Πώς να παρατηρήσετε την εθιμοτυπία σε μια κλήση συνδιάσκεψης;

"Τηλεδιάσκεψη στην οικογενειακή αίθουσα σε 5 άτομα." Έχετε διαβάσει ποτέ ένα τέτοιο email και ρίχνατε τα μάτια σας, φοβούμενοι τις μυριάδες ενοχλήσεις που σχετίζονται συλλογικά με κλήσεις συνδιάσκεψης; "Γιατί το ονομάζουμε οικογενειακό δωμάτιο όταν δεν μπορούμε να αντέξουμε ο ένας τον άλλο;" μπορεί να αναρωτιέστε. Στον κόσμο των γραφείων, πολλές από τις καθημερινές απογοητεύσεις μας, τα κατουράκια και οι ασυμφωνίες μας περιστρέφονται γύρω από την επικοινωνία. Προκειμένου το γραφείο σας να γίνει περισσότερο σαν μια οικογένεια, πρέπει όλοι να τηρήσετε τη σωστή εθιμοτυπία στις επικοινωνίες σας, είτε η λειτουργία σας είναι ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων, email, τηλεφωνική κλήση ή τηλεδιάσκεψη. Προς το παρόν, ας επικεντρωθούμε στην τηλεδιάσκεψη.

1. Όταν πρόκειται για τηλέφωνα ηχείων, το κουμπί σίγασης είναι ο φίλος σας. Όλοι έχουμε συμπάθεια για κάποιον με άσχημο κρυολόγημα, αλλά ειλικρινά, οι συνομιλίες γίνονται ερεθιστικές όταν διακόπτονται συνεχώς με φτέρνισμα, βήχα και ριπή μύτης. Δυστυχώς, από τη φύση μας δεν είμαστε αθόρυβα πλάσματα και χρειάζεται πολύ λιγότερο από ένα βήχα για να διακόψουμε μια κλήση συνδιάσκεψης. Η τεχνολογία τηλεδιάσκεψης καθιστά συχνά αδύνατο τον ήχο να μεταδίδεται ή να λαμβάνεται ταυτόχρονα από τα δύο μέρη. Αυτό που συμβαίνει συχνά είναι ο διάλογος που διακόπτεται εντελώς κάθε φορά που κάποιος φτερνίζεται ή καθαρίζει το λαιμό του.

   Πολλές κλήσεις συνδιάσκεψης περιλαμβάνουν ένα τμήμα «απόρριψης πληροφοριών», στο οποίο ένα άτομο μιλάει για μεγάλο χρονικό διάστημα. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, το άκρο λήψης θα πρέπει να πατήσει το κουμπί σίγασης. Όταν έρθει η ώρα να μιλήσει κάποιος από αυτούς, απλά πρέπει να πατήσετε ξανά το κουμπί σίγασης.

2. Ο βήχας και το φτέρνισμα ταιριάζει. Εάν αντιμετωπίζετε ένα από τα προαναφερθέντα επεισόδια, είναι καλύτερο είτε να θέσετε σε σίγαση το ακουστικό σας (εάν συμμετέχετε ξεχωριστά) ή να φύγετε από την αίθουσα συνεδριάσεων έως ότου υποχωρήσει η φόρμα σας.
3. Συμμετέχετε στην κλήση συνδιάσκεψης από μια ήσυχη τοποθεσία. Εάν έχετε μια πόρτα, κλείστε την κατά τη διάρκεια της κλήσης. Αυτός ο κανόνας εθιμοτυπίας ωφελεί όχι μόνο τους άλλους συμμετέχοντες στην κλήση του συνεδρίου, αλλά και εκείνους γύρω σας που δεν θέλουν να ακούσουν μια μερική ή ολόκληρη συνομιλία που δεν τους αφορά.
4. Γνωρίστε τα πάρτι στην αρχή. Όλοι οι συμμετέχοντες θα πρέπει να εισαχθούν από τους αρχηγούς κλήσεων στην αρχή της κλήσης του συνεδρίου.
5. Προσφέρετε μια σύντομη εισαγωγή του εαυτού σας πριν μιλήσετε σε μια κλήση συνδιάσκεψης. Μην υποθέτετε ότι είστε γνωστή οντότητα όταν χτυπάτε, ακόμα κι αν σας παρουσιάστηκαν στην αρχή της κλήσης.
6. Εάν στον υπολογιστή, επενδύστε σε ένα ακουστικό. Ένας αυξανόμενος αριθμός κλήσεων συνδιάσκεψης συμβαίνει μέσω υπολογιστών. Δυστυχώς, η χρήση του μικροφώνου και του ηχείου ενός υπολογιστή μπορεί να δημιουργήσει ηχώ και ασυνέπεια. Ένα καλό ακουστικό εξαλείφει αυτά τα εμπόδια και παρέχει μια ομαλή εμπειρία τηλεδιάσκεψης.
7. Δώστε στον εξοπλισμό σας δοκιμή πριν από μια σημαντική κλήση συνδιάσκεψης. Είναι πολύ καλύτερο να παρατηρήσετε τεχνικά προβλήματα πριν από μια συνομιλία παρά να τα ανακαλύψετε κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.

