Οι λογιστικοί αριθμοί για περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις, κεφαλαιοποίηση, χρεωστική και πίστωση, έσοδα και έξοδα καταγράφονται σε μεγάλα λογιστικά βιβλία.
Ένα από τα βασικά τμήματα κάθε επιχείρησης είναι το λογιστικό τμήμα. Χωρίς αυτό δεν θα ξέρετε πώς χειρίζονται τα οικονομικά σας, πού πήγε το κεφάλαιό σας, ποια είναι τα τρέχοντα και μελλοντικά έξοδά σας, πώς είναι οι πωλήσεις σας και ό, τι σχετίζεται με τη χρηματοδότηση των επιχειρήσεων.
Οι λογιστικές πληροφορίες περιλαμβάνουν όλες τις προηγούμενες, τρέχουσες και μελλοντικές επιχειρηματικές συναλλαγές χρηματοδότησης της εταιρείας σας.
Οι λογιστικές πληροφορίες περιλαμβάνουν όλες τις προηγούμενες, τρέχουσες και μελλοντικές επιχειρηματικές συναλλαγές χρηματοδότησης της εταιρείας σας. Απαιτείται σωστή καταγραφή όλων αυτών των πληροφοριών για τη συνεχή επιτυχία της εταιρείας σας, για οικονομικούς ελέγχους και για φορολογικούς σκοπούς. Οι λογιστικοί αριθμοί για περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις, κεφαλαιοποίηση, χρεωστική και πίστωση, έσοδα και έξοδα καταγράφονται σε μεγάλα λογιστικά βιβλία. Πριν από την έλευση των υπολογιστών και τη δημιουργία λογισμικού λογιστικής επιχειρήσεων, όλα τα λογιστικά αρχεία γίνονται χειροκίνητα και το προσωπικό σε ένα λογιστικό τμήμα διατηρεί διαφορετικά είδη καθολικών για το σκοπό αυτό. Σήμερα οι λογιστικές πληροφορίες μπορούν να αποθηκευτούν και να διατηρηθούν χρησιμοποιώντας έναν υπολογιστή και ένα πρόγραμμα λογιστικής επιχείρησης που διευκολύνει την τήρηση αρχείων. Θα πρέπει να μπορείτε να λαμβάνετε ενημερωμένα στοιχεία από το γενικό λογιστικό σας βιβλίο και να κάνετε προβολές. Το Microsoft Excel είναι μια εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την καταγραφή γενικών λογιστικών πληροφοριών μιας μικρής επιχείρησης. Ρίξτε μια ματιά παρακάτω.
Όλα τα συμβόλαιά σας, τα χρηματοοικονομικά έγγραφα, τα έγγραφα δανείου, οι μισθοδοσίες, τα χρεωστικά και πιστωτικά σημειώματα, οι δηλώσεις εσόδων και εξόδων, οι απαιτήσεις και οι πληρωμές λογαριασμών, οι τραπεζικές καταστάσεις και οι αποδείξεις πρέπει να φυλάσσονται από το λογιστικό τμήμα ή από τα άτομα που χειρίζονται τα λογιστικά καθήκοντα της επιχείρησής σας. Αυτά πρέπει να διαχωρίζονται ανά έτος.
Εάν χρησιμοποιείτε MS Excel, ανοίξτε ένα νέο φύλλο εργασίας και αντιγράψτε τις επικεφαλίδες από το λογιστικό σας βιβλίο και χρησιμοποιήστε τις ως κεφαλίδα για κάθε στήλη. Τα γενικά βιβλία έχουν χρεωστικές και πιστωτικές στήλες. Θα υπάρχουν υπο-στήλες υπό χρέωση και επίσης υπό πίστωση, καθώς τα έξοδα και τα έσοδα / κεφάλαια προέρχονται από διαφορετικές πηγές.
Ξεκινήστε να εισάγετε τα δεδομένα από το μη αυτόματο καθολικό, με χρονολογική σειρά, ξεκινώντας από την αρχή του οικονομικού ή ημερολογιακού έτους, ανάλογα με το σύστημα που έχει υιοθετήσει η εταιρεία σας.
Ελέγξτε όλες τις αποδείξεις και τα αρχεία των εξόδων στις κατάλληλες στήλες. Οι ημερομηνίες είναι επίσης πολύ σημαντικές κατά την καταγραφή λογιστικών πληροφοριών. Μπορείτε να συμπεριλάβετε μια σύντομη περιγραφή δίπλα σε κάθε καταχώριση.
Συνολικά το ποσό που έχετε εισαγάγει κάτω από κάθε στήλη. Βεβαιωθείτε ότι έχετε καταγράψει όλα τα ποσά από όλα τα έγγραφα που έχετε μαζί σας. Ελέγξτε ξανά κάθε καταχώριση έναντι των εγγράφων χαρτιού. Το MS Excel μπορεί να σας δώσει αυτόματα το σωστό ποσό ακόμα και όταν κάνετε διορθώσεις σε ορισμένες από τις καταχωρίσεις σας. Φροντίστε να αποθηκεύσετε το φύλλο εργασίας σας όταν τελειώσετε με την καταχώριση δεδομένων και δώστε του ένα σωστό όνομα που είναι εύκολα αναγνωρίσιμο. Εκτυπώστε το αντίγραφο του φύλλου εργασίας σας. Αυτό πρέπει να κατατεθεί μαζί με τις αποδείξεις και άλλα έγγραφα ανά μήνα.
Ανοίξτε το λογισμικό λογιστικής επιχείρησης που διαθέτει η εταιρεία σας. Υπάρχουν διάφοροι τύποι αυτόνομου λογισμικού λογισμικού όπως το Peachtree, το Quickbook και το λογισμικό Red Wing. Κάθε ένα έχει τα δικά του μοναδικά χαρακτηριστικά. Ανεβάστε ή εισαγάγετε τα στοιχεία που έχετε από το γενικό φύλλο εργασίας σας. Βεβαιωθείτε ότι εισάγετε τα στοιχεία κάτω από τον σωστό μήνα. Θα είναι επίπονο αν κάνετε λάθος και ολοκληρώσετε την εισαγωγή όλων των δεδομένων.
Θα διευκολύνει τη δουλειά σας εάν ενημερώσετε τα λογιστικά στοιχεία μόλις λάβετε την τεκμηρίωση. Αυτό θα ελαχιστοποιήσει τα σφάλματα και μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι τα αρχεία σας είναι ενημερωμένα και μπορούν να ανακτηθούν εύκολα όταν χρειάζεται. Οι υπάλληλοι της εταιρείας θα θέλουν πάντα να δουν την τελευταία οικονομική κατάσταση της εταιρείας ή της επιχείρησης.
