Ένας βοηθός γραφείου μπορεί να είναι βοηθός διαχείρισης ή να εργάζεται ως προσωπικό υποστήριξης για να βοηθήσει διοικητικούς βοηθούς, γραμματείς και εκτελεστικούς βοηθούς.
Ένας βοηθός γραφείου μπορεί να είναι βοηθός διαχείρισης ή να εργάζεται ως προσωπικό υποστήριξης για να βοηθήσει διοικητικούς βοηθούς, γραμματείς και εκτελεστικούς βοηθούς. Ένας βοηθός γραφείου αναμένεται να εκτελέσει πολλές εργασίες σε ένα περιβάλλον γραφείου και θα απαιτήσει να έχετε κάποιες βασικές δεξιότητες γραφείου για την εκτέλεση της εργασίας. Αυτές οι θέσεις εργασίας υπάγονται στο διοικητικό τμήμα ή τμήμα ενός γραφείου και έχουν δύο υποκατηγορίες, μια κατηγορία κατώτερης και μια ανώτερη κατηγορία.
Ορισμένες από τις εργασίες που θα απαιτηθούν από ένα επίπεδο εισόδου ή από έναν βοηθό κατώτερου γραφείου μπορεί να περιλαμβάνουν την ακόλουθη ταξινόμηση και αρχειοθέτηση εγγράφων, την απάντηση στο τηλέφωνο και τη λήψη μηνυμάτων, τη χρήση μιας εφαρμογής επεξεργασίας κειμένου για την πληκτρολόγηση εγγράφων και γραμμάτων και την εισαγωγή δεδομένων, την εκτέλεση θελήματα και να λειτουργήσει κάποιο εξοπλισμό γραφείου, όπως μια συσκευή φαξ και φωτοτυπικό. Μπορεί επίσης να σας ζητηθεί να κάνετε κάποια γραφική εργασία για το λογιστικό τμήμα που θα απαιτήσει να έχετε γνώση υπολογιστικών φύλλων και βάσεων δεδομένων ή να παρέχετε βοηθό σε άλλα μέλη του τμήματος. Άλλοι μπορεί να απαιτείται να δημοσιεύουν και να διανέμουν αλληλογραφία, να κάνουν ταξιδιωτικές ρυθμίσεις και να υπαγορεύουν και να μεταγράφουν σημειώσεις.
Ένας προχωρημένος βοηθός γραφείου ή ένας ανώτερος βοηθός γραφείου μπορεί να υποστηρίξει άμεσα στελέχη της εταιρείας και μπορεί να αφεθεί να διαχειριστεί το γραφείο και να εποπτεύει άλλους υπαλλήλους. Αυτοί οι τύποι βοηθών γραφείου κερδίζουν τον τίτλο του διοικητικού ή εκτελεστικού βοηθού. Άλλες εταιρείες τις αποκαλούν διευθυντές γραφείου.
Ως βοηθός γραφείου, η εργασία σας μπορεί να διαφέρει από μέρα σε μέρα και μπορεί να ανατεθείτε στα διάφορα τμήματα της εταιρείας όταν χρειάζονται επιπλέον βοήθεια. Καθώς θα πρέπει να γνωρίζετε και να εκτελείτε διαφορετικά καθήκοντα για διαφορετικά άτομα και τμήματα, θα έχει μεγάλα μερίσματα εάν έχετε περισσότερες από μέσες δεξιότητες υπολογιστών και εκπαιδευτικό επίτευγμα. Μπορείτε είτε να πάρετε ένα προπτυχιακό μάθημα από ένα κοινοτικό κολέγιο ή να έχετε ολοκληρώσει ένα πρόγραμμα πιστοποιητικών από μια επαγγελματική ή εμπορική σχολή για να δικαιούστε βοηθό γραφείου.
Οι κύριες δεξιότητες που πρέπει να έχει ένας βοηθός γραφείου είναι οι δεξιότητες ανθρώπων, η οργάνωση, η καλή συμπεριφορά του τηλεφώνου και η ικανότητα να πληκτρολογείτε με ακρίβεια και γρήγορα. Θα έπρεπε να έχετε επιδείξει ικανότητες να χειρίζεστε βασικό εξοπλισμό γραφείου και τις απαιτούμενες δεξιότητες για τη χρήση κοινών προγραμμάτων λογισμικού γραφείου.
Αυτοί οι τύποι βοηθών γραφείου κερδίζουν τον τίτλο του διοικητικού ή εκτελεστικού βοηθού.
Οι βοηθοί γραφείου υψηλότερου επιπέδου που εργάζονται άμεσα με επαγγελματικά στελέχη είναι πιο έμπειροι και μπορούν να χειριστούν τα καθήκοντα που θα βοηθήσουν το στέλεχος να επικεντρωθεί στις πραγματικές τους λειτουργίες και όχι να επιβαρύνεται με το έργο της διαχείρισης του γραφείου σε καθημερινή βάση. Αυτοί οι εκτελεστικοί και διοικητικοί βοηθοί έχουν περισσότερες γνώσεις για εφαρμογές λογισμικού γραφείου και είναι σύνδεσμοι μεταξύ των άμεσων στελεχών τους και των πελατών. Μπορούν να έχουν την εξουσία να προσλαμβάνουν και να πυροβολούν βοηθούς γραφείων που μπορούν να τους βοηθήσουν στην εργασία τους ενώ υπηρετούν τα στελέχη τους.
Με βάση τα ενδιαφέροντα και τα προσόντα σας, μπορείτε να είστε βοηθός σε νομικό γραφείο, ιατρικό γραφείο, τεχνικό γραφείο ή εκπαιδευτικό γραφείο. Με τη σωστή πιστοποίηση και πιστοποίηση μπορείτε επίσης να εργαστείτε ως βοηθός γραφείου σε κυβερνητικό γραφείο.
Οι βιομηχανίες χονδρικού εμπορίου και λιανικής, μεταποίησης και μεταφοράς απαιτούν πάντα βοηθούς γραφείου Υπάρχουν επίσης θέσεις βοηθού γραφείου στον κλάδο των κατασκευών και των επικοινωνιών.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε τις σωστές δεξιότητες και εκπαιδευτικό υπόβαθρο όταν θέλετε να είστε βοηθός γραφείου. Η αμοιβή είναι καλή και οι ώρες εργασίας είναι κανονικές. Παίρνετε τα κανονικά προνόμια που λαμβάνει ένας μισθωτός υπάλληλος αποκτώντας περισσότερες γνώσεις που μπορούν να οδηγήσουν σε προαγωγή ή νέα εργασία.
