για μια επιτυχημένη συνάντηση. Μην ξεχάσετε να ξεκινήσετε και να τελειώσετε στην ώρα. Οι άνθρωποι στη συνάντηση έχουν τα άλλα πράγματα να κάνουν. Κάθε λεπτό μετράει και θα πρέπει να είστε διακριτικοί για αυτό. Θα κερδίσετε σεβασμό διατηρώντας τα λόγια σας.
