Πώς να οργανώσετε την εταιρεία σας αποτελεσματικά;

Η εταιρεία σας θα είναι τόσο αποτελεσματική όσο το γραφείο σας. Εάν αφιερώσατε πολύ χρόνο και προσπάθεια στο επιχειρηματικό σας σχέδιο, θα πρέπει να αφιερώσετε εξίσου χρόνο με την οργάνωση του γραφείου σας. Σκεφτείτε την τελευταία φορά που επισκεφτήκατε κάποιο γραφείο. Ποιες ήταν οι πρώτες εντυπώσεις σας για την εταιρεία; Οι πιθανότητες είναι μια καλή πρώτη εντύπωση που προήλθε από ένα καλά φωτισμένο, καθαρό, οργανωμένο γραφείο, ενώ οι κακές αντιλήψεις για την επιχείρηση προκάλεσαν μια σκοτεινή, ακατάστατη. Είτε πρόκειται για ένα απλό οικιακό γραφείο είτε για μια περίπλοκη επιχειρηματική σουίτα για πενήντα υπαλλήλους, ο τρόπος με τον οποίο οργανώνετε το γραφείο σας θα έχει αντίκτυπο σε κάθε πτυχή των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων σας και στον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι και οι πελάτες σας βλέπουν την επιχείρησή σας. Δείτε πώς μπορείτε να οργανώσετε αποτελεσματικά το γραφείο σας.

1. Οργανώστε τα γραφεία γύρω από τη ροή εγγράφων και εγγράφων του γραφείου σας για να κάνετε την εργασία πιο αποτελεσματική. Αυτό θα αποτρέψει τη σύγχυση μεταξύ των υπαλλήλων σας και θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.
2. Κάντε χώρο για έναν κοινό χώρο λειτουργίας, όπου όλοι οι υπάλληλοι του γραφείου μπορούν εύκολα να παρέχουν καθημερινές ενημερώσεις για να βλέπουν όλοι. Μπορεί να είναι τόσο απλό όσο ένας μεγάλος λευκός πίνακας για την παρακολούθηση των παραγγελιών ή για την πραγματοποίηση ανακοινώσεων.
3. Χρωματίστε τους τοίχους του γραφείου σας σε λευκές ή ουδέτερες αποχρώσεις. Όσο το δυνατόν περισσότερο, επιλέξτε έναν χώρο γραφείου με εξαιρετική πηγή φυσικού φωτισμού. Δεν θέλετε οι υπάλληλοί σας να αισθάνονται σαν να εργάζονται σε ένα κουτί.
4. Παρέχετε μια μικρή αλλά καθαρή και λειτουργική κουζίνα όπου οι υπάλληλοί σας μπορούν να φτιάξουν καφέ και να φτιάξουν μικρά σνακ. Βεβαιωθείτε ότι διαθέτει νεροχύτη, σχάρα στεγνώματος, ψυγείο ή διανομέα νερού, φούρνο μικροκυμάτων, χαρτοπετσέτες και δοχείο τροχιάς.

   

5. Διατηρήστε τους τουαλέτες σας καλά φωτισμένους, καθαρούς και αρωματικούς.
6. Δημιουργήστε μια ντουλάπα ειδών γραφείου και διατηρήστε την καλά εφοδιασμένη ανά πάσα στιγμή. Δημιουργήστε ένα φύλλο αποθέματος και ελέγξτε τυχόν αντικείμενα που ελήφθησαν, ώστε να μπορείτε να παραγγείλετε νέα αναλώσιμα πριν εξαντληθούν.
7. Δαπανήστε για υψηλής ποιότητας εξοπλισμό γραφείου. Θυμηθείτε: η επιχείρησή σας πρόκειται να αναπτυχθεί και θα ήταν πιο οικονομικό εάν ο εξοπλισμός σας αφήνει περιθώρια επέκτασης. Επενδύστε σε καλούς υπολογιστές, επεκτάσιμα τηλεφωνικά συστήματα και ασφαλή σύνδεση στο Διαδίκτυο.
8. Εάν η επιχείρησή σας απαιτεί συναντήσεις με πελάτες, το γραφείο σας πρέπει να διαθέτει ιδιωτική αίθουσα συνεδριάσεων, ακόμη και αν είναι μικρή. Η αίθουσα συνεδριάσεων πρέπει να είναι άνετη και πρέπει να αποτρέπει τους πελάτες από το να βλέπουν εμπιστευτικές πληροφορίες όπως ο πίνακας στον χώρο λειτουργίας του γραφείου. Προσθέστε ένα ηχείο-τηλέφωνο και επιτραπέζιο υπολογιστή, ώστε να μπορείτε εύκολα να πραγματοποιείτε κλήσεις ή να έχετε πρόσβαση σε ασφαλείς πληροφορίες.
9. Βεβαιωθείτε ότι το γραφείο σας βρίσκεται σε φυσικά ασφαλές μέρος. Στην ιδανική περίπτωση, το κτίριο του γραφείου σας θα πρέπει να διαθέτει προφυλακτήρα ασφαλείας, συναγερμό πυρκαγιάς και διαρρήκτη και σύστημα ελέγχου κωδικού πρόσβασης.

Μην κάνετε το λάθος να αντιμετωπίζετε τη ρύθμιση του γραφείου σας μόνο ως μεταγενέστερη σκέψη. Εάν προγραμματιστεί σωστά, η φυσική ρύθμιση της επιχείρησής σας θα επηρεάσει σημαντικά τον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας και θα επηρεάσει τη συμπεριφορά των υπαλλήλων και των πελατών σας.