Πώς να δημιουργήσετε ένα εγχειρίδιο πολιτικών και διαδικασιών;

Είτε πρόκειται για επιχειρήσεις, γραφεία, εταιρείες ή οργανισμούς, το εγχειρίδιο πολιτικών και διαδικασιών είναι πολύ σημαντικό, καθώς θα καθορίσει πώς εκτελούνται διάφορες εργασίες, ποιοι άνθρωποι θα επιβλέπουν τα καθήκοντα και ποια πρωτόκολλα πρέπει να ακολουθούνται κατά την εκτέλεση των καθηκόντων. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας εγχειρίδιο πολιτικών και διαδικασιών για την εταιρεία, το γραφείο ή τον οργανισμό σας.

1. Οργανωτικό περίγραμμα. Ξεκινήστε καθορίζοντας το περίγραμμα του οργανισμού. Προσδιορίστε τα κύρια καθήκοντα και τις λειτουργίες που πρέπει να εκτελέσει η εταιρεία ή ο οργανισμός. Συνήθως, πρέπει να υπάρχει ένα τμήμα οικονομικών, ένα τμήμα διαφήμισης, ένα τμήμα παραγωγής, κ.λπ. Εάν έχετε μια μικρότερη εταιρεία, μπορείτε να επιλέξετε να μην έχετε ξεχωριστά τμήματα, αλλά απλώς να ορίσετε ένα ή δύο άτομα για κάθε κρίσιμη εργασία για τον οργανισμό. Εάν χρησιμοποιείτε το μοντέλο τμήματος, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια εκτελεστική επιτροπή που θα αποτελείται από τους επικεφαλής των διαφόρων τμημάτων. Εάν ο οργανισμός είναι μικρότερος, μπορείτε να επιλέξετε απλώς να ορίσετε τρία έως τέσσερα άτομα για την επίβλεψη ολόκληρου του οργανισμού.
2. Κεφάλια. Φροντίστε να ορίσετε επικεφαλής σε κάθε τμήμα ή επιτροπή και να ορίσετε επόπτες που εργάζονται για τους προϊστάμενους των τμημάτων, εάν εργάζεστε με μια μεγάλη εταιρεία. Αυτό θα διευκολύνει την ευκολότερη ροή εργασίας και θα διευκολύνει την εποπτεία κάθε εργαζομένου.
3. Εργασία. Στη συνέχεια, σκεφτείτε όλες τις εργασίες που πρέπει να εκπληρώσει η εταιρεία σας. Έχετε ήδη δημιουργήσει το περίγραμμα για τα διάφορα τμήματα, τα οποία θα είναι οι βασικές κατηγορίες εργασιών. Το επόμενο βήμα είναι η επεξεργασία των συγκεκριμένων καθηκόντων για κάθε τμήμα. Για παράδειγμα, το τμήμα οικονομικών έχει συγκεκριμένα καθήκοντα όπως η λογιστική για τα χρήματα, ο προϋπολογισμός και η έγκριση των προτάσεων για προϋπολογισμό που αποστέλλονται από άλλες επιτροπές και υπηρεσίες. Το πώς θα γίνει αυτό θα πρέπει να ορίζεται σαφώς στο εγχειρίδιο.

   

4. Πρωτόκολλο. Θα πρέπει επίσης να δημιουργήσετε πρωτόκολλα για όλες τις άλλες λειτουργίες της εταιρείας. Για παράδειγμα, θα πρέπει να υπάρχουν πρωτόκολλα ή κανόνες που πρέπει να ακολουθούνται για την αξιολόγηση των μελών της εταιρείας. Θα πρέπει επίσης να υπάρχουν πρωτόκολλα στην πρόσληψη, στην προώθηση, στην υποβιβασμό, στην προσέλκυση πελατών, στην εξωτερική ανάθεση, κ.λπ. Να είστε όσο πιο λεπτομερείς μπορείτε. Λάβετε υπόψη, ωστόσο, ότι δεν θα μπορείτε να προβλέψετε ό, τι θα συμβεί στην εταιρεία ή τον οργανισμό. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να αφήσετε περιθώριο αναθεώρησης στο εγχειρίδιο καθώς η εταιρεία σας αντιμετωπίζει νέες εμπειρίες.
5. Ανασκόπηση. Ανατρέξτε στο εγχειρίδιο μετά τη σύνταξη όλων των πολιτικών. Συνήθως, η εκτελεστική επιτροπή θα επανεξετάζει το εγχειρίδιο και θα πρέπει να εγκριθεί από ολόκληρο το διοικητικό συμβούλιο. Κατά τη διάρκεια της εξέτασης, δεν είναι ασυνήθιστο για τα μέλη της επιτροπής να αναθεωρούν ή να προτείνουν νέες καταχωρήσεις στο εγχειρίδιο. Λάβετε υπόψη όλα αυτά έτσι ώστε να γίνει πιο ακριβές και αποτελεσματικό εγχειρίδιο.
6. Επεξεργασία. Σημειώστε όλες τις αναθεωρήσεις που θέλει η επιτροπή στο εγχειρίδιο και επεξεργαστείτε ανάλογα το εγχειρίδιο. Μόλις εγκριθεί το τελικό αντίγραφο του εγχειριδίου, εκτυπώστε το εγχειρίδιο και διανείμετε αντίγραφα σε όλα τα τμήματα και τις επιτροπές.

Με το εγχειρίδιο πολιτικών και διαδικασιών, μπορείτε να κάνετε την εταιρεία ή τον οργανισμό σας πιο αποτελεσματικό. Αυτά τα βήματα πρέπει να σας φέρουν ένα εγχειρίδιο προσαρμοσμένο στην εταιρεία σας.