Μπορείτε να γράψετε τις διαδικασίες βήμα προς βήμα ή σε κουκκίδες έτσι ώστε να είναι ευκολότερο να διαβαστεί.
Ένα εγχειρίδιο διαδικασίας είναι ένα έγγραφο που αναφέρει πώς γίνεται μια ενέργεια. Αυτό το εγχειρίδιο είναι σημαντικό σε επιχειρήσεις και σε διαφορετικούς τομείς εργασίας. Υπάρχουν διάφοροι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη σύνταξη του εγχειριδίου. Ωστόσο, η σύνταξη του εγχειριδίου μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τη διαδικασία που εξηγείται. Ακολουθούν μερικές συμβουλές και οδηγίες γραπτώς ένα γενικό διαδικαστικό εγχειρίδιο.
Γενική εικόνα. Το εγχειρίδιο διαδικασίας περιέχει κεφάλαια που συζητούν διαφορετικούς τομείς. Τα πράγματα που πρέπει να περιληφθούν στο εγχειρίδιο διαδικασίας είναι η έκδοση του εγχειριδίου και την τελευταία φορά που αναθεωρήθηκε, το προσωπικό που εμπλέκεται στη διαδικασία συζητά, δήλωση πολιτικής για τη διαδικασία, βήμα προς βήμα οδηγίες σχετικά με τον τρόπο εκτέλεσης της διαδικασίας, μερικά χρήσιμα παραδείγματα και εικόνες που εξηγούν τη διαδικασία εάν είναι απαραίτητο. Αυτά είναι τα στοιχεία που θα ολοκληρώσουν το εγχειρίδιο διαδικασίας σας.
Στόχοι. Για την εισαγωγή του εγχειριδίου διαδικασίας, πρέπει να εξηγήσετε τον κύριο στόχο. Σε αυτήν την ενότητα, πρέπει να εξηγήσετε τον λόγο και τον στόχο του εγχειριδίου. Αυτό μπορεί να είναι για την καθοδήγηση των εργαζομένων, τη βελτίωση της απόδοσης κ.λπ.
Ερευνα. Το πιο σημαντικό μέρος του εγχειριδίου διαδικασίας είναι οι αναλυτικές οδηγίες που εξηγούν πώς να κάνετε μια εργασία σωστά. Για αυτό, πρέπει να κάνετε εκτενή έρευνα για να παρέχετε τα σωστά βήματα για να κάνετε τη διαδικασία. Ίσως θέλετε να κάνετε συνέντευξη ή να παρατηρήσετε κάποιον που έχει γνώση στην εκτέλεση της εργασίας. Κάνοντας αυτό, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι δίνετε τις σωστές πληροφορίες για το εγχειρίδιο διαδικασίας.
Το εγχειρίδιο διαδικασίας περιέχει κεφάλαια που συζητούν διαφορετικούς τομείς.
Η σωστή διατύπωση. Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει τις διαδικασίες με σαφή και συνοπτικό τρόπο κατά τη σύνταξη του εγχειριδίου διαδικασίας. Δεν θέλετε να παρέχετε κομμάτια παραγράφων, καθώς αυτό θα είναι πιο δύσκολο να διαβαστεί. Μπορείτε να γράψετε τις διαδικασίες βήμα προς βήμα ή σε κουκκίδες έτσι ώστε να είναι ευκολότερο να διαβαστεί. Αφού γράψετε, ξαναδιαβάστε τις διαδικασίες για να εξαλείψετε περιττές λέξεις και αντικείμενα.
Έγκριση εγχειριδίου. Αφού γράψετε το εγχειρίδιο, το επόμενο βήμα είναι να αφήσετε κάποιον να το διαβάσει και να το εγκρίνει. Ο διορθωτής πρέπει να έχει τις γνώσεις και τις δεξιότητες στη διαδικασία που συζητείται στο εγχειρίδιο. Εάν οι διαδικασίες είναι γραμμένες με σαφήνεια, δεν θα πρέπει να έχετε προβλήματα. Μπορεί να υπάρχουν κάποιες μικρές αναθεωρήσεις που πρέπει να γίνουν. Στη συνέχεια, μπορείτε ήδη να μεταγλωττίσετε το εγχειρίδιο.
Πρόσθετο περιεχόμενο. Μπορείτε να προσθέσετε κάποιο περιεχόμενο στο εγχειρίδιο που θα βοηθήσει τους αναγνώστες να κατανοήσουν καλύτερα το εγχειρίδιο. Συμπεριλάβετε εικόνες, εικόνες, διαγράμματα, παραδείγματα και άλλες αναφορές που θα είναι χρήσιμες για το εγχειρίδιο.
Αυτές είναι οι απλές συμβουλές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εάν θέλετε να συντάξετε ένα εγχειρίδιο διαδικασίας. Εάν ακολουθήσετε προσεκτικά αυτές τις συμβουλές, θα μπορείτε να βρείτε ένα εγχειρίδιο που είναι εύκολο να το διαβάσετε και να το κατανοήσετε. Όταν γράφετε, σημειώστε τα άτομα που θα διαβάσουν το εγχειρίδιο. Δώστε τους το τελικό αντίγραφο του εγχειριδίου διαδικασίας και πραγματοποιήστε μια συνάντηση συζητώντας το περιεχόμενο, έτσι ώστε όλοι να ενημερώνονται σχετικά με τις αλλαγές και έτσι να μπορούν να υποβάλουν ερωτήσεις που μπορεί να έχουν σχετικά με το περιεχόμενο.
