Εάν είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης που απασχολεί εκατοντάδες ή χιλιάδες άτομα, δεν θέλετε την ταλαιπωρία να παρακολουθείτε τους μισθούς τους με το χέρι. Αντ 'αυτού, πιθανότατα θέλετε να προσλάβετε μια υπηρεσία μισθοδοσίας για να μειώσετε τις επιταγές και να παρακολουθείτε τις φορολογικές εισφορές των υπαλλήλων, τις πληρωμές σε 401 χιλ. Λογαριασμούς και ούτω καθεξής. Ακόμα κι αν έχετε μόνο μια μικρή επιχείρηση, ίσως αξίζει τον κόπο να προσλάβετε μια υπηρεσία μισθοδοσίας, ώστε να μπορείτε να διασφαλίσετε ότι ακολουθείτε όλους τους ισχύοντες φορολογικούς νόμους και ότι έχετε έγγραφα σχετικά με την έγκαιρη πληρωμή των υπαλλήλων σας.
Υπηρεσίες μισθοδοσίας
Οι περισσότερες υπηρεσίες μισθοδοσίας είναι μηχανογραφημένες. Οι εκπρόσωποι υπηρεσιών θα εκδώσουν λογισμικό για να τους βοηθήσουν να κάνουν τη δουλειά τους. Θα πρέπει να εγκαταστήσετε αυτό το λογισμικό στον υπολογιστή μισθοδοσίας. Απλά τοποθετήστε το CD-ROM του λογισμικού και ακολουθήστε τις οδηγίες στην οθόνη ή τις γραπτές οδηγίες. Εάν για κάποιο λόγο δεν μπορείτε να εγκαταστήσετε το λογισμικό, μπορείτε να προωθήσετε πληροφορίες στην υπηρεσία μισθοδοσίας κάθε εβδομάδα μέσω email ή φαξ έως ότου επιλυθεί το πρόβλημα.
Μόλις εγκατασταθεί το λογισμικό, εισαγάγετε τις ώρες κάθε υπαλλήλου για αυτήν την περίοδο πληρωμής στο σύστημα. Εάν έχετε μεγάλο αριθμό υπαλλήλων, αυτή η εργασία μπορεί να είναι χρονοβόρα, επομένως μπορείτε να σκεφτείτε να προσλάβετε κάποιον για να τοποθετήσετε αυτές τις πληροφορίες στο σύστημα για εσάς.
Στη συνέχεια, εισαγάγετε τυχόν προσαρμογές στις αμοιβές ενός υπαλλήλου. Προσαρμογές ενδέχεται να προκύψουν λόγω φορολογικών αλλαγών, που αυξάνουν τον υπάλληλο ή λάθη από προηγούμενη περίοδο μισθοδοσίας. Μετά τη ρύθμιση του συστήματος, θα πρέπει να εισαγάγετε τέτοιες αλλαγές σε αυτές, ώστε να ελαχιστοποιηθούν τα σφάλματα ή η σύγχυση. Φροντίστε να προωθήσετε τυχόν αλλαγές στα στοιχεία επικοινωνίας ενός υπαλλήλου μόλις τα γνωρίζετε.
Εισαγάγετε προσωπικές, άρρωστες και ώρες διακοπών για κάθε υπάλληλο, έτσι ώστε το σύστημα μισθοδοσίας να μπορεί να τις παρακολουθεί. Σημειώστε επίσης αλλαγές παροχών, όπως εγγραφή σε 401K, έτσι ώστε το σύστημα να προσαρμόσει ανάλογα τις επιταγές μισθοδοσίας των υπαλλήλων.
Καθυστέρηση άμεσων καταθέσεων
Βεβαιωθείτε ότι η υπηρεσία μισθοδοσίας διαθέτει τις κατάλληλες τραπεζικές πληροφορίες για την εταιρεία σας. Ελέγξτε ξανά τους αριθμούς δρομολόγησης και λογαριασμού και φροντίστε να ενημερώσετε αμέσως την υπηρεσία εάν αλλάξουν τα τραπεζικά σας στοιχεία. Τα λάθη στους τραπεζικούς αριθμούς μπορεί να καθυστερήσουν τις άμεσες καταθέσεις μισθών των υπαλλήλων.
Τέλος, συζητήστε τις επιλογές ταχυμεταφορών / αλληλογραφίας με την υπηρεσία μισθοδοσίας. Βεβαιωθείτε ότι η υπηρεσία θα αποστείλει τις επιταγές των υπαλλήλων σε συγκεκριμένες ημερομηνίες, ώστε να φτάσουν πριν από την ημέρα πληρωμής. Πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι η υπηρεσία θα σας στείλει αντίγραφα όλων των ειδοποιήσεων κατάθεσης φόρου, ώστε να παραμείνετε σε συμμόρφωση με τη φορολογική νομοθεσία.
