Τα κομμάτια χαρτιού με αριθμούς τηλεφώνου και σημαντικές σημειώσεις είναι τα πιο πιθανά πράγματα που θα χαθούν ανάμεσα στα κρυμμένα χαρτιά.
Ένα ακατάστατο γραφείο είναι μια ζώνη καταστροφών. Με όλες τις στοίβες χαρτιού, φακέλων, βιβλίων και περιοδικών θα είναι εκπληκτικό αν βρείτε τα πράγματα που χρειάζεστε. Τα κομμάτια χαρτιού με αριθμούς τηλεφώνου και σημαντικές σημειώσεις είναι τα πιο πιθανά πράγματα που θα χαθούν ανάμεσα στα κρυμμένα χαρτιά. Τα έγγραφα και οι πληροφορίες για ένα έργο που εργάζεστε αυτήν τη στιγμή ενδέχεται επίσης να εξαφανιστούν σε μια στιγμή εάν συνεχίζετε να βλέπετε διαφορετικούς φακέλους και να θάβετε αυτούς που χρειάζεστε περισσότερο.
Διατηρήστε εύχρηστους τους φακέλους, ένα σημειωματάριο, στυλό, συνδετήρες, χαρτί διάτρησης, συρραπτικό, μαρκαδόρους και συνδετήρες.
Δεν σημαίνει ότι είστε απασχολημένοι και παραγωγικοί μόνο και μόνο επειδή έχετε ένα ακατάστατο γραφείο. Δεν είναι εντυπωσιακό να κοιτάς. Αυτό σημαίνει μόνο ότι είστε πολύ τεμπέληδες για να διατηρήσετε το γραφείο σας οργανωμένο και όλα όσα χρειάζεστε εύκολα. Λοιπόν, εάν συμβαίνει αυτό, πρέπει να ρυθμίσετε τον καθαρισμό του γραφείου σας και να βρείτε ένα μέρος για τα πάντα, συμπεριλαμβανομένου του κάδου απορριμμάτων. Ορίστε.
Ξεκινήστε την οργάνωσή σας όταν δεν είστε πολύ απασχολημένοι και έχετε περισσότερο χρόνο για να αφιερώσετε στη διαδικασία εκκαθάρισης του γραφείου σας. Κάντε την εκκαθάριση σε παρτίδες, έτσι ώστε το όλο πράγμα να μην σας κατακλύσει.
Ξεκινήστε με τα χαρτιά και τους φακέλους στο γραφείο σας. Συγκεντρώστε τα όλα και μετακινηθείτε σε άλλο τραπέζι και ξεκινήστε την ταξινόμηση. Διατηρήστε εύχρηστους τους φακέλους, ένα σημειωματάριο, στυλό, συνδετήρες, χαρτί διάτρησης, συρραπτικό, μαρκαδόρους και συνδετήρες.
Ταξινομήστε όλο το χαρτί και τους φακέλους και φυλάξτε τα σε ξεχωριστές στοίβες. Εξετάστε το καθένα και αποφασίστε ποια θα πετάξετε και ποια θα πρέπει να μεταβείτε στους υπάρχοντες φακέλους. Δημιουργήστε νέα αρχεία για άλλα σημαντικά χαρτιά και επισημάνετε σωστά τους φακέλους. Συγκολλήστε μαζί τα έγγραφα που σχετίζονται με ένα μεμονωμένο θέμα προτού τα αρχειοθετήσετε.
Μεταφέρετε τις σημαντικές σημειώσεις και τους αριθμούς τηλεφώνου στον προσωπικό σας σχεδιασμό ή στο σημειωματάριό σας. Κρατήστε αυτό το σημειωματάριο εύχρηστο στο γραφείο σας και χρησιμοποιήστε το για να σημειώσετε υπενθυμίσεις, σημειώσεις και ιδέες που αξίζει να εξερευνήσετε.
Κάνετε τη συνήθεια να επιστρέφετε τα αρχεία που έχετε τραβήξει πίσω στους κατάλληλους φακέλους τους. Κρατήστε χαλαρά φύλλα χαρτιού σε διαφορετικούς φακέλους και επισημάνετε τα με σαφήνεια. Έχετε ένα εύχρηστο φορητό ντουλάπι ή ράφι για τροχίσκους που μπορείτε να τοποθετήσετε δίπλα στο γραφείο σας σε κοντινή απόσταση.
Διατηρήστε τα στυλό, τα μολύβια, τις γόμες, τα χάρακα, το ψαλίδι και το μαχαίρι χειροτεχνίας είτε σε έναν ορθογώνιο δίσκο μέσα στο συρτάρι σας ή τοποθετήστε τα όλα μαζί σε ένα στυλό ή σε μια κούπα ή σε οποιοδήποτε άλλο εύχρηστο δοχείο με σταθμισμένο πάτο. Πετάξτε όλα αυτά τα στυλό με μελάνια που έχουν στεγνώσει.
Τοποθετήστε τα χαρτιά σας μετά το γρατσουνιές κοντά στο τηλέφωνό σας, μαζί με ένα στυλό. Αυτό θα τους κρατήσει πολύ βολικούς όταν μιλάτε στο τηλέφωνο για να σημειώσετε πληροφορίες και αριθμούς τηλεφώνου. Βεβαιωθείτε ότι μεταφέρετε αριθμούς τηλεφώνου και σημαντικές ημερομηνίες στον προγραμματιστή σας στο τέλος της ημέρας.
Κρατήστε βιβλία, υλικό αναφοράς, περιοδικά και άλλη δημοσίευση σε άλλο ράφι ή σε κάδους αποθήκευσης και στη συνέχεια κρατήστε το κάτω από το τραπέζι σας, δίπλα σε αυτό ή σε ένα από τα ράφια του φορητού γραφείου αρχειοθέτησης.
Υποβάλετε όλα τα χαρτιά που έχετε συγκεντρώσει και δημιουργήσει για την ημέρα πριν από τη λήξη της εργασίας σας και κάντε αυτό μια συνήθεια.
Αναγκάστε τον εαυτό σας να κάνει τα πρώτα βήματα για να οργανωθείτε και θα δείτε την αξία του αργότερα. Ένα οργανωμένο και απλό γραφείο θα σας βοηθήσει να αυξήσετε την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητά σας, καθώς και να σας κάνει να εργάζεστε πιο γρήγορα.
