Πώς να δημιουργήσετε ένα σύστημα διαχείρισης γνώσης;

Η ιδέα ενός συστήματος διαχείρισης γνώσης υπάρχει εδώ και πολύ καιρό. Οι ειδικοί της τεχνολογίας των πληροφοριών ανακάλυψαν εδώ και πολύ καιρό έναν τρόπο συστηματοποίησης της γνώσης μέσω της χρήσης υπολογιστών και προγραμμάτων που θα το κάνουν προσβάσιμο σε όποιον χρειάζεται τις πληροφορίες. Ένα παράδειγμα ενός συστήματος προϊόντων βάσης δεδομένων γνώσεων είναι εκείνο όπου οι προσωπικές γνώσεις και πληροφορίες από τους υπαλλήλους και τους ειδικούς της εταιρείας εισάγονται σε έναν υπολογιστή. Στη συνέχεια, ο υπολογιστής θα ταξινομήσει και θα τακτοποιήσει τις πληροφορίες κατά τέτοιο τρόπο ώστε οι γνώσεις να είναι εύκολα προσβάσιμες σε άλλα άτομα της εταιρείας που μπορεί να χρειάζονται τις πληροφορίες και που μπορεί να χρειαστεί να τις μεταδώσουν περαιτέρω στους πελάτες. Αυτοί οι τρόποι μεταφοράς γνώσης είναι ιδιαίτερα χρήσιμα όταν πρόκειται για τηλεφωνικά κέντρα και την υποστήριξη πελατών που παρέχουν πολλοί κατασκευαστές. Εδώ είναι οι τρόποι για να δημιουργήσετε ένα σύστημα διαχείρισης γνώσεων.

1. Αγοράστε το λογισμικό και την υποδομή υπολογιστών. Αποκτήστε το κατάλληλο λογισμικό και υποδομή υπολογιστή. Αυτά μπορεί να είναι απλά ή περίπλοκα, ανάλογα με την εταιρεία σας. Εάν η εταιρεία σας είναι συνδεδεμένη με μια υπηρεσία τηλεφωνικού κέντρου, ίσως χρειαστεί να έχετε ένα σύστημα γνώσεων που συνδέεται με άλλες πολιτείες ή ακόμη και χώρες όπου βρίσκεται το τηλεφωνικό κέντρο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ωστόσο, το μόνο που θα χρειαστείτε είναι ένας μητρικός υπολογιστής όπου αποθηκεύονται οι πληροφορίες και ένας μηχανισμός δικτύωσης για τη σύνδεση αυτού του διακομιστή με τους άλλους υπολογιστές της εταιρείας. Λάβετε υπόψη, ωστόσο, ότι ο τύπος λογισμικού που χρησιμοποιείτε θα καθορίσει επίσης εάν θα είναι χρήσιμη η περιπέτεια γνώσης που θέλετε να αναλάβετε με αυτά τα συστήματα. Ορισμένα λογισμικά είναι πολύ περίπλοκα για να είναι παραγωγικά. Χρησιμοποιήστε αυτές που έχουν εύχρηστες και εύχρηστες διεπαφές.
2. Λάβετε συνδρομή. Εάν δεν θέλετε να ξοδέψετε πάρα πολλά χρήματα για το λογισμικό και τα μέρη του υπολογιστή που θα περιλαμβάνουν την υποδομή του συστήματος γνώσης, μπορείτε επίσης να εγγραφείτε σε μια υπηρεσία διαχείρισης γνώσης επί πληρωμή. Αυτά θα σας επιτρέψουν να έχετε πρόσβαση στα συστήματά τους μέσω του διαδικτύου και να δημιουργήσετε το δικό σας σύστημα εκεί. Αυτά είναι συνήθως φθηνότερα και μπορούν να σας προσφέρουν το ίδιο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα με ένα σύστημα με το δικό του λογισμικό και υποδομή. Εκτός από αυτό, αυτές οι συνδρομές είναι εύκολες στο δίκτυο - είναι προσβάσιμες μέσω οποιουδήποτε τερματικού υπολογιστή που έχει πρόσβαση στο Διαδίκτυο.

   

3. Ρύθμιση της βάσης δεδομένων. Μόλις το σύστημα είναι στη θέση του, το επόμενο είναι η δημιουργία της βάσης δεδομένων γνώσεων. Αυτό γίνεται κωδικοποιώντας τις σχετικές και απαραίτητες πληροφορίες που χρειάζονται η εταιρεία σας. Βεβαιωθείτε, ωστόσο, ότι όλες οι πληροφορίες που εισάγετε είναι εύκολα κατανοητές, ώστε οι απλοί άνθρωποι - συμπεριλαμβανομένων των νέων υπαλλήλων σας - να μπορούν να χρησιμοποιούν εύκολα τις πληροφορίες. Ζητήστε από τους ειδικούς της εταιρείας σας να δημιουργήσουν εγχειρίδια και οδηγίες στις οποίες βασίζεται η εταιρεία. Αυτές πρέπει να περιλαμβάνουν τις ερωτήσεις που τίθενται συχνά για το προϊόν ή την υπηρεσία σας, καθώς και οδηγούς αντιμετώπισης προβλημάτων για να βοηθήσουν τους εκπροσώπους της εξυπηρέτησης πελατών.
4. Εκπαίδευση. Τέλος, το τελευταίο βήμα που πρέπει να κάνετε είναι να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σας σχετικά με τους τρόπους χρήσης αυτού του συγκεκριμένου συστήματος αναπαραγωγής γνώσεων. Πρέπει να γνωρίζουν τις ταξινομήσεις και τις κατηγορίες που εργάζονται στη βάση δεδομένων και πρέπει να είναι σε θέση να εξαγάγουν τον τύπο πληροφοριών που χρειάζονται χρησιμοποιώντας το σύστημα. Και πάλι, με μια εύχρηστη διεπαφή, αυτό είναι εύκολο να εκτελεστεί.

Περισσότερο από μια απλή μόδα, ένα σύστημα διαχείρισης γνώσεων που έχει ρυθμιστεί σωστά μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας καθώς και του επιπέδου δεξιοτήτων των υπαλλήλων σας. Θεωρήστε το αυτό ως μια καλή επιχειρηματική επένδυση που θα σας βοηθήσει να παρέχετε την εξυπηρέτηση πελατών και την εξυπηρέτηση πελατών που κάνει τους πελάτες πιστούς.