Η κατασκοπεία των υπαλλήλων νόμιμα δεν είναι μια νέα τάση, αλλά έχει γίνει ευκολότερα από τεχνολογική άποψη. Πέρασαν οι μέρες να κοιτάς πάνω από τον ώμο ενός υπαλλήλου και να ακούνε κουτσομπολιό. Για να προστατεύσετε τα περιθώρια κέρδους και την ηρεμία σας, ακολουθούν πέντε συμβουλές για το πώς να κατασκοπεύετε νόμιμα τους υπαλλήλους σας.
- Ερευνήστε και μάθετε για τους νόμους περί απορρήτου. Οι νόμοι που αφορούν τα ατομικά δικαιώματα στην ιδιωτική ζωή διαφέρουν από χώρα σε χώρα και από πολιτεία σε πολιτεία. Πριν εφαρμόσετε μια πολιτική, βεβαιωθείτε ότι έχετε το δικαίωμα από το νόμο να το πράξετε. Επίσης, ενημερώστε τους υπαλλήλους σας για τυχόν αλλαγές πολιτικής ενημερώνοντας το εγχειρίδιο εργασίας σας. Είναι σημαντικό τόσο για τους παλιούς όσο και για τους νέους υπαλλήλους να κατανοήσουν τα δικαιώματά τους, τι περιμένετε στο χώρο εργασίας και τις συνέπειες εάν παραβιάζουν τυχόν πολιτικές.
- Παρακολούθηση της χρήσης υπολογιστή. Ως κάτοχος του εξοπλισμού που χρησιμοποιεί το προσωπικό σας, στις περισσότερες περιπτώσεις έχετε το νόμιμο δικαίωμα να πραγματοποιείτε επιτόπιους ελέγχους, ελέγχοντας τυχαία την κίνηση email και Διαδικτύου. Υπάρχουν διαθέσιμα πακέτα λογισμικού για αγορά τα οποία παρακολουθούν τη χρήση του υπολογιστή, φιλτράροντας ή προειδοποιώντας σας για ακατάλληλες δραστηριότητες. Πολλές εταιρείες πραγματοποιούν επίσης αναζητήσεις σε υπολογιστές κατά τη διάρκεια τακτικών κύκλων συντήρησης υπολογιστών και διαγράφουν οποιοδήποτε μη εξουσιοδοτημένο λογισμικό ή αρχεία εταιρείας, όπως παιχνίδια ή μουσική.
- Ελέγξτε τα τηλεφωνικά σας αρχεία. Παρακολουθήστε περιοδικά τις εξερχόμενες κλήσεις ελέγχοντας τα αρχεία τηλεφώνου της εταιρείας σας για να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας χρησιμοποιούν το τηλέφωνο για νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς. Επίσης, αναζητήστε μήκη και συχνότητες κλήσεων σε συγκεκριμένους αριθμούς εάν εντοπίσετε τυχόν ασυμφωνίες. Εάν παρέχετε κινητά τηλέφωνα σε ορισμένους υπαλλήλους, βεβαιωθείτε ότι οι όροι χρήσης αναφέρονται ρητά.
- Κάντε τα βιβλία υπόλογα. Απαιτήστε αναφορές δαπανών ανά εβδομάδα ή μηνιαία και υποχρεώστε τους υπαλλήλους να διατηρούν αποδείξεις για όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές που έγιναν για λογαριασμό σας ή για έξοδα ταξιδιού ή άλλα σχετικά με την επιχείρηση. Οι αποδείξεις παρέχουν όχι μόνο γραπτή καταγραφή μιας συναλλαγής, αλλά παρέχουν επίσης σφραγίδα ημερομηνίας και ώρας.
- Πραγματοποιήστε τυχαίες αναζητήσεις στο Διαδίκτυο ανά όνομα υπαλλήλου. Αυτός είναι ένας νόμιμος και καλός τρόπος για να κατασκοπεύσετε την πίστη και το ηθικό ενός υπαλλήλου. Πληκτρολογώντας το όνομα και το επώνυμο ενός ατόμου σε εισαγωγικά χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε μηχανή αναζήτησης αποκτά πρόσβαση σε δημόσιες πληροφορίες. Οι άνθρωποι γράφουν συχνά προσωπικές σκέψεις για τη δουλειά τους στις κοινωνικές τους σελίδες ή ιστολόγια τους και δημοσιεύουν τα βιογραφικά τους στο Διαδίκτυο εάν αναζητούν άλλη εργασία.
Χρησιμοποιώντας τις παραπάνω μεθόδους, μπορείτε νομικά να κατασκοπεύετε τις δραστηριότητες του υπαλλήλου σας χωρίς να είστε υπερβολικά ενοχλητικοί, διατηρώντας παράλληλα τα δικά σας πρότυπα ηθικής ασφάλειας και εργασίας.
