Πώς να χρησιμοποιήσετε το Excel για τον προγραμματισμό υπαλλήλων;
Γρηγόριος Βασιλόπουλος
• 3 λεπτά ανάγνωση
Ξεκινήστε το πρόγραμμα Excel κάνοντας διπλό κλικ στο εικονίδιο του Excel στην επιφάνεια εργασίας σας.
Εάν είστε ένα άτομο που οργανώνει χρονοδιαγράμματα για τους δικούς σας υπαλλήλους, θα γνωρίζετε ότι μπορεί να είναι μια πολύ περίπλοκη εργασία, για να μην αναφέρουμε, χρονοβόρα. Ωστόσο, εάν χρησιμοποιείτε λογισμικό που αυτοματοποιεί τις εργασίες σας, μπορεί να αποδειχθεί αβίαστη εργασία. Μην ανησυχείτε. δεν χρειάζεται να αγοράσετε ακριβό λογισμικό που είναι ειδικά κατασκευασμένο για τον προγραμματισμό του προγράμματος εργασίας των υπαλλήλων σας. Στην πραγματικότητα είναι πολύ εύκολο να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας το Microsoft Excel. Απλώς μαθαίνοντας πώς να χρησιμοποιείτε τις βασικές του δυνατότητες, μπορείτε να βρείτε ένα αρχείο που σας βοηθά να δημιουργήσετε τα προγράμματα των υπαλλήλων σας εύκολα και αποτελεσματικά. Ακολουθούν μερικές συμβουλές και βήματα σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας προγραμμάτων με το Microsoft Excel.
Ξεκινήστε ένα νέο αρχείο στο excel. Ξεκινήστε το πρόγραμμα Excel κάνοντας διπλό κλικ στο εικονίδιο του Excel στην επιφάνεια εργασίας σας. Από τη γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στο "Αρχείο" και θα δείτε ένα αναπτυσσόμενο μενού. Από αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή που επισημαίνεται ως "Αποθήκευση ως." Στη συνέχεια, θα αποθηκεύσετε αυτό το αρχείο Excel στον υπολογιστή σας. Βεβαιωθείτε ότι το επισημαίνετε σωστά, διευκολύνοντας τον εντοπισμό του είδους του αρχείου. Τώρα μπορείτε να εντοπίσετε εύκολα το αρχείο σας. Είναι καλύτερο να επισημάνετε το αρχείο σας με την ημερομηνία, ώστε να μπορείτε εύκολα να τα αναφέρετε όταν χρειαστεί.
Οργανώστε τις σειρές σας. Πρώτα, πρέπει να καθορίσετε πώς να τακτοποιήσετε τα δεδομένα σας. Προσδιορίστε ποια δεδομένα πρέπει να εκχωρηθούν σε συγκεκριμένες σειρές και στήλες. Μόλις το κάνετε αυτό, μπορείτε να ξεκινήσετε την επισήμανση των σειρών, ώστε να μην ξεχάσετε ποια δεδομένα πρέπει να τοποθετηθούν εκεί. Σε αυτήν την περίπτωση, προτείνεται να πληκτρολογείτε τις ημέρες της εβδομάδας στις πρώτες σειρές. Πληκτρολογήστε όλες τις ημέρες της εβδομάδας στην πρώτη σειρά, ξεκινώντας από την Κυριακή και τελειώνοντας το Σάββατο. Για καλύτερη κατανόηση, το πεδίο με την ένδειξη Κυριακή πρέπει να είναι το κελί B1, η "Δευτέρα" είναι C1, η "Τρίτη" είναι D1 και ούτω καθεξής.
Ακολουθούν μερικές συμβουλές και βήματα σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας προγραμμάτων με το Microsoft Excel.
Εισαγάγετε δεδομένα στις στήλες. Μεταβείτε στην πρώτη στήλη με την ένδειξη "A" και μεταβείτε στο κελί A2. Πληκτρολογήστε τη χρονική περίοδο που θέλετε να καλύψετε. Ένα παράδειγμα αυτού είναι 7:30 π.μ. έως 8:30 π.μ. Εναπόκειται σε εσάς να αποφασίσετε αν θέλετε να καταγράφετε χρονικές περιόδους ανά ώρα ή κάθε μισή ώρα. Συμπληρώστε τις στήλες μέχρι να ολοκληρώσετε την αξία μιας ολόκληρης εργάσιμης ημέρας. Μπορείτε να αναδιατάξετε τη διάταξη ώστε να ταιριάζει στις προτιμήσεις σας, αλλά με αυτόν τον τρόπο θα διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα θα βγουν τακτοποιημένα. Μόλις το κάνετε αυτό, μπορείτε τώρα να πληκτρολογήσετε τα ονόματα των υπαλλήλων που θέλετε να ορίσετε στις προγραμματισμένες χρονικές περιόδους.
Αποθηκεύστε το αρχείο. Μόλις λάβετε υπόψη όλα τα ονόματα στα καθορισμένα χρονοδιαγράμματά τους, έχετε πλέον ένα πλήρες πρόγραμμα για τους υπαλλήλους σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει το έγγραφο, ώστε να μην χάσετε την πρόοδο που έχετε σημειώσει.
Μπορείτε να εκτυπώσετε αυτό το πρόγραμμα μόλις τελειώσετε, ώστε να μπορείτε να το διανείμετε σε όλους τους υπαλλήλους σας. Η ομορφιά της οργάνωσης των προγραμμάτων των υπαλλήλων σας στο Excel είναι ότι είναι πολύ εύκολο να επεξεργαστείτε και να αναθεωρήσετε. Πρέπει απλώς να αποθηκεύσετε το αρχείο ως διαφορετική έκδοση και θα έχετε διαφορετικό πρόγραμμα για αυτά.
