Αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει να επιβιώσετε από την τρέλα να οργανώσετε γραφειοκρατία γραφείου.
Εάν ένας στρατός λέγεται ότι κινείται στο στομάχι του, τότε ένα γραφείο κινείται μέσω των εκτυπωτών και των φωτοτυπικών μηχανημάτων. Κάποιος μπορεί να φανταστεί μόνο την όρεξη ενός τακτικού γραφείου για χαρτί και το ποσό των εγγραφών συναλλαγών που θα μπορούσε να προκαλέσει σε μια μέρα. Φανταστείτε βουνά από χαρτιά. Φυσικά, το πραγματικό πρόβλημα ξεκινά μόνο όταν αναρωτιέται κανείς πώς να τα οργανώσει όλα. Αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει να επιβιώσετε από την τρέλα να οργανώσετε γραφειοκρατία γραφείου.
Δημιουργήστε κάδους που πρέπει να κάνετε με τις κατηγορίες σχετικά με μελλοντικές, επείγουσες και ολοκληρωμένες ανησυχίες. Αυτό θα σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα στα αντικείμενα που απαιτούν τη δέουσα προσοχή και τα αντικείμενα που στηρίζονται στον πίσω καυστήρα πολύ καιρό. Η ολοκλήρωση όλων των στοιχείων που σας περιμένουν στην υποδοχή σας θα σας βοηθήσει να οργανώσετε έγγραφα και να διαχειριστείτε τον χρόνο για την εταιρεία σας πολύ πιο αποτελεσματικά.
Καταγράψτε τις αλληλογραφίες σας και ελέγξτε ποιος χρειάζεται να επικοινωνήσει. Σηκώστε ένα ταμπλό και τοποθετήστε το post-it ώστε να μπορείτε να ρυθμίσετε σωστά τις επιστροφές σας. Παραγγείλετε αυτά τα στοιχεία με χρονολογική σειρά, ώστε να μπορείτε να καθορίσετε τη ροή των τηλεφωνικών κλήσεων που πρέπει να κάνετε.
Αφιερώστε χρόνο για να καταθέσετε τα ολοκληρωμένα έγγραφα. Βγαίνοντας από το δρόμο σας μερικές φορές κάθε εβδομάδα για να βεβαιωθείτε ότι η εργασία σας έχει παραδοθεί, μπορείτε να χαλαρώσετε, φαίνεται να έχει λιγότερα στο πιάτο σας. Εξω από τα μάτια έξω από το μυαλό. Αυτή η παροιμία μπορεί να σας κάνει θαύματα για τη μείωση του στρες.
Δημιουργήστε φακέλους. Η εταιρεία σας θα έχει τακτικούς πελάτες και πελάτες. Για τα συμφέροντα της παροχής εξαιρετικής εξυπηρέτησης, η οργάνωση όλων των εγγράφων που τις αφορούν και η τοποθέτησή τους σε μεμονωμένους φακέλους θα σας βοηθήσουν μακροπρόθεσμα. Η εκτέλεση όλης αυτής της εργασίας θα ενισχύσει επίσης την ταχύτητα επίλυσης τυχόν ζητημάτων που ενδέχεται να αντιμετωπίσουν.
Αυτό θα σας βοηθήσει να εμπλουτίσετε τον εαυτό σας κατά τη διάρκεια των μειωμένων χρόνων και να αποκτήσετε πλεονεκτήματα για εσάς στη δουλειά σας.
Δημιουργήστε ένα φάκελο πόρων. Βάλτε οποιοδήποτε ενημερωτικό φυλλάδιο, σημείωμα ή εκπαιδευτικά έγγραφα σε αυτό το αρχείο. Αυτό θα σας βοηθήσει να εμπλουτίσετε τον εαυτό σας κατά τη διάρκεια των μειωμένων χρόνων και να αποκτήσετε πλεονεκτήματα για εσάς στη δουλειά σας.
Αναπτύξτε την υπολογιστική ισχύ της εταιρείας σας και μεταβείτε σε ένα γραφείο χωρίς χαρτί. Η επένδυση σε έναν διακομιστή, μερικούς σκληρούς δίσκους, κάποια βάση δεδομένων και λογισμικό εφαρμογών μπορεί να φαίνεται αρχικά δαπανηρή. Με τον καιρό όμως, η εξοικονόμηση που θα λάβει ο οργανισμός σας από μια τέτοια κίνηση θα εκλείψει τα αρχικά έξοδα. Αυτό θα αφαιρέσει επίσης την ακαταστασία από το γραφείο σας και θα βοηθήσει το περιβάλλον ταυτόχρονα!
Οργανώστε μερικά από τα χαρτιά για να εξοικονομήσετε χρόνο στο λογιστή σας. Βάζοντας τα τιμολόγιά σας και οποιοδήποτε σχετικό με τα έξοδα υλικό σωστά οργανωμένο, θα μπορείτε να μειώσετε τις ώρες που ο λογιστής σας θα επιβαρύνει στις συναλλαγές σας. Θα είναι μια πρώιμη γροθιά για αυτόν και κάποια εξοικονόμηση για τον εαυτό σας.
Ένα αποτελεσματικό χάρτινο ίχνος στο γραφείο σας σημαίνει ότι η δουλειά προχωρά με υγιή ρυθμό. Ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές μπορεί να βοηθήσει τα πράγματα να προχωρήσουν και για τα επιτεύγματα να κυλούν συνεχώς χωρίς εμπόδια και χωρίς άγχος στον τομέα εργασίας σας. Η καλή γραφική εργασία μεταφράζεται σε καλή εργασία και πιο παραγωγικό εργατικό δυναμικό.
