Μόλις γράψετε με επιτυχία το RFP ή το αίτημά σας για πρόταση, ήρθε η ώρα να το στείλετε σε πιθανούς εργολάβους.
Αίτηση για την πρόταση
Το RFP (Αίτηση για Πρόταση) ή ένα RFQ (Αίτημα για Προσφορά) είναι ένα έγγραφο που αποστέλλεται από μια εταιρεία που επιθυμεί να αγοράσει ένα προϊόν ή μια υπηρεσία από άλλη εταιρεία. Αρκετές εταιρείες θα υποβάλλουν προσφορές για εργασία ως αποτέλεσμα της λήψης RFP, με αποτέλεσμα ανταγωνιστικές τιμές για να επιλέξει ο αγοραστής. Είναι σημαντικό να ολοκληρώσετε ένα RFP σωστά, έτσι ώστε μια προσφορά να θεωρείται από τον αγοραστή και να μην απορρίπτεται για ανακρίβεια ή ελλιπή υποβολή. Για να είστε σίγουροι ότι γράφετε ένα RFP σωστά, ακολουθήστε αυτά τα βήματα.
Βήμα 1
Κάντε κάποια έρευνα. Το πρώτο βήμα στη σύνταξη ενός RFP είναι να προσδιορίσετε τι θα αναζητήσει η εταιρεία σας από άλλες εταιρείες ή παρόχους υπηρεσιών. Προσδιορίστε ακριβώς τι χρειάζεται η εταιρεία σας (δηλαδή: φούρνο ψωμιού χωρητικότητας 100 ψωμιών) έτσι ώστε αυτοί που συναγωνίζονται για τη δουλειά να παρέχουν την πιο ακριβή προσφορά. Η υπερβολική δήλωση των αναγκών σας ως εταιρεία θα φέρει μεγαλύτερες προσφορές για αντικείμενα που υπερβαίνουν τις ανάγκες σας και τον προϋπολογισμό σας. Προσδιορίζοντας ακριβώς ποιες είναι οι ανάγκες σας, μπορείτε να παρέχετε τις καλύτερες λεπτομέρειες στο RFP σας και να λαμβάνετε τις πιο οικονομικές προσφορές. (Φυσικά, λάβετε υπόψη τυχόν επερχόμενη επέκταση ή προβλεπόμενες αυξήσεις στις ανάγκες σας κατά τη σύνταξη του αιτήματός σας για πρόταση).
Βήμα 2
Βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε συγχέει τις ανάγκες με τις επιθυμίες. Αποφασίστε εάν όλα τα κουδούνια και οι σφυρίχτρες είναι απαραίτητα όταν γράφετε το RFP ή το RFQ. Θα έπρεπε να έχετε ήδη καθορίσει ακριβώς τι χρειάζεστε (και όχι περισσότερο), αλλά είναι σημαντικό να κοιτάξετε το RFP σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν περιλαμβάνει τίποτα που μπορείτε να κάνετε χωρίς (θέλει). Εάν θέλετε να εξετάσετε επιλογές για πράγματα που θέλετε αλλά δεν χρειάζεστε απαραίτητα σε ένα RFP, χρησιμοποιήστε λέξεις όπως «μπορεί», «μπορεί» και «προαιρετικό» για να κάνετε διάκριση μεταξύ των απαραίτητων στοιχείων στο RFP σας (όπως καθορίζεται από λέξεις όπως «θα», «θα» και «πρέπει»). Αυτό το λεξιλόγιο βοηθά τους πλειοδότες να διαχωρίσουν ό, τι είναι απαραίτητο να αναφέρουν και τι μπορούν προαιρετικά να παραθέσουν.(Η συμπερίληψη μερικών προαιρετικών επιθυμιών στο RFP σας μπορεί να οδηγήσει σε ανάδοχους αποστολών ή επιλογών από τους εργολάβους.)
