Η διατήρηση αποτελεσματικών αρχείων και η σωστή αρχειοθέτηση εγγράφων είναι ουσιαστικής σημασίας για την ακρίβεια όλων των λογιστικών καταχωρίσεών σας και την προσαρμογή των καταχωρίσεων.
Η προσαρμογή των εγγραφών είναι μέρος του γενικού λογιστικού κύκλου. Αυτό γίνεται στο τέλος της λογιστικής περιόδου για να προσαρμόσετε τα έξοδα και τα έσοδα μιας εταιρείας και να κάνετε τις στήλες πίστωσης και χρέωσης στο λογιστικό βιβλίο. Η προσαρμογή των εγγραφών δεν βασίζεται στο πότε έχουν πληρωθεί ή ληφθεί οι πληρωμές, αλλά ο πραγματικός χρόνος που θα πρέπει να ισχύουν αυτές οι πληρωμές, οι οποίες με τη σειρά τους θα δημιουργήσουν μια ισορροπία μεταξύ εξόδων και εσόδων. Οι εγγραφές προσαρμογής περιλαμβάνουν δεδουλευμένα έσοδα και έξοδα, μη δεδουλευμένα έσοδα, προπληρωμένα έξοδα και αποσβέσεις. Αυτές οι εγγραφές γίνονται μετά την προετοιμασία ενός υπολοίπου δοκιμής. Μόλις ολοκληρωθούν οι εγγραφές προσαρμογής, αυτές καταγράφονται στο γενικό λογιστικό βιβλίο. Εδώ είναι τα πράγματα που πρέπει να κάνετε για να προετοιμάσετε την προσαρμογή των καταχωρήσεων.
Στον κανονικό επιχειρηματικό κύκλο λειτουργίας, το υπόλοιπο των εισπρακτέων και πληρωτέων λογαριασμών σε έναν λογιστικό κύκλο δεν είναι εφικτό, επειδή υπάρχουν δεδουλευμένα έξοδα που μπορούν να καλύπτουν αρκετούς λογιστικούς κύκλους. Για παράδειγμα, η εταιρεία πληρώνει ασφάλιστρα. Αυτά μπορούν να πληρωθούν τώρα, αλλά στην πραγματικότητα, η πληρωμή θα είναι τους επόμενους μήνες. Το ίδιο ισχύει και για λογαριασμούς εισπρακτέους. Η εταιρεία ενδέχεται να έχει λάβει πληρωμή ή μερική πληρωμή για ένα προϊόν ή μια υπηρεσία που πρέπει να καταγραφεί είτε για τον προηγούμενο μήνα είτε για τον επόμενο μήνα. Επομένως, για να δημιουργήσετε ρυθμιστικές καταχωρήσεις, αυτές οι εγγραφές θα πρέπει να είναι διαθέσιμες. Αυτά μπορεί να είναι δεδουλευμένες αποσβέσεις περιουσιακών στοιχείων, χρονοδιάγραμμα απόσβεσης, χρεώσεις και τόκοι και συλλέξιμοι λογαριασμοί. Βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε ανέπαφα όλες αυτές τις εγγραφές και σε ξεχωριστά αρχεία.
Κάντε ένα δοκιμαστικό υπόλοιπο για τη λογιστική περίοδο με βάση τις εγγραφές που έχετε στα καθολικά. Αυτό θα σας δώσει μια αρχική εικόνα του τι χρειάζεται προσαρμογή, ώστε να μπορείτε να ανατρέξετε στα έγγραφα και τα αρχεία που έχετε.
Εντοπίστε όλες τις εγγραφές που θα καλύπτουν τη λογιστική περίοδο και κάντε μια λίστα με όλες τις εγγραφές που πρέπει να προσαρμοστούν. Επισημάνετε τις κατάλληλες ετικέτες, ώστε να μπορείτε να κάνετε τις καταχωρίσεις όσο το δυνατόν πιο χωρίς σφάλματα Προχωρήστε για να δημιουργήσετε τις καταχωρήσεις προσαρμογής. Για παράδειγμα, η εταιρεία έχει κάνει υπηρεσία για έναν πελάτη αυτόν τον μήνα και ο λογαριασμός θα σταλεί τον επόμενο μήνα. Πρόκειται για δεδουλευμένα έσοδα, δεδομένου ότι η πληρωμή ή τα κέρδη πρέπει να καταχωρίζονται τον μήνα κατά τον οποίο εκτελέστηκε η υπηρεσία. Εάν η πληρωμή θα ληφθεί σε έναν άλλο μήνα, η στήλη χρέωσης θα πρέπει να εμφανίζει τους εισπρακτέους λογαριασμούς και η στήλη πίστωσης θα πρέπει να αντικατοπτρίζει το κέρδος.
Εισαγάγετε τους προβλεπόμενους μισθούς ως έξοδο μισθού στη χρεωστική στήλη και γράψτε ως μισθούς πληρωτέους στη στήλη πίστωσης.
Κάντε το ίδιο για τα υπόλοιπα κέρδη και έξοδα για τη λογιστική περίοδο. Εάν η εταιρεία έχει πληρωθεί πλήρως για μια υπηρεσία που θα ολοκληρωθεί σε αρκετούς μήνες, τα μη δεδουλευμένα έσοδα για τους επόμενους μήνες θα πρέπει να βρίσκονται στη στήλη χρέωσης και η στήλη πίστωσης πρέπει να αντικατοπτρίζει τα έσοδα.
Εισαγάγετε τους προβλεπόμενους μισθούς ως έξοδο μισθού στη χρεωστική στήλη και γράψτε ως μισθούς πληρωτέους στη στήλη πίστωσης. Αν, ας πούμε ότι πληρώνετε για ένα ασφάλιστρο σε τριμηνιαία βάση και έχετε ήδη πληρώσει το μισό του συνολικού πακέτου στο τέλος της λογιστικής περιόδου, αυτό σημαίνει ότι η εταιρεία σας έχει ακόμη έξι μήνες να πληρώσει. Για να πραγματοποιήσετε την προσαρμογή καταχώρησης για προπληρωμένα έξοδα, τοποθετήστε το ποσό ως έξοδα ατυχημάτων και ακινήτων στη στήλη χρεωστικών και εισαγάγετε το ως προπληρωμένη ασφάλιση στη στήλη πίστωσης.
Η προετοιμασία των ρυθμίσεων προσαρμογής με αυτόν τον τρόπο θα σας βοηθήσει να διαχωρίσετε σωστά τις υποχρεώσεις και τις απαιτήσεις της εταιρείας και να τις μετατρέψετε σε έξοδα και κέρδη σε πραγματικό χρόνο. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημοσιεύσετε αυτές τις προσαρμοστικές καταχωρίσεις στο γενικό λογιστικό βιβλίο και να δημιουργήσετε ένα νέο προσαρμοσμένο δοκιμαστικό υπόλοιπο. Τώρα μπορείτε εύκολα να εντοπίσετε σφάλματα στις καταχωρήσεις και να κάνετε αντίστοιχες προσαρμογές. Η διατήρηση αποτελεσματικών αρχείων και η σωστή αρχειοθέτηση εγγράφων είναι ουσιαστικής σημασίας για την ακρίβεια όλων των λογιστικών καταχωρίσεών σας και την προσαρμογή των καταχωρίσεων.
