Πώς να δημιουργήσετε ένα οργανωτικό διάγραμμα τμήματος ανθρώπινου δυναμικού;

Τα τμήματα Ανθρώπινου Δυναμικού ή Ανθρώπινου Δυναμικού χρησιμοποιούν συνήθως οργανωτικά διαγράμματα για τον εξορθολογισμό της εταιρείας και των εργασιών που εκτελούν οι εργαζόμενοι. Με ένα οργανόγραμμα, είναι επίσης πολύ πιο εύκολο να δείτε τις λειτουργίες που πρέπει να επιτελέσει μια εταιρεία και ποιοι άνθρωποι θα είναι υπεύθυνοι για αυτές τις εργασίες. Αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα οργανόγραμμα για την εταιρεία σας, δείτε πώς.

1. Αποκτήστε το λογισμικό. Υπάρχουν πολλά προϊόντα λογισμικού που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε το γράφημα. Μία από τις πιο βασικές εφαρμογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι ένας επεξεργαστής κειμένου όπως το Microsoft Word, ο οποίος έχει σύμβολα και σχήματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε το γράφημα. Αυτό, ωστόσο, θα είναι δύσκολο, καθώς θα πρέπει να τακτοποιήσετε τα σχήματα χειροκίνητα. Μια ευκολότερη εναλλακτική λύση είναι να χρησιμοποιήσετε το Microsoft PowerPoint, το οποίο διαθέτει μια ποικιλία σχεδίων γραφημάτων που είναι ήδη προεγκατεστημένα. Θα χρειαστεί μόνο να επιλέξετε ποιο σχήμα και σχέδιο γραφήματος θα λειτουργήσει καλύτερα για την εταιρεία και την οργανωτική σας δομή. Το καλύτερο λογισμικό για τη δημιουργία γραφημάτων, ωστόσο, είναι ειδικές εφαρμογές όπως το OrgPlus που έχει σχεδιαστεί για να παρακολουθεί τις πληροφορίες HR.
2. Κρατήστε το απλό. Κατά τη δημιουργία του οργανόγραμμα, πολλοί άνθρωποι αισθάνονται υποχρεωμένοι να βάλουν όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες στο γράφημα. Τα καλύτερα γραφήματα, ωστόσο, θα είναι απλοποιημένα και εύκολα κατανοητά. Επικεντρωθείτε στις θέσεις της εταιρείας. Αντί να προσθέσετε τις εργασίες και να δώσετε αργότερα το όνομα των υπαλλήλων που αναλαμβάνουν τις εργασίες, απλώς επικεντρωθείτε στους υπαλλήλους και στη συνέχεια προσθέστε τις εργασίες τους. Σε τελική ανάλυση, ορισμένοι εργαζόμενοι στην πραγματικότητα κάνουν επιπρόσθετες εργασίες για τις οποίες πρέπει να πιστωθούν, ενώ ορισμένες εργασίες εκτελούνται μόνο εποχιακά και δεν χρειάζεται να συμπεριληφθούν στα οργανικά διαγράμματα.

   

3. Περιορίστε τις πληροφορίες σας. Βασικές πληροφορίες όπως τα προσωπικά στοιχεία των υπαλλήλων, η περιγραφή της εργασίας και ο μισθός του ατόμου μπορούν να συμπεριληφθούν στο οργανόγραμμα έτσι ώστε το γράφημα να μπορεί να χρησιμοποιηθεί για γρήγορες αναφορές. Εκτός από αυτό, ωστόσο, θα πρέπει να αποφύγετε να συμπεριλάβετε προσωπικά στοιχεία, όπως το ιστορικό του ατόμου ή σχόλια που μπορεί να έχουν οι ανώτεροι και οι επόπτες του για το άτομο. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν σκοπεύετε να εμφανίσετε το οργανόγραμμα στο γραφείο της εταιρείας ή εάν θα δώσετε αντίγραφα του οργανωτικού γραφήματος σε μεγάλο αριθμό ατόμων.
4. Προσδιορίστε την πληρότητα του γραφήματος. Επίσης, σκεφτείτε πόσο περιεκτικό πρέπει να είναι το γράφημα. Εάν έχετε μια εταιρεία που έχει υποκατάστημα σε άλλους τομείς ή εάν η εταιρεία σας έχει εθνική έδρα, θα πρέπει να αξιολογήσετε εάν θα πρέπει να προσθέσετε τους εθνικούς αξιωματικούς στο οργανόγραμμα και εάν θα πρέπει να συμπεριλάβετε όλους. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι μεγαλύτερες εταιρείες με πολλά υποκαταστήματα θα επικεντρώνονται μόνο στο τοπικό υποκατάστημα και θα περιλαμβάνουν απλώς μερικούς από τους βασικούς ανώτερους αξιωματούχους στο γράφημα, όπως ο Διευθύνων Σύμβουλος, ο πρόεδρος, ο αντιπρόεδρος και το διοικητικό συμβούλιο.

Φροντίστε να ελέγξετε ξανά το γράφημα πριν το εκτυπώσετε, ειδικά επειδή οι άνθρωποι μπορούν εύκολα να προσβληθούν εάν τα ονόματά τους είναι ορθογραφικά λάθη ή εάν οι θέσεις τους είναι μικτές.