   

8. Μείνετε μακριά από κινητά τηλέφωνα. Αν και τα κινητά τηλέφωνα μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε κλήσεις συνδιάσκεψης, η χρήση τους συχνά προκαλεί στατική και ακουστική διαταραχή. Εάν έχετε την επιλογή, μην χρησιμοποιείτε κινητό τηλέφωνο.
9. Χαρτογράφηση ατζέντας για την κλήση. Εάν ηγείτε την κλήση συνδιάσκεψης, είναι δική σας ευθύνη να σχεδιάσετε και να ακολουθήσετε μια ημερήσια διάταξη. Ενημερώστε τους πάντες εκ των προτέρων πόσο καιρό μπορούν να περιμένουν να διαρκέσει η κλήση του συνεδρίου. Ακολουθήστε αυτήν την υπόσχεση διαιρώντας προσεκτικά το χρόνο σας μεταξύ των σχετικών θεμάτων.
10. Να είστε συνοπτικοί. Όπως σε κάθε συνάντηση, τα άσκοπα μονόλογοι με μακρόχρονη διάθεση μπορούν να κάνουν το κοινό σας να νιώθει νευρικότητα, να κοιτάζει υποχρεωτικά τα ρολόγια και ίσως να κοιμάται (και αν πατήσουν «σίγαση», δεν θα ξέρατε ποτέ). Από το σεβασμό για το χρόνο όλων (που είναι πάντα σπάνιο), αγκαλιάστε τη συντομία.
11. Ακρίβεια. Ακόμα κι αν δεν σκοπεύετε να συμμετάσχετε ενεργά σε μια κλήση συνδιάσκεψης, πρέπει να είστε εγκαίρως, ώστε να μην διακόπτεται αγέρωχα η ροή μιας συνομιλίας. Και η ακρίβεια είναι ακόμη πιο σημαντική για το άτομο που ηγείται μιας τηλεδιάσκεψης. Εάν είστε αυτό το άτομο, τότε θα πρέπει να φτάσετε λίγα λεπτά πριν από όλους τους άλλους. Ως διοργανωτής, η σωστή εθιμοτυπία υπαγορεύει ότι διασφαλίζετε ότι όλα τα πάρτι στο τέλος σας έχουν εισαχθεί και ότι είναι έτοιμα για την έναρξη της κλήσης.
12. Μην διακόψετε. Σε μια κλήση συνδιάσκεψης, ο καθένας μας αισθάνεται μερικές φορές την πίεση να διακόψει. Όταν έχουμε ένα καλό σημείο να κάνουμε, αλλά αισθανόμαστε ότι η συνομιλία γλιστρά προς μια διαφορετική εστίαση, μερικές φορές αποφασίζουμε ότι η διακοπή είναι ο μόνος τρόπος για να παραδώσουμε την άποψή μας χωρίς να φαίνεται άσχετο. Αλλά όταν διακόπτουμε άλλους, δεν ενεργούμε σύμφωνα με την εθιμοτυπία. Η διακοπή μπορεί να προκαλέσει ακούσια έλλειψη σεβασμού σε οποιαδήποτε συνομιλία και θα πρέπει να αποφεύγεται.

Επίτευξη κατάλληλης εθιμοτυπίας

Η εξέταση των άλλων είναι ο θεμελιώδης οδηγός για την επίτευξη σωστής εθιμοτυπίας σε μια κλήση συνδιάσκεψης. Όλοι θέλουν να μάθουν ποιος μιλάει ανά πάσα στιγμή. Όλοι θέλουν η κλήση να τερματιστεί εγκαίρως (ή έτσι ελπίζουμε). Όλοι μας θέλουμε να είμαστε σε θέση να ακούσουμε τι λέγεται και να ακουστεί όταν με τη σειρά του μιλάμε. Κάντε το ρόλο σας για να προωθήσετε ένα πνεύμα φιλικότητας και σεβασμού στο γραφείο, και αυτές οι κλήσεις συνδιάσκεψης στην οικογενειακή αίθουσα θα είναι λιγότερο φοβισμένες σε χρόνο μηδέν.