Τρόπος επιλογής συστημάτων μισθοδοσίας: Εγχειρίδιο, λογισμικό, εξωτερικό

Η επεξεργασία μισθοδοσίας μπορεί να είναι μια από τις πιο περίπλοκες εργασίες που αντιμετωπίζει ένας οργανισμός. Εκτός από την απλή πληρωμή των υπαλλήλων σας, θα χρειαστεί να υποβάλετε φόρους, να υποβάλετε αναφορές και να επεξεργαστείτε δεδομένα στο τέλος του έτους για σκοπούς αναφοράς φόρων. Η επιλογή οποιουδήποτε είδους επιχειρηματικού συστήματος μπορεί να είναι δύσκολη. Για να προσδιορίσετε το καλύτερο σύστημα μισθοδοσίας για την εταιρεία σας, λάβετε υπόψη τα ακόλουθα σημεία:

1. Ποιοι τύποι συστημάτων μισθοδοσίας είναι διαθέσιμοι; Υπάρχουν τρεις βασικοί τύποι συστημάτων μισθοδοσίας.
   • Η μη αυτόματη μισθοδοσία σημαίνει ότι εσείς, ή άλλος υπάλληλος της εταιρείας σας, υπολογίζετε τη μισθοδοσία κάθε περίοδο πληρωμής εξ ολοκλήρου σε χαρτί. Θα πρέπει να υπολογίσετε τους φόρους, την ασφάλιση, τα 401K και τυχόν άλλες ισχύουσες μειώσεις εκτός από τα πραγματικά κέρδη κάθε υπαλλήλου. Το πλεονέκτημα της χρήσης ενός μη αυτόματου συστήματος είναι ότι είναι πολύ φθηνό, χωρίς ουσιαστικά κόστος εκκίνησης. Το μειονέκτημα είναι ότι ό, τι κι αν εξοικονομήσετε στο κόστος εκκίνησης πιθανότατα θα εξαντληθεί από το χρόνο που απαιτείται για την επεξεργασία της μισθοδοσίας. Επιπλέον, είναι πολύ εύκολο να κάνετε λάθη κατά τη μη αυτόματη επεξεργασία μισθοδοσίας και η ποινή για λάθη, ειδικά λάθη στη φορολογία, μπορεί να είναι πολύ δαπανηρή. Υπάρχουν τουλάχιστον δωρεάν πρότυπα μισθοδοσίας εκεί έξω, αλλά εξακολουθεί να είναι δύσκολο να γίνει μη αυτόματη επεξεργασία μισθοδοσίας.
   • Ο δεύτερος τύπος συστήματος μισθοδοσίας είναι μηχανογραφημένος. Πολλές εταιρείες προσφέρουν λογισμικό υπολογιστή που θα σας βοηθήσει στην επεξεργασία μισθοδοσίας. Θα πρέπει να εισαγάγετε πληροφορίες για κάθε υπάλληλο όταν προσλαμβάνεται, αλλά μετά από αυτό, το λογισμικό θα υπολογίζει αυτόματα τους φόρους μισθοδοσίας και άλλες εκπτώσεις. Τα περισσότερα προγράμματα θα επεξεργαστούν επίσης φόρμες W-2 για κάθε υπάλληλο στο τέλος του έτους, το οποίο μπορεί να εξοικονομεί πραγματικό χρόνο. Τα πλεονεκτήματα αυτού του τύπου συστήματος μισθοδοσίας είναι πολλά - λιγότερα πιθανά λάθη και λιγότερος χρόνος που αφιερώνεται κατά την επεξεργασία της μισθοδοσίας. Επιπλέον, οι υπάλληλοι μπορούν να εκπαιδευτούν για να εκτελούν το πρόγραμμα πιο εύκολα, οπότε δεν θα χρειαστεί να εξαρτάσαι από ένα μόνο άτομο για την επεξεργασία μισθοδοσίας. Τα μειονεκτήματα είναι ότι πρέπει να εισάγετε τις ώρες κάθε υπαλλήλου με μη αυτόματο τρόπο και το λογισμικό πρέπει να ενημερώνεται ετησίως ή όποτε τίθενται σε ισχύ νέοι φορολογικοί νόμοι. Μπορεί επίσης να υπάρχουν επιπλέον χρεώσεις εάν το λογισμικό πρέπει να διαμορφωθεί ειδικά για την επιχείρησή σας.