Βήμα 3
Οργανώστε ένα RFP επαγγελματικά. Κάθε έγγραφη τεκμηρίωση που διατίθεται στο κοινό από την εταιρεία σας, όπως ένα RFP, θα πρέπει να είναι επαγγελματικά γραμμένη. Ίσως θέλετε να ξεκινήσετε με ένα περίγραμμα εάν η εταιρεία σας γράφει λίγα RFP. Ή χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο από ένα προηγούμενο RFP που έχετε δημιουργήσει. Θα χρειαστείτε μια ενότητα για καθένα από τα ακόλουθα: εισαγωγή, απαιτήσεις, κριτήρια επιλογής, χρονοδιαγράμματα και διαδικασία. Φυσικά, πιθανότατα θα έχετε υποενότητες σε κάθε μία από αυτές τις ενότητες και ίσως θέλετε να συμπεριλάβετε άλλες ενότητες. Όλα θα ποικίλλουν ανάλογα με το προϊόν ή την υπηρεσία για την οποία προορίζεται το RFP. Γενικά, κάθε ενότητα πρέπει να περιέχει τα ακόλουθα:
Για να είστε σίγουροι ότι γράφετε ένα RFP σωστά, ακολουθήστε αυτά τα βήματα.
Εισαγωγή
Σκοπός της RFP
Περίληψη βασικών σημείων από άλλες ενότητες
Φράση συμπεριλαμβανομένων ημερομηνία λήξης: «Οι επιλέξιμες προσφορές πρέπει να έχουν παραληφθεί από την εταιρεία μας το αργότερο μέχρι 16.00 μμ για την Κυριακή, 3 Ιαν ος, 2009». (Συμπεριλάβετε τη ζώνη ώρας εάν είναι απαραίτητο.)
Καταδίκη, συμπεριλαμβανομένων των όρων "Η εταιρεία μας ζητά προτάσεις για _____".
Απαιτήσεις
Αναφέρετε τις συγκεκριμένες ανάγκες για το προϊόν (μέγεθος, χωρητικότητα ή άλλες λειτουργίες)
Κριτήρια επιλογής
Ενημερώστε τους πλειοδότες πώς θα επιλέξετε τον νικητή (αναφέροντας ότι η απόφαση εξαρτάται αποκλειστικά από την εταιρεία σας)
Εάν το επιλέξετε, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τα κριτήρια βαθμολόγησης σχετικά με τον τρόπο βαθμολογίας κάθε RFP
Ενημερώστε τους εργολάβους πότε πρέπει να υποβληθούν προτάσεις ή προσφορές (βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει εύλογη προθεσμία λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες των αιτημάτων σας, όπως τεχνικά σχέδια, έγκριση και ούτω καθεξής)
Ενημερώστε τους πλειοδότες πόσο καιρό θα χρειαστεί η εταιρεία σας για να αξιολογήσει κάθε προσφορά και, στη συνέχεια, δώστε μια προβλεπόμενη ημερομηνία που μπορούν να περιμένουν να μάθουν τον νικητή για την εργασία
Συμπεριλάβετε μια πρόταση που να αναφέρει τα χρονοδιαγράμματα παράδοσης, εάν επιλεγεί το RFP
Επεξεργάζομαι, διαδικασία
Περιγράψτε πώς θα λειτουργήσει ολόκληρη η διαδικασία, από την αποστολή του RFP έως τον προσδιορισμό του νικητή του πλειοδότη και πόσο σύντομα πρέπει να ολοκληρωθεί η εργασία
Μόλις γράψετε με επιτυχία το RFP ή το αίτημά σας για πρόταση, ήρθε η ώρα να το στείλετε σε πιθανούς εργολάβους. Οργανώστε τα πάντα σε ένα επαγγελματικό έγγραφο και στείλτε το μέσω συστημένης αλληλογραφίας, εάν το επιθυμείτε. Βρείτε προμηθευτές από επαγγελματικές λίστες ή συνεργαστείτε με προηγούμενους εργολάβους. Στείλτε το RFP σας και θα λάβετε προσφορές προτού το γνωρίζετε.
