Πώς να ρυθμίσετε ένα σύστημα υπηρεσίας εικονικής απάντησης;
Άδωνις Ζαχαριάδης
• 3 λεπτά ανάγνωση
Σε ένα σύστημα εικονικής υπηρεσίας τηλεφωνητή, το άτομο που παρέχει το σύστημα τηλεφωνητή δεν χρειάζεται πλέον να αγοράζει, να εγκαθιστά ή να συντηρεί οποιοδήποτε τύπο φυσικού εξοπλισμού.
Κατά τη δημιουργία ενός εικονικού συστήματος υπηρεσίας τηλεφωνητή, μπορεί να είναι χρήσιμο να εξετάσετε τη διαφορά μεταξύ αυτού και ενός συμβατικού συστήματος τηλεφωνητή, το οποίο εξακολουθεί να βρίσκεται σε πολλά γραφεία σήμερα. Ένα συμβατικό σύστημα απάντησης περιλαμβάνει έναν αριθμό τηλεφωνικών γραμμών συνδεδεμένων σε έναν πίνακα διανομής, το οποίο στη συνέχεια καθοδηγείται από έναν τηλεφωνικό χειριστή ο οποίος δρομολογεί τις κλήσεις ανάλογα. Σε περίπτωση που η κλήση δεν μπορεί να δρομολογηθεί, μια λυχνία στον πίνακα διακοπτών ειδοποιεί τον χειριστή να του ενημερώσει ότι το άτομο σε αυτήν την επέκταση δεν είναι πλέον διαθέσιμο. Μόλις λάβει το σήμα, ο χειριστής μπορεί στη συνέχεια να ενημερώσει τον καλούντα ότι το άτομο στο οποίο προσπαθεί να φτάσει δεν είναι πια εκεί, και μπορεί απλώς να ρωτήσει εάν υπάρχει ένα μήνυμα που θα ήθελε να μεταδώσει ο καλών.
Ένα σύστημα υπηρεσίας εικονικής απάντησης λειτουργεί με την ίδια αρχή, αλλά όχι απαραίτητα με τα ίδια μέσα. Σε ένα σύστημα εικονικής υπηρεσίας τηλεφωνητή, το άτομο που παρέχει το σύστημα τηλεφωνητή δεν χρειάζεται πλέον να αγοράζει, να εγκαθιστά ή να συντηρεί οποιοδήποτε τύπο φυσικού εξοπλισμού. Στην πραγματικότητα, ο πάροχος δεν χρειάζεται καν να διαθέτει κεντρικό γραφείο από το οποίο να λειτουργεί το σύστημα εξυπηρέτησης τηλεφωνητή - δεν χρειάζεται να διατηρείτε πολλές τηλεφωνικές γραμμές και το σύστημα μπορεί να συνεχίσει να λειτουργεί ακόμη και σε περίπτωση ηλεκτρικής διακοπής.
Σύστημα υπηρεσίας εικονικής απάντησης
Ένα σύστημα υπηρεσίας εικονικής απάντησης λειτουργεί με την ίδια αρχή, αλλά όχι απαραίτητα με τα ίδια μέσα.
Ωστόσο, θα χρειαστείτε ένα ανθρώπινο στοιχείο στο σύστημα υπηρεσίας εικονικής απάντησης, οπότε θα χρειαστεί να προσλάβετε προσωπικό για αυτό. Αλλά λόγω του γεγονότος ότι δεν χρειάζεστε πλέον υποδομές όπως μηχανήματα, χώρους γραφείων ή τηλεφωνικές γραμμές, το εικονικό προσωπικό σας μπορεί να εργαστεί από οπουδήποτε. Αυτή η εγκατάσταση είναι ιδανική για εκείνους των οποίων ο τρόπος ζωής ή οι προτιμήσεις υπαγορεύουν ότι θα πρέπει να εργαστούν από το σπίτι. Τούτου λεχθέντος, η τεχνολογία έχει κάνει τη χρήση μιας υπηρεσίας τηλεφωνητή εξαιρετικά απλή - το μόνο που χρειάζεστε πραγματικά είναι ένας αριθμός πελατών και προσωπικού για να απομακρυνθείτε από το σύστημα υπηρεσίας εικονικής απάντησης.
Το σύστημα είναι πραγματικά πολύ απλό. Το λογισμικό που εγκαθιστάτε θα ουρά αυτόματα τις εισερχόμενες κλήσεις που λαμβάνει το σύστημα και δρομολογεί αυτόματα την κλήση σε έναν προκαθορισμένο αριθμό ή ουρά της επιλογής σας. Αυτό ονομάζεται ACD ή αυτόματη διανομή κλήσεων και είναι η διαδικασία δρομολόγησης κλήσεων σε συγκεκριμένους αριθμούς ή υπαλλήλους. Σε αυτήν τη ρύθμιση, το ACD δρομολογεί κλήσεις με βάση την ανησυχία, είτε πρόκειται για πωλήσεις, τεχνική υποστήριξη, υποστήριξη μετά την πώληση ή υποστήριξη πελατών. Η λίστα των τύπων καλούντων μπορεί να συνεχίσει - το μόνο που θα πρέπει να κάνετε είναι να καθορίσετε πού και σε ποιον θα πρέπει να πραγματοποιούνται αυτές οι κλήσεις.
Μπορείτε να ρυθμίσετε την υπηρεσία εικονικής απάντησης επικοινωνώντας με έναν αριθμό παρόχων υπηρεσιών που ειδικεύονται σε αυτό το είδος. Τούτου λεχθέντος, μπορείτε να κάνετε κάποια έρευνα στο Διαδίκτυο για να μάθετε ποιοι από τους παρόχους μπορούν να εξυπηρετήσουν κατάλληλα τις ανάγκες σας. Θα θελήσετε επίσης να δείτε ποιοι πάροχοι προσφέρουν υποστήριξη, καθώς αυτό μπορεί να γίνει κρίσιμος παράγοντας στην υπηρεσία αργότερα. Τέλος, λάβετε υπόψη τον αριθμό που μπορεί να εκχωρήσει ο πάροχος - οι περισσότεροι θα προσφέρουν αριθμούς με 800 ή 888 προθέματα, οπότε αν αυτό είναι εντάξει με εσάς, ίσως θελήσετε να προχωρήσετε και να δώσετε μια ευκαιρία στην υπηρεσία.
