Επίσης, αυτό θα περιλάμβανε την εισαγωγή της στον Διευθύνοντα Σύμβουλο και τη μετάδοση του ατόμου στον άμεσο επόπτη.
Τις περισσότερες φορές, θεωρούμε για πρώτη φορά υπαλλήλους που έρχονται στα γραφεία μας για πρώτη φορά. Δίνουμε ένα μακρινό χαμόγελο, λέμε καλωσόρισμα, και στη συνέχεια ελπίζουμε να το καταλάβουν μόνοι τους. Ξεχνάμε ότι έχουμε καθιερώσει μια κουλτούρα γραφείων που μπορεί να κατακλύσει πολλές από τις νέες που έρχονται να ενταχθούν.
Δίνοντας ισχυρές οδηγίες
Υπάρχουν τρία πράγματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη: το έργο που πρέπει να γίνει, η κουλτούρα στο γραφείο και η δέσμευσή μας ως ανθρώπων να προσεγγίσουμε τους νεοεισερχόμενους και να τους κάνουμε να αισθάνονται ευπρόσδεκτοι. Ως διευθυντές, συχνά πιστεύουμε ότι οι υπάλληλοι θα πρέπει να είναι σε θέση να εισέλθουν - ή ίσως να μην θέλουμε να τους διαχειριστούμε πολύ - αλλά η παροχή ισχυρών κατευθυντήριων γραμμών από την αρχή θα βοηθήσει στην αποτροπή μελλοντικών εσφαλμένων επικοινωνιών.
Ακολουθούν μερικά βήματα για να διασφαλιστεί ότι θα αισθάνονται ευπρόσδεκτοι στο γραφείο σας.
Ακολουθούν μερικά βήματα για να διασφαλιστεί ότι θα αισθάνονται ευπρόσδεκτα στο γραφείο σας:
Κάντε μια ανακοίνωση. Αυτό μπορεί να γίνει είτε στο δελτίο ανακοινώσεων είτε στο σημείωμα γραφείου που ενημερώνει τους υπαλλήλους για το νέο άτομο και τη δουλειά που θα έχει αυτό το άτομο στο γραφείο. Εάν το γραφείο έχει μεγάλο αριθμό υπαλλήλων, τότε ενημερώστε τουλάχιστον εκείνους του τμήματος ότι το άτομο πρόκειται να συμμετάσχει.
Ζητήστε από έναν από τους ρεσεψιονίστ να καλωσορίσει τον νέο υπάλληλο. Οι άνθρωποι υποδοχής είναι συνήθως ευχάριστοι, όπως αναμένεται από τη δουλειά τους. Αυτό περιλαμβάνει τη μεταφορά του νέου υπαλλήλου σε μια περιοδεία εξοικείωσης με το γραφείο και την παρουσίασή της στους άλλους υπαλλήλους που τυχαίνει να βρίσκονται ενώ περπατούν - όχι απαραίτητα όλοι, καθώς αυτό μπορεί επίσης να είναι συντριπτικό. Επίσης, αυτό θα περιλάμβανε την εισαγωγή της στον Διευθύνοντα Σύμβουλο και τη μετάδοση του ατόμου στον άμεσο επόπτη.
Ζητήστε από τον διευθύνοντα σύμβουλό σας να διαθέσει χρόνο για τον νέο υπάλληλο. Σε μια μικρή οργάνωση, μια κλήση πέντε λεπτών στον Διευθύνοντα Σύμβουλο, τον Αρχηγό, θα ήταν μια θετική εμπειρία και θα έλεγε στον νέο υπάλληλο την αξία που δίνει ο οργανισμός σε κάθε άτομο. Σε έναν μεγάλο οργανισμό, ο Αρχηγός του Τμήματος θα αρκούσε.
Προσανατολίστε το άτομο στην εργασία που πρέπει να γίνει. Ο άμεσος επόπτης αυτού του νέου υπαλλήλου θα είναι το καλύτερο άτομο για να δείξει πώς πρέπει να γίνει η εργασία, πώς συνδέεται με την εργασία άλλων στο τμήμα, ποια πρότυπα απόδοσης αναμένονται από τους υπαλλήλους του οργανισμού και ποιες διαδικασίες είναι ακολούθησε στο γραφείο για συνήθεις εργασίες όπως εκτύπωση, παράδοση, τηλεφωνικές κλήσεις και άλλα.
Δώστε στον νέο υπάλληλο αρκετές πληροφορίες για να επιβιώσει την πρώτη μέρα. Τα υπόλοιπα μπορούν να διδαχθούν από τα εγχειρίδια. Εάν δεν υπάρχει εγχειρίδιο, ο άμεσος επόπτης μπορεί να προγραμματίζει μια κανονική ώρα κάθε μέρα μέσα στην πρώτη εβδομάδα για να συνεχίσει τον προσανατολισμό. Ένα άτομο μπορεί να απορροφήσει τόσο πολύ σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή και το πρόγραμμα θα επιτρέψει στον επόπτη να έχει την αίσθηση του πώς ο υπάλληλος προσαρμόζεται στην εργασία και στο περιβάλλον του γραφείου.
Δώστε στο άτομο χρόνο να απορροφήσει τη νεότητα της εργασίας και του γραφείου. Μερικές φορές, μπορεί να είναι συντριπτικό όταν τόσοι πολλοί συνάδελφοι γραφείου μιλούν με έναν νέο υπάλληλο, ενώ το μόνο που θέλει είναι να φτάσει στη δουλειά.
Να είστε ιδιαίτερα ευαίσθητοι στις ανάγκες του νέου υπαλλήλου την πρώτη εβδομάδα. Ενώ δίνετε στο άτομο χώρο για να ξεκινήσει, προσέξτε όταν φαίνεται χαμένος και χρειάζεται κάποια βοήθεια. Συχνά, μπορεί να ντρέπεται να ρωτήσει, όταν βλέπετε την κατάσταση, να προσφέρετε τη βοήθειά σας.
Συζητήστε με τον νέο υπάλληλο κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού ή του διαλείμματος για καφέ Πόσο συχνά βλέπετε τους νέους υπαλλήλους να τρώνε μόνοι τους; Κανείς δεν νοιάζεται πραγματικά. "Στο γραφείο μας, νοιαζόμαστε." Αυτό είναι το μήνυμα που θέλετε να δώσετε.
Να είστε έτοιμοι να ακούσετε. Να είστε εκεί για να απαντήσετε σε ερωτήσεις ενός νέου υπαλλήλου ή να ακούσετε όταν χρειάζεται να επεξεργαστεί την εμπειρία.
Περπατήστε μαζί του στο γραφείο και παρουσιάστε την στους φίλους σας ως κάποιον που εκτιμάτε.
Καθώς κάθε υπάλληλος προσπαθεί να το κάνει αυτό, οι νέοι υπάλληλοι θα είναι εύκολο να μπουν στη δουλειά τους και σύντομα θα κάνουν το ίδιο με τους άλλους νέους υπαλλήλους. Τότε, η μετάβαση δεν θα είναι πλέον δύσκολη, αλλά θα είναι ακόμη και ευχάριστη. Και μάντεψε τι? Πιθανότατα θα κάνετε και μερικούς νέους φίλους!
