Εθιμοτυπία και τρόποι συνάντησης σωστής επιχείρησης

Η εθιμοτυπία των επαγγελματικών συναντήσεων είναι βασικά καλή λογική, αλλά μια πρακτική που χρειάζεται λίγη πρακτική.

Σίγουρα, όλοι μπορούμε να προσδιορίσουμε τι δεν πρέπει να κάνουμε όταν σχεδιάζουμε ή / και παρακολουθούμε μια συνάντηση, αλλά συχνά αυτό που πραγματικά χρειαζόμαστε είναι ένα σύνολο οδηγιών ή κανόνων δεοντολογίας για το πώς να το κάνουμε με επιτυχία. Ακολουθούν μερικές συμβουλές επιχειρηματικής δεοντολογίας για βοήθεια.

Παρακολούθηση συνάντησης:

1. Να είναι στην ώρα τους. Πάντα να φτάνετε λίγα λεπτά πριν από τη σύσκεψη να ξεκινήσει. Αυτό δείχνει σεβασμό για το άτομο που σχεδιάζει τη συνάντηση και δείχνει ότι είστε οργανωμένοι.
2. Να είστε προετοιμασμένοι. Πριν από τη συνάντηση, φροντίστε να διαβάσετε οποιοδήποτε σχετικό υλικό ή να αναθεωρήσετε τις πολιτικές και τις διαδικασίες που θα αντιμετωπιστούν. Θα είστε πολύ καλύτερα σε θέση να παράσχετε πολύτιμη συμβολή.
3. Φέρτε ένα σημειωματάριο και ένα στυλό. Είναι σωστοί τρόποι να δώσετε στον ομιλητή την αμέριστη προσοχή σας. Ακόμα κι αν δεν λάβετε καμία σημείωση, αυτό θα δείξει ότι ενδιαφέρεστε για την ημερήσια διάταξη και ενδιαφέρεστε για τον ρόλο σας στη συνάντηση.
4. Συμμετέχω. Όταν ο πρόεδρος ζητά σχόλια και πιστεύετε ότι έχετε κάτι να συνεισφέρετε, φροντίστε να το κάνετε. Κάντε επίσης ερωτήσεις.
5. Να είστε ευγενικοί και προσεκτικοί. Ποτέ μην συμμετέχετε σε μια συνομιλία σε μια συνάντηση και να είστε ευγενικοί με το άτομο που έχει τον λόγο. Ακούστε τι λέγεται και αντισταθείτε στην επιθυμία να συζητήσετε με κανέναν.
6. Συμπεριφέρετε τον εαυτό σας επαγγελματικά. Οι συναντήσεις είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ενημερώσετε τους ανθρώπους ότι είστε σοβαροί και έχετε κάτι να προσφέρετε. Εάν εμφανίσετε σωστή εθιμοτυπία και τρόπους, αυτό το μήνυμα θα σταλεί. Χρησιμοποιήστε αυτήν την ευκαιρία για να δείξετε τις γνώσεις και την κατανόησή σας.
7. Ευχαριστώ τον πρόεδρο. Είναι τόσο μικρό πράγμα, αλλά ευχαριστώντας το άτομο που διοργάνωσε τη συνάντηση δεν είναι μόνο καλή εθιμοτυπία, αλλά και ένα σημάδι σεβασμού.

Εκτέλεση συνάντησης:

1. Προγραμματίστε μπροστά. Εάν είστε υπεύθυνοι για την πρόσκληση σε σύσκεψη, προγραμματίστε το πρόγραμμα προτού στείλετε την ειδοποίηση. Βεβαιωθείτε ότι προσκαλούνται όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη.
2. Ορίστε μια σαφή ατζέντα. Στην πρόσκληση σε σύσκεψη, αναφέρετε με σαφήνεια την ημερήσια διάταξη. Καταγράψτε τα στοιχεία δράσης και ζητήστε να συμμετάσχουν οι συμμετέχοντες για την αντιμετώπιση αυτών των ζητημάτων. Επισύναψη σχετικής τεκμηρίωσης για έλεγχο και εισαγωγή αιτήματος.
3. Ορίστε ένα χρονικό όριο. Στο σημερινό επιχειρηματικό περιβάλλον, όλοι είναι απασχολημένοι. Ορίζοντας ένα σαφές χρονικό όριο, δείχνετε ότι σέβεστε την ανάγκη των συναδέλφων σας για τη διαχείριση του χρόνου καθώς και τη δική σας.
4. Φόρεμα επαγγελματικά. Θέλετε να λαμβάνετε σοβαρά υπόψη και η εμφάνιση είναι σημαντική. Ακόμα κι αν είναι « απλή Παρασκευή », φορέστε κατάλληλα επαγγελματικά ρούχα.
5. Ενθαρρύνετε την ακρίβεια. Ποτέ μην αργείτε στη δική σας συνάντηση! Ορίστε ένα παράδειγμα και σχεδιάστε να είστε στην αίθουσα λίγα λεπτά πριν από την ώρα έναρξης.
6. Διαχειριστείτε τη συνάντηση. Παραμείνετε στην ημερήσια διάταξη και παρακολουθήστε την ώρα. Αποθαρρύνετε ευγενικά την αλληλεπίδραση και βεβαιωθείτε ότι κάθε άτομο έχει την ευκαιρία να μιλήσει. Προχωρήστε στην ημερήσια διάταξη, αλλά όχι τόσο γρήγορα ώστε να χάσετε βασικά σημεία. Εάν η συνάντηση είναι εκτός θέματος, υπενθυμίστε στην ομάδα της ημερήσιας διάταξης και προτείνετε να αντιμετωπιστούν άσχετα θέματα σε άλλη στιγμή.
7. Αποφύγετε να ασχολείστε με μικροδιαφορές ή επιχειρήματα. Παραμείνετε ήρεμοι και διπλωματικοί, ανεξάρτητα από το πόσο θερμαίνεται η συζήτηση. Αυτό απεικονίζει τους καλούς τρόπους σας στην ομάδα.
8. Συνοψίζω. Στο τέλος της συνάντησης, συνοψίστε τα στοιχεία δράσης και, εάν είναι απαραίτητο, ζητήστε άλλη σύσκεψη.
9. Παρακολούθηση. Μόλις τελειώσει η συνάντηση, παρακολουθήστε όλους τους παρευρισκόμενους. Στείλτε μια λίστα με στοιχεία ενεργειών, λύσεις και ζητήματα που παραμένουν ανοιχτά. Σας ευχαριστούμε που αφιερώσατε χρόνο για να παρακολουθήσετε και ζητήστε σχόλια

Τώρα είστε στο δρόμο! Εξετάστε το ενδεχόμενο να παρακολουθήσετε μερικά διαδικτυακά μαθήματα στην επιχείρηση για να μάθετε άλλες εξαιρετικές συμβουλές.