Πριν ξεκινήσετε να εργάζεστε σε ένα εγχειρίδιο διαδικασίας, δημιουργήστε μια λίστα με τις διαδικασίες που πρέπει να περιγραφούν και να τεκμηριωθούν.
Πριν ξεκινήσετε να εργάζεστε σε ένα εγχειρίδιο διαδικασίας, δημιουργήστε μια λίστα με τις διαδικασίες που πρέπει να περιγραφούν και να τεκμηριωθούν. Μία μέθοδος που θα βοηθήσει με αυτήν την απόφαση είναι να παρατηρήσετε μερικούς μη αυτόματους χρήστες, σε συνδυασμό με μια συνέντευξη παρακολούθησης, να μάθετε τη γνώμη τους σε μια παρόμοια λίστα εργασιών και στη συνέχεια να τους ρωτήσετε ποιες διαδικασίες πιστεύουν ότι χρειάζονται περισσότερες διευκρινίσεις. Εναλλακτικά, δημιουργήστε μια λίστα λειτουργικών προβλημάτων που θα μπορούσατε ενδεχομένως να επιλύσετε, χρησιμοποιώντας πληροφορίες διαδικασίας που είναι σαφείς και συνοπτικές.
Επιπλέον, βοηθά στη σύνταξη του εγχειριδίου διαδικασίας σας για να κατανοήσετε το θέμα για το οποίο γράφετε και, εάν είναι δυνατόν, να πραγματοποιήσετε συνέντευξη ή να πραγματοποιήσετε μια έρευνα σε μερικούς που πραγματικά εκτελούν το έργο. Θα βοηθήσει επίσης στην ανάγνωση και κατανόηση των περιγραφών της εργασίας τους. Και, φροντίστε να λαμβάνετε πάντα έγκριση για τη σύνταξη ενός εγχειριδίου διαδικασίας.
Ειδική εργασία
Στη συνέχεια, συνεχίστε να συλλέγετε τις πληροφορίες που θα χρειαστείτε. Αυτό μπορεί να γίνει παρατηρώντας κάποιον που εκτελεί τη συγκεκριμένη εργασία. Εάν, ωστόσο, δημιουργείτε διαδικασίες από το μηδέν, τότε θα πρέπει να κάνετε κάποια έρευνα. Όταν παρατηρείτε κάποιον που εκτελεί την εργασία, σημειώστε και γράψτε όλα τα βήματα που εμπλέκονται στην εργασία και αργότερα ζητήστε του συμβουλές ή προειδοποιήσεις σχετικά με την εργασία του. Αυτό θα βοηθήσει το εγχειρίδιο διαδικασίας να είναι σαφές και συνοπτικό.
Και, φροντίστε να λαμβάνετε πάντα έγκριση για τη σύνταξη ενός εγχειριδίου διαδικασίας.
Το επόμενο βήμα σας θα είναι να δημιουργήσετε τη διάταξη του εγχειριδίου σας. Ένα παράδειγμα θα ήταν ένα φόρουμ δύο στηλών επειδή καθιστά τις οδηγίες διαδικασίας σαφείς και ευανάγνωστες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τίτλο σε κάθε σελίδα και τοποθετήστε σε κάθε λίστα μια μικρή παράγραφο γεγονότων, όπως πόσο συχνά εκτελείται η διαδικασία, πόσες φορές εκτελείται και γιατί.
Οι οδηγίες επεξεργασίας είναι εύκολα κατανοητές
Φροντίστε να γράψετε καθαρά και συνοπτικά και να γράψετε τα βήματά σας με ατομικό τρόπο. μια διαδικασία που θα κάνει τις οδηγίες διαδικασίας εύκολα κατανοητές. Μόλις τα βήματα τεκμηριωθούν και καταγραφούν, ζητήστε από κάποιον να ακολουθήσει τη διαδικασία, ακολουθώντας τα βήματα που έχετε γράψει και εάν αυτός ή αυτή περάσει ομαλά τη διαδικασία, θα ξέρετε ότι έχετε κάνει καλή δουλειά. Εάν, ωστόσο, εμφανιστούν ασυνέπειες, πρέπει να γίνουν διορθώσεις. Θέλετε η διαδικασία να περάσει ομαλά από την αρχή έως το τέλος.
Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, θα χρειαστεί να επαναλάβετε τη διαδικασία για όλα τα SOP.
Το επόμενο βήμα σας θα είναι να κοιτάξετε προσεκτικά όλη τη γραπτή εργασία. Μόλις δημιουργηθούν όλα τα SOP, είναι σημαντικό να συγκρίνετε τις σχετικές περιοχές εργασίας και να δείτε πώς ρέουν από τη μία θέση στην άλλη.
Μετά την αναθεώρηση και τη δημιουργία όλων των SOP, το επόμενο βήμα θα είναι να τα βάλετε σε εγχειρίδια και να τα διαθέσετε. Φροντίστε να τοποθετήσετε την ημερομηνία σύνταξης του εγχειριδίου σας, πότε εγκρίθηκε και ποιος ήταν υπεύθυνος για την έγκρισή του.