   • Ο τελικός τύπος συστήματος μισθοδοσίας είναι να χρησιμοποιήσετε μια εξωτερική υπηρεσία μισθοδοσίας. Εταιρείες όπως η ADP και η Paychex θα επεξεργαστεί τη μισθοδοσία σας για εσάς, συμπεριλαμβανομένης της υποβολής όλων των απαραίτητων φορολογικών πληρωμών και της δημιουργίας αναφορών στο τέλος του έτους. Παρόλο που αυτός είναι ο πιο ακριβός τύπος συστήματος μισθοδοσίας, μπορεί να πληρώσει τον εαυτό του σε μεγαλύτερες εταιρείες, οι οποίες διαφορετικά θα πρέπει να προσλάβουν έναν υπάλληλο πλήρους απασχόλησης αφιερωμένο στην επεξεργασία μισθοδοσίας. Μια υπηρεσία μισθοδοσίας μπορεί επίσης να προσφέρει μια επιλογή άμεσης κατάθεσης στους υπαλλήλους σας, η οποία είναι πολύ δημοφιλής. Όταν ερευνάτε υπηρεσίες μισθοδοσίας, ελέγξτε για να δείτε ποιες υπηρεσίες προσφέρουν και αν οι αναφορές που σας παρέχουν είναι χρήσιμες. Εάν όχι, δείτε εάν μπορούν να προσαρμόσουν τις υπηρεσίες τους ώστε να ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες σας. Ένα άλλο σημαντικό ζήτημα είναι να βρείτε μια υπηρεσία μισθοδοσίας που είναι συνδεδεμένη. Αυτό σας προστατεύει από την ευθύνη σε περίπτωση κακής διαχείρισης οικονομικών.Ελέγξτε με τυχόν υπηρεσίες μισθοδοσίας για να είστε βέβαιοι ότι θα πληρώσουν τυχόν κυρώσεις εάν κάνουν λάθη στην αποστολή φορολογικών πληρωμών και ότι μπορούν να επεξεργαστούν εκ νέου τη μισθοδοσία γρήγορα εάν υπάρχουν λάθη. Το κύριο μειονέκτημα αυτού του συστήματος, εκτός από το υψηλότερο κόστος, είναι ότι η ασφάλεια μπορεί να είναι ένα πρόβλημα εάν ο υπολογιστής μισθοδοσίας σας βρίσκεται στο ίδιο δίκτυο με όλους τους άλλους υπολογιστές της εταιρείας σας. Για να το αποφύγετε αυτό, θα πρέπει να έχετε έναν υπολογιστή που χρησιμοποιείται μόνο για μισθοδοσία που μπορεί να συνδεθεί στο διαδίκτυο χωρίς να χρησιμοποιήσετε την ίδια σύνδεση με τους άλλους υπολογιστές σας. Επίσης, λάβετε υπόψη ότι θα πρέπει να το κάνετεείναι ότι η ασφάλεια μπορεί να είναι ένα πρόβλημα εάν ο υπολογιστής μισθοδοσίας σας βρίσκεται στο ίδιο δίκτυο με όλους τους άλλους υπολογιστές της εταιρείας σας. Για να το αποφύγετε αυτό, θα πρέπει να έχετε έναν υπολογιστή που χρησιμοποιείται μόνο για μισθοδοσία που μπορεί να συνδεθεί στο διαδίκτυο χωρίς να χρησιμοποιήσετε την ίδια σύνδεση με τους άλλους υπολογιστές σας. Επίσης, λάβετε υπόψη ότι θα πρέπει να το κάνετεείναι ότι η ασφάλεια μπορεί να είναι ένα πρόβλημα εάν ο υπολογιστής μισθοδοσίας σας βρίσκεται στο ίδιο δίκτυο με όλους τους άλλους υπολογιστές της εταιρείας σας. Για να το αποφύγετε αυτό, θα πρέπει να έχετε έναν υπολογιστή που χρησιμοποιείται μόνο για μισθοδοσία που μπορεί να συνδεθεί στο διαδίκτυο χωρίς να χρησιμοποιήσετε την ίδια σύνδεση με τους άλλους υπολογιστές σας. Επίσης, λάβετε υπόψη ότι θα πρέπει να το κάνετεδιαβιβάζει στοιχεία πληρωμής των υπαλλήλων στην υπηρεσία μισθοδοσίας κάθε περίοδο πληρωμής
2. Πόσους υπαλλήλους έχετε; Εάν έχετε λιγότερους από δέκα υπαλλήλους και οι ώρες τους παραμένουν βασικά οι ίδιες από τη μία περίοδο πληρωμής στην επόμενη, ή είναι μισθωτοί, μπορεί να είναι σχετικά εύκολη η μη αυτόματη επεξεργασία μισθοδοσίας. Εάν η εταιρεία σας έχει μεταξύ δέκα και πενήντα υπαλλήλους, ένα πακέτο λογισμικού μισθοδοσίας μπορεί να λειτουργήσει καλά για εσάς, αρκεί να υπάρχουν σχετικά λίγα περίπλοκα ζητήματα. Εάν η εταιρεία σας είναι μεγάλη - πενήντα εργαζόμενοι ή περισσότεροι - είτε θέλετε να προσλάβετε μια εξωτερική υπηρεσία μισθοδοσίας ή να προσλάβετε έναν υπάλληλο αυστηρά για την επεξεργασία μισθοδοσίας. Οι εταιρείες μισθοδοσίας διαφέρουν ανάλογα με τις υπηρεσίες που προσφέρουν και το ποσό του κόστους - κάντε την έρευνά σας για να βρείτε η σωστή εταιρεία για εσάς.

