Είναι φυσικό ότι ένας επίτροπος θα περίμενε μια καλή δουλειά και τον συγκεκριμένο αναμενόμενο χρόνο.
Υπάρχουν δύο βασικοί παράγοντες για τη σύνταξη μιας σύμβασης προσφοράς. Κάποιος είναι να μπορεί ο Επίτροπος για τη δουλειά να γνωρίζει ακριβώς πώς σκοπεύετε να απαντήσετε στις απαιτήσεις τους και πώς παίρνουν καλή αξία για τα χρήματά τους. και να σας ζητήσουν να κάνετε τη δουλειά για αυτούς. Η προσφορά σας πρέπει να περιέχει λεπτομερώς όλα όσα προσφέρετε και θα πρέπει να παρουσιάζει μια ακριβή περιγραφή του τι είναι ο οργανισμός σας. Πρέπει να δηλώνει με σαφήνεια ποια δουλειά θα κάνετε και τι αναμένετε να πληρώσετε για αυτήν. Είναι φυσικό ότι ένας επίτροπος θα περίμενε μια καλή δουλειά και τον συγκεκριμένο αναμενόμενο χρόνο. Με μια προσφορά, μπορείτε να βοηθήσετε τον Επίτροπο να αποφασίσει εάν είστε ή όχι στο σωστό οργανισμό για τη δουλειά. Για να γράψετε μια επιτυχημένη προσφορά χρειάζεται προσεκτικός σχεδιασμός και προετοιμασία. Αναμένεται να πληροίτε συγκεκριμένα ελάχιστα πρότυπα. Σε αντίθετη περίπτωση, ενδέχεται να αυξηθεί ο κίνδυνος να μην διαβαστεί ή να ληφθεί υπόψη η προσφορά σας. Ακολουθούν οι οδηγίες που πρέπει να ακολουθήσετε κατά τη σύνταξη μιας προσφοράς για μια σύμβαση.
Συμμορφωθείτε με τα αναμενόμενα πρότυπα από εσάς. Είναι σημαντικό η προσφορά σας να πληροί τους αναμενόμενους όρους. Αυτό περιλαμβάνει την κατανόηση και την ικανότητα ανταπόκρισης σε όλα όσα απαιτούνται και όπως προαναφέρθηκε, προσφέροντας αξία για τα χρήματα που ξοδεύτηκαν. Πρέπει επίσης να είστε σε θέση να δώσετε μια λεπτομερή εξήγηση για το πώς σκοπεύετε να εκτελέσετε την εργασία, να ακολουθήσετε τις οδηγίες και να τηρήσετε τις προθεσμίες. Πρέπει επίσης να διατηρήσετε μια επαγγελματική και θετική προσέγγιση.
Οργανώστε τη σειρά και τη δομή της προσφοράς σας. Η δομή της προσφοράς σας πρέπει να είναι σε θέση να μεταφέρει την προσφορά σας όσο πιο ξεκάθαρα γίνεται. Θα μπορούσατε να συνδέσετε ορισμένα σημεία και ενότητες μεταξύ τους, φροντίζοντας να μην μεταβείτε από το ένα κομμάτι των πληροφοριών σε ένα άλλο, ή να συγχωνεύσετε κομμάτια δεδομένων. Αυτό θα μπορούσε να αποδειχθεί πολύ συγκεχυμένο για τον Επίτροπο που μπορεί τελικά να σταματήσει να κατανοεί τι έχετε γράψει. Η κατανομή της προσφοράς σας σε ενότητες και η χρήση εικόνων και άλλων διαγραμμάτων μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να την κάνετε πιο αποτελεσματική. Ωστόσο, φροντίστε να μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά αυτές τις εικόνες, καθώς θα μπορούσαν επίσης να προκαλέσουν σύγχυση. Θα μπορούσατε επίσης να συμπεριλάβετε μια εκτελεστική περίληψη που γράφτηκε στο τελευταίο μέρος της προσφοράς σας, ανακεφαλαιώνοντας την πρότασή σας και άλλα βασικά σημεία στην οποία ίσως θέλετε να δώσετε έμφαση.
Πρέπει να δηλώνει με σαφήνεια ποια δουλειά θα κάνετε και τι αναμένετε να πληρώσετε για αυτήν.
Δώστε αποδείξεις και παραδείγματα. Είναι απαραίτητο να είστε σε θέση να παράσχετε ορισμένα αποδεικτικά στοιχεία και άλλα παραδείγματα για να ενισχύσετε τις δηλώσεις και τις υποσχέσεις που υποβάλλετε στην προσφορά σας. Το να αφήνεις ορισμένα πράγματα στη φαντασία του Επιτρόπου δεν είναι καλή ιδέα. Αυτά τα παραδείγματα πρέπει να είναι σχετικά με το σημείο που προσπαθείτε να κάνετε. Η εξήγηση λεπτομερώς πώς σκοπεύετε να πληροίτε όλες τις προϋποθέσεις που έχετε θέσει να πληροίτε θα ήταν επίσης καλή για την προσφορά σας.
Θα σας δοθούν οδηγίες σχετικά με τον τρόπο υποβολής της προσφοράς σας και είναι σημαντικό να τις ακολουθήσετε. Αυτές οι οδηγίες θα σας ενημερώσουν σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να καθοριστεί η προσφορά σας, να δώσετε συγκεκριμένους πόντους στους οποίους θα πρέπει να αντιμετωπίσετε και να γνωρίζετε την ημερομηνία και τον τόπο υποβολής. Βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνεστε με αυτούς στην επιστολή, έτσι ώστε η προσφορά σας να έχει περισσότερες πιθανότητες ανάγνωσης και εξέτασης.