   

3. Ποιο λογιστικό λογισμικό χρησιμοποιείτε; Εάν το τρέχον λογιστικό σας λογισμικό περιλαμβάνει ένα σύστημα επεξεργασίας μισθοδοσίας, ίσως θελήσετε να το χρησιμοποιήσετε, επειδή μπορείτε στη συνέχεια να ενσωματώσετε όλες τις οικονομικές σας πληροφορίες σε ένα πακέτο. Όταν το σκεφτείτε αυτό, σκεφτείτε πόσο καλά το πρόγραμμα ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας και αν μπορεί να προσαρμοστεί για να καλύψει τις μελλοντικές σας ανάγκες.
4. Πόσο περίπλοκη είναι η μισθοδοσία σας; Εάν η μισθοδοσία σας είναι αρκετά περίπλοκη - για παράδειγμα, εάν έχετε πολλούς υπαλλήλους με διαφορετικά ποσοστά αμοιβών και σε διαφορετικές κλίμακες αμοιβών, πιθανώς ακόμη και με διαφορετικά ασφαλιστικά πακέτα από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε, ενδέχεται να αφιερώσετε πολύ χρόνο στην επεξεργασία της μισθοδοσίας και να προσπαθήσετε να συμβαδίζει με τις αλλαγές. Μια τέτοια εργασία μπορεί να ταιριάζει καλύτερα σε μια εξωτερική υπηρεσία μισθοδοσίας. Ωστόσο, βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνετε τι περιλαμβάνεται στη βασική χρέωση και τι θεωρείται επιπλέον. Ορισμένες εταιρείες περιλαμβάνουν μόνο τα ελάχιστα απαραίτητα βήματα για την επεξεργασία μισθοδοσίας και όλα τα άλλα είναι μια επιπλέον χρέωση. Ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα είναι να συγκεντρώσετε μια τυπική μισθοδοσία για την εταιρεία σας και, στη συνέχεια, ζητήστε από τυχόν υπηρεσίες μισθοδοσίας να αναφέρουν την εργασία.

Το κλειδί για τον καθορισμό μιας ιδανικής λύσης μισθοδοσίας για την επιχείρησή σας είναι να είστε ρεαλιστές σχετικά με τον χρόνο και τα χρήματα που μπορείτε να αφιερώσετε σε αυτήν την εργασία. Επίσης, σκεφτείτε εάν έχετε ή όχι έναν υπάλληλο στο τμήμα λογιστικής ή ανθρώπινου δυναμικού σας με τις γνώσεις και το χρόνο να αφιερώσετε στη μισθοδοσία. Εάν ένα σύστημα μισθοδοσίας δεν λειτουργεί για εσάς, μην αισθάνεστε συνδεδεμένοι με αυτό μόνο και μόνο με αυτόν τον τρόπο. Μπορεί να χρειαστούν μερικές προσπάθειες για να βρεθεί μια τέλεια εφαρμογή! Καλή τύχη στο να βρεις το καλύτερο σύστημα μισθοδοσίας για την εταιρεία σου!